Системы управления информацией о продуктах (товарах) (PIM)

Системы управления информацией о продуктах и товарах (СУИП, англ. Product Information Management Systems, PIM) — это программные решения, предназначенные для управления и оптимизации информации о продуктах в компании. Они позволяют собирать, хранить, обрабатывать и распространять данные о товарах или услугах, обеспечивая их точность, актуальность и согласованность во всех каналах распространения информации.

Управление информацией о продуктах (товарах) как деятельность представляет собой комплекс процессов, направленных на сбор, хранение, обработку и распространение данных о товарах или услугах в компании. Эта деятельность обеспечивает точность, актуальность и согласованность информации о продуктах во всех каналах её распространения, что критически важно для эффективного взаимодействия с клиентами, партнёрами и другими заинтересованными сторонами, а также для оптимизации внутренних бизнес-процессов. В рамках управления информацией о продуктах осуществляется работа с различными типами данных: техническими характеристиками, описаниями, изображениями, ценами, условиями поставки и другими параметрами, которые необходимы для полноценного представления продукта на рынке.

Ключевые аспекты данного процесса:

• сбор и систематизация данных о продуктах,
• обеспечение единого источника достоверной информации о товарах,
• обновление и корректировка данных при изменении характеристик продуктов,
• синхронизация информации между различными подразделениями и внешними системами,
• формирование отчётов и аналитических материалов на основе данных о продуктах,
• обеспечение соответствия информации о продуктах законодательным и корпоративным требованиям.

Эффективное управление информацией о продуктах невозможно без применения современных цифровых (программных) решений, которые автоматизируют и оптимизируют соответствующие процессы. Системы управления информацией о продуктах (СУИП) являются ключевым инструментом в этой области, позволяя компаниям централизовать данные, упростить доступ к ним и повысить общую эффективность работы с продуктовой информацией.

Системы управления информацией о продуктах (товарах) предназначены для централизованного управления данными о продукции в организации. Они обеспечивают сбор, хранение, обработку и распространение информации о товарах или услугах, позволяя поддерживать её точность, актуальность и единообразие в различных информационных каналах и бизнес-процессах. СУИП способствуют устранению противоречий в данных, упрощают работу с информацией о продуктах и обеспечивают её согласованное использование в рамках всей компании, что особенно важно в крупных организациях с разветвлённой структурой и множеством подразделений.

Функциональное предназначение СУИП также заключается в оптимизации бизнес-процессов, связанных с управлением товарными позициями. Такие системы позволяют автоматизировать рутинные операции по обновлению и поддержанию данных о продуктах, облегчают интеграцию информации с другими корпоративными системами (например, с ERP, CRM и системами электронной коммерции), а также обеспечивают эффективный обмен данными между различными подразделениями и внешними партнёрами. В результате компания получает инструмент для повышения качества обслуживания клиентов, ускорения процессов принятия решений и снижения количества ошибок, связанных с использованием неактуальной или противоречивой информации о товарах.

Системы управления информацией о продуктах (товарах) в основном используют следующие группы пользователей:

• производители товаров, которым необходимо централизованно управлять данными о продукции, обеспечивать их актуальность на всех этапах жизненного цикла товара;
• дистрибьюторы и оптовые компании, которые работают с большим ассортиментом и нуждаются в систематизации и унификации информации о товарах для эффективного взаимодействия с розничными сетями и конечными потребителями;
• розничные торговые сети, которым требуется поддерживать целостность и актуальность данных о товарах в онлайн- и офлайн-каналах продаж, на складах и в системах лояльности;
• компании, оказывающие e-commerce услуги, для которых важно иметь единую базу данных о товарах, синхронизированную с интернет-магазинами, маркетплейсами и логистическими системами;
• предприятия, работающие в сфере B2B-продаж, которым необходимо предоставлять партнёрам и клиентам полную и достоверную информацию о продукции, условиях поставки и характеристиках товаров.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта класса Системы управления информацией о продуктах (товарах) (СУИП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими модулями. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в фармацевтической отрасли СУИП должны поддерживать строгие процедуры верификации данных и соответствовать нормативным актам, регулирующим оборот лекарственных средств, а в розничной торговле акцент делается на быструю обработку больших объёмов данных и интеграцию с системами электронной коммерции. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость СУИП с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания системы (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части управления жизненным циклом продукта, возможности многоязычной поддержки и локализации, наличие инструментов для работы с метаданными и классификаторами, а также механизмы обеспечения безопасности и резервного копирования данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУИП специфике бизнес-процессов компании (например, поддержка процессов разработки и вывода продукта на рынок, управление вариациями и конфигурациями товаров);
• наличие модулей для интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, WMS и т. д.);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса и увеличением объёмов данных;
• поддержка различных форматов данных и возможность импорта/экспорта информации из внешних источников;
• наличие механизмов обеспечения целостности и непротиворечивости данных, средств контроля версий и аудита изменений;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для быстрого освоения системы сотрудниками;
• соответствие требованиям законодательства и отраслевых стандартов (например, GDPR в сфере защиты персональных данных, стандарты ISO для управления качеством);
• наличие развитой системы технической поддержки и обновлений, включая информацию о roadmap развития продукта.

Завершая, отметим, что выбор СУИП — это стратегическое решение, которое должно учитывать не только текущие потребности бизнеса, но и перспективы его развития. Поэтому важно провести комплексный анализ требований, возможно, с привлечением внешних консультантов в области ИТ и управления корпоративными информационными системами, чтобы выбрать решение, которое обеспечит долгосрочную эффективность и гибкость бизнес-процессов.

Системы управления информацией о продуктах (СУИП) играют ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов компаний, работающих с большим объёмом товарно-справочной информации. Они способствуют повышению эффективности работы с данными о продуктах, улучшению качества обслуживания клиентов и оптимизации внутренних процессов. Среди основных преимуществ СУИП можно выделить:

• Централизованное хранение данных. СУИП обеспечивают единое хранилище данных о продуктах, что упрощает доступ к информации для всех подразделений компании и снижает риск работы с устаревшими или противоречивыми данными.

• Повышение точности и актуальности информации. Автоматизация процессов обновления и проверки данных позволяет минимизировать ошибки и обеспечить актуальность информации о продуктах, что важно для принятия управленческих решений и взаимодействия с клиентами.

• Согласованность данных в каналах распространения. СУИП гарантируют, что информация о продуктах будет одинаковой во всех каналах — на сайте, в интернет-магазинах, в печатных каталогах и т. д., что повышает доверие клиентов и улучшает имидж компании.

• Ускорение процессов вывода продукта на рынок. Благодаря автоматизации управления данными о продуктах сокращается время на подготовку необходимой документации и информации для запуска продукта, что позволяет быстрее реагировать на изменения рынка.

• Оптимизация работы с многоязычными и мультирегиональными данными. СУИП позволяют эффективно управлять информацией о продуктах для разных рынков и языков, что особенно важно для международных компаний.

• Интеграция с другими корпоративными системами. СУИП могут быть интегрированы с ERP, CRM и другими системами, что обеспечивает бесшовный обмен данными и повышает общую эффективность бизнес-процессов.

• Снижение затрат на управление данными. Автоматизация процессов сбора, хранения и обработки данных позволяет сократить трудозатраты и расходы на поддержание актуальности информации о продуктах.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления информацией о продуктах (товарах), системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• централизованное хранение данных о продуктах с возможностью структурирования по различным атрибутам и категориям,
• механизмы валидации и проверки целостности данных для обеспечения их точности и актуальности,
• инструменты для управления жизненным циклом информации о продукте (от создания карточки товара до её архивирования),
• функционал для многоязычного и мультирегионального представления информации о продуктах,
• средства для управления правами доступа к информации о продуктах в зависимости от ролей пользователей и бизнес-процессов.

В 2025 году на рынке систем управления информацией о продуктах (СУИП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. Программные решения будут всё более тесно взаимодействовать с другими корпоративными системами, акцентироваться на аналитике больших данных, использовать возможности искусственного интеллекта и машинного обучения, а также обеспечивать высокий уровень безопасности и соответствия регуляторным требованиям.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СУИП будут активно интегрироваться с инструментами бизнес-аналитики для обеспечения более глубокого анализа данных о продуктах и поддержки принятия управленческих решений.

• Применение технологий машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматизации классификации продуктов, прогнозирования спроса и оптимизации ассортимента на основе анализа исторических данных и текущих трендов.

• Развитие API и микросервисной архитектуры. СУИП будут развивать API и переходить к микросервисной архитектуре, что позволит легче интегрировать их с другими корпоративными системами и масштабировать отдельные компоненты.

• Усиление функций управления контентом. Системы будут предоставлять более широкие возможности для управления цифровым контентом, связанным с продуктами, включая изображения, видео и технические описания.

• Внедрение технологий блокчейн для обеспечения прозрачности. Блокчейн-технологии могут быть использованы для создания неизменяемых записей о происхождении и характеристиках продуктов, что повысит доверие потребителей и соответствие регуляторным требованиям.

• Повышение уровня кибербезопасности. В условиях роста киберугроз СУИП будут включать более продвинутые механизмы защиты данных, шифрования и аутентификации пользователей.

• Развитие мобильных и облачных решений. СУИП будут предлагать более гибкие облачные решения и мобильные приложения, позволяющие работать с данными о продуктах из любой точки и с любого устройства.

Россия

QP8.ProductCatalog, OpenPIM, Контур.Маркировка