Описание системы Доку-Сфера

Доку-Сфера — это система электронного документооборота для автоматизации хранения, согласования и отчётности по документам в организациях. Программный продукт Доку-Сфера от компании-разработчика Телеформ ИС предназначен для автоматизации процессов работы с документами в организации: обеспечения их хранения, настройки и реализации маршрутов согласования, а также формирования отчётности, что позволяет оптимизировать документооборот, повысить эффективность бизнес-процессов и обеспечить контроль над движением документов в компании.

Система Доку-Сфера ориентирована на руководителей и администраторов документооборота в организациях, которым необходимы инструменты для эффективного управления потоками документов, настройки и реализации маршрутов согласования, а также формирования отчётности по документообороту.

Система будет полезна компаниям среднего и крупного бизнеса различных отраслей — от производственных предприятий до организаций сферы услуг, где существует потребность в систематизации и оптимизации процессов работы с документами и повышении эффективности бизнес-процессов.

Функциональные возможности Доку-Сфера:

• Хранение документов. Платформа предоставляет возможности для централизованного хранения документов различных форматов, обеспечивая удобный доступ к ним для авторизованных пользователей и возможность организации документов в структурированные каталоги и папки.

• Настройка маршрутов согласования. Система позволяет гибко настраивать маршруты согласования документов, определяя последовательность этапов и участников процесса, что способствует оптимизации рабочих процессов и повышению эффективности согласования документов.

• Реализация выполнения маршрутов согласования. Доку-Сфера обеспечивает автоматизированное выполнение настроенных маршрутов согласования, отслеживая прохождение документа по этапам и уведомляя участников о необходимости выполнения действий.

• Отчётность. Платформа включает инструменты для формирования различных видов отчётов по документообороту, позволяя анализировать эффективность работы с документами, отслеживать ключевые показатели и получать сводные данные в удобном формате.

• Управление версиями документов. Система поддерживает отслеживание и управление версиями документов, позволяя сохранять историю изменений и при необходимости возвращаться к предыдущим версиям, что важно для обеспечения целостности и достоверности информации.

• Поиск и фильтрация документов. Доку-Сфера предоставляет расширенные возможности поиска и фильтрации документов по различным критериям, включая ключевые слова, метаданные, даты и другие параметры, что упрощает процесс нахождения необходимых документов.

• Работа с электронными подписями. Платформа поддерживает использование электронных подписей для подтверждения подлинности и целостности документов, что повышает юридическую значимость документооборота и упрощает взаимодействие с контрагентами и государственными органами.

• Настройка прав доступа. Система позволяет детально настраивать права доступа пользователей к документам и функциям системы, обеспечивая тем самым контроль над распространением информации и защиту конфиденциальных данных.