Описание системы Lexema-ECM

Lexema-ECM — это СЭД для управления бизнес-процессами и документооборотом, обеспечивающая маршрутизацию, согласование, контроль исполнения документов в учётной системе предприяти. Программный продукт Lexema-ECM (рус. Лексема-ЭКМ) от компании-разработчика Lexema предназначен для автоматизации управления бизнес-процессами предприятия через систему документооборота. Он обеспечивает маршрутизацию документов, согласование и утверждение документации, контроль исполнения распоряжений, создание и управление электронными хранилищами документов, а также предоставляет инструменты для взаимодействия сотрудников и мониторинга их работы.

Система Lexema-ECM ориентирована на руководителей и администраторов бизнес-процессов, специалистов по документообороту, сотрудников подразделений, участвующих в согласовании и исполнении документов, а также на ИТ-специалистов, отвечающих за внедрение и поддержку корпоративных информационных систем.

Система подходит для компаний среднего и крупного бизнеса различных отраслей — от производственных предприятий до организаций сферы услуг, которым требуется автоматизация документооборота, управление бизнес-процессами и повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями.

Функциональные возможности Lexema-ECM:

• Модуль маршрутизации. Позволяет создавать маршруты для перемещения документов — параллельные, последовательные и комбинированные. Поддерживает динамическое изменение прав доступа в зависимости от маршрута, включает списки контактов и шаблоны маршрутов, а также предоставляет список документов на обработку и исходящих документов.

• Панель управления. Основная панель для управления документом в СЭД. Предоставляет пользователю функции по созданию и модификации маршрута, управлению перемещением документов и отображает информацию о текущем состоянии документа в системе.

• Система оповещений. Оповещение пользователя при поступлении нового документа осуществляется через всплывающие окна. Также возможно внешнее оповещение через электронную почту, что обеспечивает своевременное информирование о новых документах и задачах.

• Согласование и утверждение документов. Документ проходит по маршруту согласования и утверждения в подсистеме маршрутизации. После утверждения документ отправляется по маршруту исполнения, при этом осуществляется контроль исполнения поручений и распоряжений.

• Работа с вложениями. Возможность прикрепления к документу файлов любых форматов с сохранением их в базу данных системы. Это позволяет расширять информационное наполнение документов и упрощать обмен данными.

• Индивидуальный архив пользователя. Сервис предоставляет доступ ко всем маршрутам пользователя в виде иерархической структуры с разбивкой по типам документов. Это облегчает поиск и анализ ранее обработанных документов.

• Электронное хранилище. Подсистема для построения иерархической структуры документов в рамках СЭД. Служит для систематизации и каталогизации электронных документов, позволяет назначать привилегии на «папки» любого уровня вложенности с использованием ролей и индивидуального назначения прав.

• Публикация утверждённых документов. После прохождения процедур согласования и утверждения документы могут быть опубликованы в электронном хранилище. Это обеспечивает централизованный доступ к актуальным версиям документов для всех заинтересованных пользователей.