Автоматизированные системы расчётов с контрагентами (АСР)

Автоматизированные системы расчетов с контрагентами (АСР, англ. Automated Counterparties Settlements Systems, ACS) представляют собой комплексные программные решения, предназначенные для автоматизации процессов взаиморасчетов между организациями и их партнерами. Эти системы обеспечивают эффективное управление финансовыми потоками, упрощают процессы выставления счетов, обработки платежей и ведения учета дебиторской и кредиторской задолженности.

Автоматизированные расчёты с контрагентами представляют собой процесс обработки финансовых операций между компанией и её партнёрами, который осуществляется с использованием специализированных программных решений. Эти системы направлены на упрощение и ускорение процессов выставления счетов, оплаты, мониторинга задолженности и анализа финансовых потоков.

Основные преимущества автоматизированных расчётов включают:

• Сокращение ошибок: Автоматизация уменьшает вероятность человеческих ошибок при обработке финансовых операций.

• Повышение производительности: Автоматизированные системы ускоряют процессы выставления счетов и обработки платежей, что приводит к повышению общей производительности.

• Улучшение контроля над дебиторской и кредиторской задолженностью: Автоматизация позволяет более точно отслеживать состояние взаиморасчётов с контрагентами, предотвращая возникновение просроченной задолженности.

• Упрощение анализа финансовых потоков: Автоматизированные системы предоставляют детальную аналитику по финансовым операциям, позволяя компаниям принимать обоснованные управленческие решения.

• Безопасность данных: Качественные автоматизированные системы обеспечивают высокий уровень защиты финансовых данных, предотвращая несанкционированный доступ и мошенничество.

Внедрение автоматизированной системы расчётов с контрагентами является важным шагом для оптимизации финансовых процессов и повышения эффективности бизнеса.

Автоматизированные системы расчетов с контрагентами предназначены для оптимизации и автоматизации процессов взаимодействия с партнерами, обеспечивая точность, своевременность и прозрачность расчетов. Они играют ключевую роль в управлении финансовыми потоками компании, упрощая и ускоряя процессы взаиморасчетов, сокращая количество просроченных платежей и повышая общую эффективность работы бухгалтерии.

Эти системы включают в себя функции для планирования расчетов, размещения свободных денежных средств, формирования перечня банков-контрагентов для размещения временно свободных денежных средств на депозитах и МНО, подготовки операций размещения временно свободных денежных средств, управления рисками при размещении временно свободных денежных средств на депозитах и МНО, подготовки и проведения расчетов, подготовки и согласования платежей, подготовки документа исходящего платежа, оперативного учета входящих платежей, формирования отчетности и анализа показателей системы управления расчетами. Они разработаны с учетом специфики и потребностей различных отраслей и типов бизнеса, предлагая им функционал, необходимый для успешного управления финансами и повышения эффективности работы. Благодаря использованию автоматизированных систем расчетов с контрагентами компании могут сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не тратя время и ресурсы на рутинные задачи по управлению взаиморасчетами.

Автоматизированные системы расчётов с контрагентами в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние предприятия с большим количеством контрагентов, которым необходимо оптимизировать процессы взаиморасчётов и учёта дебиторской и кредиторской задолженности;
• холдинги и группы компаний, требующие централизованного управления финансовыми потоками и расчётами между дочерними и аффилированными структурами;
• компании, работающие в сферах с высокой интенсивностью финансовых операций (например, в торговле, логистике, производстве), где важна скорость и точность расчётов;
• организации, стремящиеся повысить прозрачность и контроль над финансовыми потоками, снизить риски ошибок и злоупотреблений в процессе взаиморасчётов;
• предприятия, внедряющие системы управления ресурсами (ERP) и ищущие интегрированные решения для автоматизации финансовых процессов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса автоматизированных систем расчётов с контрагентами (АСР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Важно проанализировать масштаб деятельности компании — для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими модулями. Также следует учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к безопасности данных и соответствию регулятивным нормам, в то время как в торговле акцент может быть сделан на скорости обработки транзакций и интеграции с системами управления складом и логистикой. Не менее важны технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к совместимости с другими корпоративными системами, а также возможности по развёртыванию и поддержке системы.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании (наличие необходимых модулей для учёта дебиторской и кредиторской задолженности, генерации счетов, обработки платежей);
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными информационными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных и финансовой информации);
• масштабируемость и гибкость системы — возможность расширения функционала и адаптации под растущий объём операций;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных, обеспечение непрерывности бизнес-процессов;
• поддержка различных форматов электронных документов и возможность работы с электронными подписями;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для персонала;
• условия лицензирования, стоимость владения и обслуживания системы, включая возможные скрытые расходы.

Окончательный выбор АСР должен базироваться на детальном анализе потребностей бизнеса, оценке потенциальных рисков и выгод от внедрения системы, а также на прогнозировании долгосрочных эффектов от её использования. Необходимо провести пилотное тестирование нескольких решений, чтобы оценить их работоспособность в условиях реальной эксплуатации, а также учесть отзывы и опыт других компаний, уже использующих подобные системы.

Автоматизированные системы расчётов с контрагентами представляют собой комплексные решения, направленные на автоматизацию и оптимизацию процессов взаимодействия с партнёрами, включая учёт операций, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, а также проведение платежей. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества автоматизированных систем расчётов с контрагентами включают:

• Автоматизация учёта операций: Эти системы позволяют автоматически регистрировать операции с контрагентами, такие как продажи, покупки, возвраты и т.д., что значительно сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, и снижает риск ошибок.

• Управление дебиторской и кредиторской задолженностью: Автоматизация процессов управления задолженностью позволяет компаниям более эффективно контролировать свои финансовые потоки, предотвращать просроченные платежи и оптимизировать использование оборотных средств.

• Проведение платежей: Автоматизированные системы расчётов с контрагентами упрощают процесс проведения платежей, обеспечивая точность и своевременность выполнения финансовых обязательств перед партнёрами.

• Улучшение взаимоотношений с контрагентами: Автоматизация процессов расчётов способствует повышению удовлетворённости партнёров, так как они получают точные и своевременные данные о состоянии взаиморасчётов.

• Возможность интеграции с другими системами: Автоматизированные системы расчётов с контрагентами могут интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM и HR, что обеспечивает обмен данными в реальном времени и повышает эффективность работы всей организации.

В целом, внедрение автоматизированных систем расчётов с контрагентами является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению качества обслуживания партнёров.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории автоматизированных систем расчётов с контрагентами, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление взаиморасчётами. Система должна предоставлять инструменты для ведения учёта взаиморасчётов с контрагентами, включая историю платежей, задолженности и переплаты.

• Автоматическое формирование документов. Функция для автоматического формирования и отправки платёжных поручений, актов сверки и других документов, связанных с расчётами, на основе предопределённых условий или событий.

• Контроль сроков оплаты. Система должна обеспечивать контроль за соблюдением сроков оплаты по договорам и контрактам с контрагентами, а также напоминать о приближении сроков оплаты.

• Интеграция с бухгалтерскими программами. Возможность интеграции с бухгалтерскими программами и системами учёта для обеспечения точности и актуальности данных о расчётах с контрагентами.

• Отчётность по взаиморасчётам. Система должна предоставлять инструменты для создания отчётов по взаиморасчётам с контрагентами, включая отчёты о состоянии расчётов, истории платежей и другую аналитическую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке автоматизированных систем расчётов с контрагентами (АСР) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с системами искусственного интеллекта, развития облачных технологий, повышения уровня кибербезопасности, применения технологий блокчейн для обеспечения прозрачности и неизменности данных, расширения возможностей аналитики больших данных, внедрения методов машинного обучения для прогнозирования финансовых потоков и оптимизации алгоритмов обработки транзакций.

• Интеграция с ИИ-технологиями. АСР будут активно использовать алгоритмы машинного обучения и обработки естественного языка для автоматизации анализа договорных условий, выявления потенциальных рисков и оптимизации процессов согласования платежей.

• Развитие облачных решений. Переход к облачным платформам позволит повысить доступность АСР, обеспечить масштабируемость ресурсов в зависимости от нагрузки и снизить затраты на инфраструктуру.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики АСР будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и внедрению систем обнаружения вторжений.

• Применение блокчейн-технологий. Блокчейн позволит создать надёжные и прозрачные механизмы учёта транзакций, минимизировать риски мошенничества и упростить процессы верификации данных о платежах.

• Аналитика больших данных. АСР будут интегрироваться с инструментами анализа больших данных для выявления тенденций, прогнозирования денежных потоков и оптимизации управленческих решений.

• Оптимизация алгоритмов обработки транзакций. Использование методов оптимизации и параллельных вычислений позволит сократить время обработки платежей и повысить пропускную способность систем.

• Автоматизация документооборота. АСР будут предоставлять более широкие возможности для автоматического создания, отправки и хранения документов, связанных с расчётами, что упростит взаимодействие с контрагентами и снизит административные издержки.

Турция

SNI e-Invoicing Solution

Россия

Парус Бухгалтерия, Nexign Универсальный цифровой биллинг, КУБ24 Выставление счетов, Выставить счет, Тиксен, BillogicPlatform

Финляндия

Basware AP Automation, OpusCapita Invoice Process Automation

Великобритания

TantraMinds Invoice Management Solution, Account Payable Automation, KPMG AI Powered Invoice Processing

Индия

Swipe

Швеция

Medius Accounts Payable Automation, Pagero AP Automation, Rillion

Ирландия

SoftCo AP Automation, SoftCo ExpressAP

Объединенные Арабские Эмираты

Serina

Норвегия

SEMINE

Австралия

Portalink, SpendConsole

США

SutiAP, Tungsten e-Invoice Network, Tungsten AP Agility, Square 9, Aavenir Invoiceflow, Applexus InSITE, Cor360 Payables, InvoiceAnywhere, GEP SMART AP Automation, JAGGAER Procure to Pay, MHC NorthStar, MineralTree TotalAP, BirchStreet Pay, Paymode-X, Stampli, Tipalti Accounts Payable Automation, Autonomous AP, Direct Commerce AP Automation, Zycus Accounts Payable Automation, InvoiceWorks, DataServ, Vic.ai, AvidInvoice, Circulus, HighRadius Accounts Payable Automation, Bill.com

Нидерланды

Cevinio

Германия

Serrala Alevate AP, xSuite Invoice Cube, Concur Invoice

Канада

OpenText Vendor Invoice Management for SAP

Франция

ITESOFT, Quadient AP, Yooz