Системы управления бизнес-процессами (BPMS) c функцией Администрирование

Системы управления бизнес-процессами (СУБП, англ. Business Process Management Systems, BPMS) – это комплексные программные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в организациях. Данные системы помогают компаниям структурировать, контролировать и улучшать свои рабочие процессы, повышая общую эффективность и продуктивность.

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой систематический подход к организации, контролю и оптимизации всех видов деятельности в компании. Этот процесс включает в себя анализ, моделирование, автоматизацию и улучшение рабочих процессов для достижения стратегических целей и повышения общей эффективности бизнеса.

Системы управления бизнес-процессами (BPMS) предназначены для комплексной автоматизации, оптимизации и контроля всех видов деятельности в компании. Они позволяют анализировать текущие процессы, моделировать их для лучшего понимания и автоматизации, а также мониторить и оптимизировать их выполнение.

BPMS предназначены для повышения эффективности и прозрачности работы компании. Они помогают сократить время выполнения задач, уменьшить количество ошибок, повысить качество обслуживания клиентов и обеспечить гибкость и адаптивность компании к изменениям рынка. Благодаря этим системам, компании могут быстро реагировать на новые требования и улучшать свои бизнес-процессы, что делает их более конкурентоспособными.

Системы управления бизнес-процессами в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и топ-менеджмент компаний, которые нуждаются в инструментах для стратегического планирования, контроля исполнения задач и оценки эффективности бизнес-процессов;
• менеджеры среднего звена, отвечающие за конкретные направления деятельности и использующие СУБП для координации работы подчинённых, отслеживания KPI и оптимизации рабочих процессов;
• бизнес-аналитики, которые применяют СУБП для моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов, выявления «узких мест» и разработки предложений по улучшению работы компании;
• сотрудники IT-департаментов, занимающиеся внедрением, настройкой и поддержкой СУБП, интеграцией системы с другими корпоративными информационными системами;
• работники различных подразделений (например, отдела продаж, логистики, бухгалтерии), которые используют СУБП для автоматизации рутинных операций, отслеживания статусов задач и обмена информацией.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления бизнес-процессами (СУБП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных задач бизнеса. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и управления сложными многоуровневыми процессами. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе необходимы системы, обеспечивающие высокий уровень безопасности и соответствия регулятивным нормам, в здравоохранении — системы, учитывающие требования к обработке конфиденциальной медицинской информации. Не менее значимы технические ограничения: необходимо оценить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, возможности по развёртыванию (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части моделирования и визуализации бизнес-процессов, возможностей по их мониторингу и анализу, автоматизации рутинных операций, а также на наличие инструментов для работы с KPI и отчётностью.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-задачам организации;
• наличие модулей и возможностей для интеграции с другими используемыми системами (ERP, CRM и т. д.);
• поддержка различных методологий моделирования бизнес-процессов (например, BPMN, UML);
• возможности по настройке и кастомизации системы под специфические потребности бизнеса;
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативам;
• удобство интерфейса и возможности для обучения пользователей;
• наличие развитой системы отчётности и аналитики;
• условия лицензирования, стоимость владения и поддержки системы;
• репутация разработчика и доступность технической поддержки;
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном участке бизнес-процессов, чтобы оценить её эффективность и удобство использования в реальных условиях. Также целесообразно привлечь к процессу выбора экспертов в области управления бизнес-процессами и ИТ-специалистов, которые смогут объективно оценить технические и функциональные возможности системы и её соответствие стратегическим целям организации.

Системы управления бизнес-процессами (СУБП) предоставляют организациям инструменты для систематизации и оптимизации рабочих процессов, что способствует повышению эффективности деятельности и достижению стратегических целей. Преимущества использования СУБП включают:

• Повышение прозрачности процессов. СУБП обеспечивают визуализацию и отслеживание бизнес-процессов в режиме реального времени, что позволяет оперативно выявлять и устранять «узкие места», повышать качество управления и принятия решений.

• Автоматизация рутинных операций. Системы позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи, снижая нагрузку на сотрудников и минимизируя вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

• Ускорение бизнес-процессов. Оптимизация последовательности действий и устранение избыточных этапов в рабочих процессах сокращает время выполнения задач и повышает общую производительность организации.

• Улучшение координации между подразделениями. СУБП способствуют интеграции данных и информации из различных отделов, обеспечивая более эффективное взаимодействие и согласованность действий сотрудников.

• Снижение издержек. Оптимизация процессов и сокращение времени на выполнение задач ведёт к снижению операционных затрат и повышению рентабельности бизнеса.

• Улучшение контроля качества. Системы позволяют устанавливать стандарты выполнения задач и контролировать их соблюдение, что способствует повышению качества продукции или услуг.

• Масштабируемость и гибкость. СУБП легко адаптируются под изменяющиеся бизнес-требования и могут масштабироваться в соответствии с ростом и развитием организации.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления бизнес-процессами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• моделирование и визуализация бизнес-процессов с использованием графических нотаций, позволяющих наглядно представить последовательность действий и взаимосвязи между ними,
• определение и управление маршрутами прохождения процессов, включая ветвления и условия перехода между этапами,
• назначение и контроль исполнителей задач с возможностью отслеживания статусов выполнения операций и распределения ресурсов,
• управление временными рамками процессов, включая установку сроков выполнения задач и мониторинг соблюдения временных нормативов,
• обеспечение механизма согласования и утверждения документов и решений на различных этапах бизнес-процесса.

В 2025 году на рынке систем управления бизнес-процессами (СУБП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации. Прогнозируется более тесная интеграция СУБП с инструментами искусственного интеллекта, развитие облачных решений, усиление акцента на аналитике данных и прогнозировании, а также повышение внимания к безопасности и соответствию регуляторным требованиям.

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУБП будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для автоматизации принятия решений, прогнозирования трендов и оптимизации рабочих процессов на основе анализа больших объёмов данных.

• Развитие облачных платформ. Увеличение доли облачных решений позволит компаниям гибко масштабировать ресурсы, снижать затраты на ИТ-инфраструктуру и обеспечивать удалённый доступ к СУБП для сотрудников.

• Углублённый анализ данных. СУБП будут предоставлять более продвинутые инструменты для анализа данных, позволяющие выявлять скрытые закономерности, прогнозировать результаты бизнес-процессов и оптимизировать ресурсы.

• Автоматизация рутинных задач. Системы будут предлагать более широкие возможности для автоматизации стандартных операций, что позволит сотрудникам сосредоточиться на творческих и стратегически важных задачах.

• Усиление мер безопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СУБП будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.

• Соответствие регуляторным требованиям. СУБП будут включать функции, помогающие компаниям соблюдать законодательные и отраслевые стандарты, что особенно важно в сферах с жёсткими требованиями к обработке данных.

• Персонализация пользовательского опыта. Разработка более интуитивных и адаптивных интерфейсов, учитывающих индивидуальные потребности пользователей, повысит удобство работы с СУБП и эффективность использования системы.

Россия

Directum RX, LDM.Express, Симфония, Projecto, AMBER BPM, Nexign Business Rules Engine, Botman.one, Directum СЭД+