Системы управления контакт-центрами c функцией Администрирование

Системы управления контакт-центрами (СУКЦ, англ. Contact Center Administration Systems, CCM) – это комплекс программных и технических решений, предназначенных для оптимизации работы контакт-центров. Они позволяют автоматизировать процессы обработки обращений клиентов, эффективно распределять нагрузку между операторами, отслеживать показатели эффективности работы сотрудников, анализировать качество обслуживания и улучшать взаимодействие с клиентами.

Управление контакт-центрами как деятельность представляет собой комплекс мер и процессов, направленных на организацию и оптимизацию взаимодействия с клиентами через различные каналы коммуникации (телефон, электронная почта, мессенджеры и другие). Это включает в себя координацию работы операторов, контроль качества обслуживания, анализ клиентских обращений, формирование отчётности и улучшение клиентского опыта. Эффективное управление контакт-центром требует внедрения систем, позволяющих автоматизировать рутинные процессы, обеспечить равномерное распределение нагрузки, отслеживать ключевые показатели эффективности и оперативно реагировать на изменения в объёме и характере клиентских запросов.

Ключевые аспекты данного процесса:

• автоматизация обработки клиентских обращений,
• распределение нагрузки между операторами,
• мониторинг показателей работы сотрудников,
• анализ качества обслуживания,
• отслеживание удовлетворённости клиентов,
• формирование и анализ отчётности,
• оптимизация сценариев взаимодействия с клиентами,
• интеграция с другими корпоративными системами.

Важную роль в управлении контакт-центрами играют цифровые (программные) решения, которые позволяют автоматизировать и усовершенствовать большинство из перечисленных процессов. Системы управления контакт-центрами (СУКЦ) обеспечивают централизованный контроль над операциями, способствуют повышению производительности труда операторов и улучшению уровня клиентского сервиса, а также дают возможность накапливать и анализировать большие объёмы данных для дальнейшего совершенствования бизнес-процессов.

Системы управления контакт-центрами предназначены для оптимизации работы контакт-центров и повышения эффективности взаимодействия с клиентами. Они обеспечивают комплексную автоматизацию процессов обработки клиентских обращений, позволяя реализовать гибкое управление потоками запросов, их маршрутизацию и распределение между операторами с учётом их текущей загрузки и компетенций.

Кроме того, системы управления контакт-центрами позволяют осуществлять мониторинг и анализ ключевых показателей эффективности работы персонала, контролировать качество обслуживания клиентов, выявлять слабые места в процессах взаимодействия с клиентами и оперативно вносить необходимые корректировки. На основе собранных данных системы предоставляют возможности для глубокого анализа и формирования отчётности, что способствует принятию обоснованных управленческих решений и совершенствованию бизнес-процессов в контакт-центре.

Системы управления контакт-центрами в основном используют следующие группы пользователей:

• компании, предоставляющие телекоммуникационные услуги и интернет-сервисы, для повышения качества обслуживания клиентов и оптимизации работы операторов;
• организации финансового сектора (банки, страховые компании), которым необходимо обрабатывать большое количество клиентских обращений и контролировать качество сервиса;
• розничные и онлайн-ритейлеры, использующие СУКЦ для управления взаимодействием с покупателями, обработки заказов и решения проблем клиентов;
• компании, оказывающие технические поддержки продуктов и услуг, для систематизации запросов пользователей и ускорения процесса решения проблем;
• организации, предоставляющие услуги в сфере туризма и гостеприимства, для управления бронированием, обработкой запросов и повышением уровня удовлетворённости клиентов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления контакт-центрами (СУКЦ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность его внедрения и эксплуатации в компании. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных компаний с большим объёмом обращений и разветвлённой структурой может потребоваться СУКЦ с расширенными возможностями масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для малого бизнеса будет достаточно более простого решения с базовым набором функций. Также важно учесть отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к безопасности данных и соответствию регуляторным нормам, в то время как в сфере e-commerce акцент может быть сделан на скорости обработки запросов и гибкости системы. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо оценить существующую ИТ-инфраструктуру, совместимость с используемым оборудованием и программным обеспечением, а также требования к производительности и надёжности системы. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность СУКЦ в части аналитики и отчётности, возможности кастомизации под специфические задачи бизнеса, поддержку различных каналов коммуникации с клиентами (телефон, email, чат, социальные сети и т. д.), а также наличие механизмов для мониторинга и управления качеством обслуживания.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУКЦ задачам бизнеса (автоматизация обработки обращений, распределение нагрузки между операторами, отслеживание KPI, анализ качества обслуживания);
• возможность интеграции с существующими корпоративными системами (CRM, ERP и др.);
• масштабируемость системы в соответствии с ростом объёмов работы и расширением бизнеса;
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям;
• поддержка различных каналов коммуникации с клиентами;
• наличие инструментов для аналитики, отчётности и мониторинга ключевых показателей;
• возможности кастомизации и адаптации системы под специфические потребности бизнеса;
• техническая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой и оборудованием;
• надёжность и производительность системы, включая время отклика и обработку пиковых нагрузок;
• наличие механизмов для обучения и поддержки пользователей, включая документацию и онлайн-помощь.

Выбор СУКЦ должен быть результатом комплексного анализа потребностей бизнеса, оценки доступных на рынке решений и тщательного сопоставления их характеристик с требованиями компании. Особое внимание следует уделить не только текущим потребностям, но и перспективам развития бизнеса, чтобы выбранная система могла адаптироваться к будущим вызовам и не потребовала скорой замены или дорогостоящей модернизации.

Системы управления контакт-центрами (СУКЦ) предоставляют ряд существенных преимуществ, способствуя повышению эффективности работы контакт-центров и улучшению качества обслуживания клиентов. Основные выгоды от их применения включают:

• Автоматизация обработки обращений. СУКЦ позволяют автоматизировать рутинные операции по обработке входящих и исходящих обращений, что снижает время отклика и освобождает операторов для решения более сложных задач.

• Оптимизация распределения нагрузки. Системы эффективно распределяют звонки и другие обращения между операторами с учётом их текущей занятости и компетенций, что способствует равномерной загрузке и повышению производительности.

• Мониторинг и анализ KPI. СУКЦ предоставляют инструменты для отслеживания ключевых показателей эффективности (KPI) работы контакт-центра, таких как время ответа, продолжительность разговора, уровень удовлетворённости клиентов, что позволяет оперативно выявлять и устранять проблемы.

• Улучшение качества обслуживания. Анализ данных о взаимодействии с клиентами помогает выявлять слабые места в обслуживании и разрабатывать меры по их устранению, что ведёт к повышению лояльности клиентов и снижению количества жалоб.

• Повышение прозрачности работы контакт-центра. СУКЦ обеспечивают централизованное хранение данных о взаимодействиях с клиентами, что позволяет руководству получать полную и актуальную информацию о работе контакт-центра и принимать обоснованные управленческие решения.

• Интеграция с другими системами. СУКЦ могут быть интегрированы с CRM-системами, ERP-системами и другими корпоративными приложениями, что обеспечивает более полное и согласованное управление клиентскими данными и бизнес-процессами.

• Снижение операционных затрат. Автоматизация процессов и оптимизация работы персонала позволяют сократить операционные затраты на обслуживание клиентов, повысить рентабельность контакт-центра и улучшить финансовые показатели компании.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления контакт-центрами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов обработки обращений клиентов, включая распознавание и классификацию запросов,
• эффективное распределение нагрузки между операторами с учётом их квалификации и текущей занятости,
• отслеживание ключевых показателей эффективности работы сотрудников в режиме реального времени,
• запись и хранение информации о взаимодействиях с клиентами (звонки, чаты, электронные письма) для последующего анализа и контроля качества обслуживания,
• инструменты для контроля соблюдения скриптов и стандартов обслуживания клиентов.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления контакт-центрами (СУКЦ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. Среди ключевых трендов — более глубокая интеграция искусственного интеллекта, развитие мультиканальных платформ, усиление фокуса на аналитике данных, повышение уровня персонализации взаимодействия с клиентами, внедрение технологий расширенной реальности для обучения персонала, развитие облачных решений и усиление мер кибербезопасности.

• Интеграция искусственного интеллекта. СУКЦ будут активнее использовать ИИ для автоматизации ответов на типовые запросы, прогнозирования потребностей клиентов и оптимизации маршрутизации обращений, что позволит существенно сократить время обработки запросов и повысить удовлетворённость клиентов.

• Мультиканальные платформы. Системы будут обеспечивать более тесную интеграцию различных каналов коммуникации (голосовые звонки, чат, электронная почта, социальные сети), что позволит создать единое окно для управления взаимодействием с клиентами и повысить эффективность работы операторов.

• Аналитика данных. Углублённый анализ больших объёмов данных о взаимодействии с клиентами поможет выявлять закономерности, прогнозировать тренды и оптимизировать бизнес-процессы, а также позволит точнее оценивать эффективность работы контакт-центра.

• Персонализация взаимодействия. СУКЦ будут предоставлять инструменты для создания персонализированных сценариев общения с клиентами на основе анализа их предпочтений и истории взаимодействий, что повысит лояльность и удовлетворённость клиентов.

• Технологии расширенной реальности для обучения. Внедрение AR и VR технологий позволит создавать immersive-среды для обучения операторов, что ускорит процесс освоения навыков и повысит качество обслуживания клиентов.

• Облачные решения. Переход на облачные платформы обеспечит более гибкое масштабирование ресурсов, снижение затрат на инфраструктуру и повышение доступности систем для удалённых сотрудников.

• Кибербезопасность. Усиление мер защиты данных и внедрение современных решений в области кибербезопасности станет приоритетом для СУКЦ, что обусловлено ростом объёмов обрабатываемой конфиденциальной информации и угрозами кибератак.