Корпоративные юридически-правовые системы c функцией Многопользовательский доступ

Корпоративные юридически-правовые системы (КЮПС, англ. Corporate Legal Systems, CLS) — это комплексные информационные системы, предназначенные для автоматизации и управления юридическими процессами в рамках корпоративной среды. Они помогают организациям эффективно управлять правовыми аспектами своей деятельности, обеспечивать соответствие законодательным требованиям и оптимизировать рабочие процессы в юридическом департаменте.

Корпоративное право и юриспруденция как деятельность представляют собой комплекс мероприятий, направленных на правовое обеспечение функционирования и развития организации, защиту её интересов, соблюдение законодательства и нормативных требований, а также управление юридическими рисками. В рамках этой деятельности осуществляется разработка и анализ внутренних нормативных документов, договорная работа, сопровождение судебных и арбитражных дел, мониторинг изменений в законодательстве, обеспечение соответствия корпоративных процедур правовым нормам, защита интеллектуальной собственности и прав акционеров, а также урегулирование внутренних и внешних корпоративных конфликтов.

Ключевые аспекты данного процесса:

• разработка и экспертиза внутренних нормативных документов,
• договорная работа и сопровождение сделок,
• представительство в судах и арбитражных учреждениях,
• мониторинг и анализ изменений в законодательстве,
• обеспечение соответствия корпоративных процедур правовым нормам,
• защита интеллектуальной собственности и прав акционеров,
• урегулирование корпоративных конфликтов,
• управление юридическими рисками и их минимизация.

Эффективность корпоративного правового обеспечения во многом зависит от применения современных цифровых решений, среди которых особое место занимают корпоративные юридически-правовые системы. Они позволяют автоматизировать рутинные процессы, оптимизировать рабочие потоки в юридическом департаменте, обеспечить централизованное хранение и быстрый доступ к правовой информации, упростить процесс подготовки и анализа документов, а также повысить общий уровень соблюдения законодательства в организации.

Корпоративные юридически-правовые системы предназначены для автоматизации и оптимизации юридических процессов в корпоративной среде. Они позволяют интегрировать различные аспекты юридической деятельности организации в единую информационную систему, обеспечивая централизованное хранение и обработку юридически значимой информации, автоматизацию рутинных операций, связанных с подготовкой и анализом документов, а также поддержку принятия юридически обоснованных решений на основе актуальной нормативной базы.

Кроме того, такие системы способствуют обеспечению соответствия деятельности организации законодательным и регуляторным требованиям, минимизации правовых рисков и повышению эффективности работы юридического департамента. Они предоставляют инструменты для мониторинга изменений в законодательстве, управления договорами и контрактами, контроля сроков и исполнения обязательств, а также для организации взаимодействия с внешними юридическими инстанциями и контрагентами.

Корпоративные юридически-правовые системы в основном используют следующие группы пользователей:

• юридические департаменты крупных и средних компаний для автоматизации работы с договорами, нормативными актами и судебной практикой;
• отделы комплаенса и риск-менеджмента для мониторинга соответствия деятельности организации законодательным требованиям;
• службы внутреннего контроля и аудита для анализа юридических рисков и выявления потенциальных нарушений;
• руководители и топ-менеджмент компаний для получения оперативной информации о юридическом состоянии бизнеса и принятия обоснованных решений;
• внешние консультанты и юридические фирмы, работающие с корпоративными клиентами, для оптимизации взаимодействия и обмена юридически значимой информацией.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Корпоративные юридически-правовые системы (КЮПС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных холдингов с разветвлённой структурой и множеством юридических лиц потребуются системы с расширенными возможностями управления корпоративными правовыми процессами и интеграцией с другими информационными системами, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевую специфику и соответствующие законодательные требования — например, в финансовом секторе действуют строгие правила в отношении хранения и обработки конфиденциальной информации, что накладывает определённые ограничения на выбор КЮПС. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности масштабирования и поддержки. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части автоматизации конкретных юридических процессов, таких как договорная работа, управление интеллектуальной собственностью, мониторинг изменений в законодательстве, подготовка и анализ юридических документов.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным задачам юридического департамента (например, автоматизация договорной работы, управление претензионно-исковой деятельностью, ведение реестра лицензий и сертификатов);
• наличие модулей для интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• поддержка необходимых форматов электронных подписей и средств криптографической защиты информации;
• возможности отчётности и аналитики по юридическим процессам с гибкими настройками параметров отчётов;
• наличие механизмов обеспечения соответствия законодательным требованиям и отраслевым стандартам (например, автоматизированный мониторинг изменений в нормативно-правовой базе);
• уровень технической поддержки и сопровождения системы, включая наличие обучающих материалов и возможности кастомизации;
• масштабируемость системы и возможности её адаптации под растущий объём юридических процессов и увеличение числа пользователей.

Окончательный выбор КЮПС должен базироваться на детальном анализе потребностей организации, оценке соотношения стоимости владения системой и получаемых выгод от её использования, а также на проверке репутации разработчика и примеров успешного внедрения системы в компаниях со схожей отраслевой и организационной спецификой. Важно также предусмотреть проведение пилотного проекта или тестирования системы перед полномасштабным внедрением, чтобы убедиться в её соответствии реальным рабочим процессам и выявить возможные проблемы на раннем этапе.

Корпоративные юридически-правовые системы (КЮПС) предоставляют организациям ряд существенных преимуществ, способствуя повышению эффективности юридической работы, снижению рисков и оптимизации бизнес-процессов. Среди ключевых выгод использования КЮПС можно выделить:

• Автоматизация рутинных операций. КЮПС автоматизируют рутинные юридические процессы, такие как подготовка и обработка документов, отслеживание сроков и этапов выполнения задач, что позволяет существенно сократить время на выполнение рутинной работы и снизить вероятность ошибок.

• Централизация юридической информации. Системы обеспечивают централизованное хранение и управление юридической информацией, включая договоры, нормативные акты, судебные решения и другие документы, что упрощает доступ к необходимым данным и повышает эффективность работы юридического департамента.

• Обеспечение соответствия законодательству. КЮПС помогают отслеживать изменения в законодательстве и обеспечивать соответствие деятельности организации правовым нормам, снижая риски юридических нарушений и штрафов.

• Улучшение координации между подразделениями. Системы способствуют более эффективному взаимодействию между юридическим департаментом и другими подразделениями компании, обеспечивая быстрый обмен информацией и согласованность действий.

• Анализ и отчётность. КЮПС предоставляют инструменты для анализа юридических процессов и формирования отчётов, что позволяет руководству получать актуальную информацию о состоянии юридической работы в компании и принимать обоснованные решения.

• Снижение юридических рисков. Благодаря возможности отслеживать и анализировать юридические риски, КЮПС помогают предотвращать потенциальные проблемы и минимизировать негативные последствия для бизнеса.

• Оптимизация затрат. Автоматизация и повышение эффективности юридической работы приводят к снижению затрат на персонал, сокращение времени на выполнение задач и уменьшение издержек, связанных с юридическими ошибками и нарушениями.

Справочно-правовые системы

Справочно-правовые системы (СПС, англ. Legal Reference Systems, LIR) — это информационные системы, содержащие нормативно-правовые акты, судебную практику, комментарии экспертов, формы документов и другие материалы, необходимые для юридической работы. Они предоставляют пользователям удобный доступ к актуальной правовой информации, позволяют осуществлять поиск по различным критериям и анализировать полученные данные.

Конструкторы юридических документов

Конструкторы юридических документов (КЮД, англ. Legal Documents Authoring Systems, LDA) — это программные решения, предназначенные для упрощения процесса создания различных юридических документов, таких как договоры, соглашения, исковые заявления и другие правовые акты. Они предоставляют пользователям готовые шаблоны, которые можно адаптировать под конкретные потребности, а также инструменты для проверки правильности оформления документов и их соответствия законодательным требованиям.

Системы юридического корпоративного управления

Системы юридического корпоративного управления (СЮКУ, англ. Enterprise Legal Management Systens, ELM) — это комплексные программные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации юридических процессов в корпоративной среде. Они помогают юридическим отделам компаний управлять всеми аспектами юридической деятельности, включая управление договорами, соблюдение нормативных требований, управление рисками, анализ судебных дел и многое другое.

Системы поиска и анализа судебной практики

Системы поиска и анализа судебной практики (СПАСП, англ. Judicial Practice Search and Analysis Systems, JPSA) — это специализированные информационные системы, предназначенные для поиска, анализа и систематизации судебных решений, постановлений и других юридических документов. Они позволяют пользователям быстро находить нужную информацию по ключевым словам, номерам дел, датам и другим параметрам, а также анализировать тенденции и закономерности в судебной практике.

Системы управления интеллектуальными правами

Системы управления интеллектуальными правами (СУИП, англ. Intellectual Property Management Software, IPM) — это специализированные программные решения, предназначенные для управления и защиты интеллектуальной собственности в организациях. Они помогают систематизировать информацию о патентах, товарных знаках, авторских правах и других объектах интеллектуальной собственности, а также обеспечивают контроль за их использованием и защитой.

Системы судебно-претензионной работы

Системы судебно-претензионной работы (ССПР, англ. Judicial and Claim Work Systems, JCW) – это комплекс программных решений и инструментов, предназначенных для автоматизации процессов, связанных с судебными разбирательствами, претензиями и взысканиями. Они помогают организациям и юридическим службам управлять претензионной документацией, отслеживать ход судебных дел, анализировать судебные решения, готовить необходимые документы и оптимизировать рабочие процессы в области юриспруденции.

Сервисы юридической онлайн-консультации

Сервисы юридической онлайн-консультации (СЮОК, англ. Online Legal Advice Services, OLA) — это цифровые платформы, предоставляющие удаленный доступ к юридическим консультациям, составлению документов и правовым услугам через интернет с использованием мессенджеров, видеочатов и специализированного программного обеспечения. Они позволяют получать квалифицированную юридическую помощь в режиме реального времени, автоматизировать создание правовых документов и хранить их в облачном хранилище

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Корпоративные юридически-правовые системы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация подготовки и обработки юридических документов, включая шаблоны и проверку корректности заполнения,
• управление жизненным циклом договоров, включая их создание, согласование, подписание и архивирование,
• отслеживание сроков и событий, имеющих юридическое значение (например, сроков подачи документов, судебных заседаний, действия лицензий),
• обеспечение структурированного хранения и быстрого поиска юридически значимой информации и документов,
• поддержка процессов комплаенса и обеспечения соответствия деятельности организации законодательным и нормативным требованиям.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке корпоративных юридически-правовых систем (КЮПС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции продвинутых технологий искусственного интеллекта, повышения уровня автоматизации рутинных юридических процессов, развития облачных решений, усиления акцента на кибербезопасность и соответствие международным стандартам, а также расширения возможностей для анализа больших объёмов юридически значимой информации.

• Интеграция генеративных ИИ-моделей. Внедрение моделей генеративного ИИ для автоматизации создания юридических документов, анализа договоров и подготовки правовых заключений, что позволит существенно сократить время на рутинные операции и уменьшить вероятность человеческих ошибок.

• Развитие облачных платформ. Увеличение доли КЮПС, развёртываемых на облачных платформах, что обеспечит более гибкую масштабируемость, снизит затраты на инфраструктуру и упростит доступ к системам из любой точки мира.

• Усиление функций аналитики больших данных. Расширение возможностей систем по анализу больших объёмов юридически значимой информации для выявления закономерностей, прогнозирования рисков и поддержки принятия управленческих решений.

• Повышение уровня кибербезопасности. Внедрение более совершенных механизмов защиты данных, включая шифрование, многофакторную аутентификацию и системы обнаружения вторжений, для обеспечения конфиденциальности и целостности юридической информации.

• Соответствие международным стандартам. Разработка КЮПС с учётом международных правовых норм и стандартов, что позволит компаниям легче выходить на глобальные рынки и взаимодействовать с иностранными партнёрами.

• Автоматизация рутинных процессов. Дальнейшая автоматизация процессов обработки юридических документов, ведения дел и управления правовыми рисками, что освободит сотрудников для более сложных и стратегически важных задач.

• Интеграция с другими корпоративными системами. Углубление интеграции КЮПС с ERP, CRM и другими корпоративными системами для обеспечения более полного и комплексного управления бизнес-процессами и повышения эффективности взаимодействия между различными подразделениями компании.