Цифровая система бухгалтерского учёта (ЦБУХ) c функцией Многопользовательский доступ

Цифровая система бухгалтерского учёта (ЦБУХ, англ. Digital Accounting Systems, APD) представляет собой комплекс программных продуктов и технологий, предназначенных для автоматизации финансовых процессов в организации. Она охватывает широкий спектр задач, начиная от подготовки и отправки электронной первичной документации контрагентам до интеллектуальной обработки входящих документов и формирования финансовой отчётности.

Цифровизация бухгалтерских процессов представляет собой внедрение современных информационных технологий и методов для автоматизации и оптимизации финансово-хозяйственных операций предприятия. Этот процесс направлен на снижение трудоёмкости, минимизацию ошибок и повышение эффективности работы бухгалтерии.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ЭльбаСКБ КонтурОфициальный сайт

Цифровые системы бухгалтерского учёта предназначены для полной автоматизации процессов бухгалтерского учёта, включая обработку первичных документов, формирование проводок, составление отчётности и обеспечение электронного документооборота. Они созданы для упрощения и оптимизации работы бухгалтерии, снижения вероятности ошибок и повышения эффективности работы бухгалтерской службы.

Использование цифровых систем бухгалтерского учёта позволяет автоматизировать рутинные задачи, такие как расчёт налогов, составление отчётности, ведение учёта основных средств и нематериальных активов, что существенно сокращает время на подготовку и анализ данных. Кроме того, автоматизация способствует повышению точности и достоверности бухгалтерской информации, что критически важно для принятия обоснованных управленческих решений и соблюдения требований законодательства.

Цифровая система бухгалтерского учёта в основном используют следующие группы пользователей:

• бухгалтерские и финансовые службы организаций — для автоматизации рутинных операций, обработки первичных документов и формирования отчётности;
• руководители и топ-менеджеры компаний — для получения оперативной и достоверной информации о финансовом состоянии организации и принятия управленческих решений;
• аудиторы и внешние проверяющие — для анализа финансовой отчётности и проверки соблюдения учётных стандартов;
• отделы взаимодействия с контрагентами — для обмена электронными документами и упрощения процессов взаимодействия с партнёрами;
• подразделения, отвечающие за налоговый и правовой комплаенс — для контроля соответствия финансовых операций законодательным и нормативным требованиям.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

При выборе программного продукта функционального класса Цифровая система бухгалтерского учёта (ЦБУХ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретной организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями, поддержкой многопользовательского режима и интеграцией с другими корпоративными системами. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере торговли могут быть востребованы функции работы с товарными накладными и складским учётом, а в строительной отрасли — возможности учёта затрат на проекты и формирования смет. Не менее значимы технические ограничения: необходимо убедиться, что система совместима с существующей ИТ-инфраструктурой, поддерживает нужные форматы данных и обеспечивает требуемый уровень безопасности. Кроме того, стоит обратить внимание на возможности масштабирования системы, наличие модулей для работы с электронной отчётностью и интеграции с государственными информационными системами, поддержку стандартов бухгалтерского и налогового учёта, а также наличие функций для интеллектуальной обработки документов и аналитики финансовых показателей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу деятельности организации (малый, средний или крупный бизнес);
• наличие необходимых отраслевых модулей и возможностей для учёта специфики бизнеса;
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой и техническими стандартами;
• поддержка форматов электронных документов, используемых в работе с контрагентами и государственными органами;
• возможности интеграции с другими корпоративными информационными системами (ERP, CRM и т. д.);
• наличие функций для автоматизации подготовки и отправки отчётности в государственные органы;
• поддержка актуальных стандартов бухгалтерского и налогового учёта;
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса;
• уровень защищённости данных и соответствие требованиям информационной безопасности;
• наличие инструментов для интеллектуальной обработки документов и аналитики финансовых показателей.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких программных продуктов, которые наиболее соответствуют требованиям организации. Важно также учесть наличие квалифицированной технической поддержки и обучающих материалов, возможность кастомизации системы под специфические нужды бизнеса и репутацию разработчика на рынке ИТ-решений. Окончательный выбор должен быть основан на комплексном анализе всех ключевых параметров и оценке долгосрочной перспективы использования системы в рамках стратегического развития организации.

Цифровые системы бухгалтерского учёта представляют собой инновационные решения, направленные на автоматизацию и оптимизацию всех ключевых аспектов бухгалтерского учёта в компании. Они предлагают ряд значительных преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества цифровых систем бухгалтерского учёта включают:

• Комплексная автоматизация: Эти системы позволяют автоматизировать все ключевые процессы бухгалтерского учёта, включая ввод данных, расчёт налогов, подготовку отчётности и ведение документации. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на эти процессы, и повышает точность данных.

• Улучшение качества отчётности: Автоматизация процессов подготовки отчётности позволяет получать более точные и актуальные данные, что способствует повышению доверия со стороны инвесторов, кредиторов и регулирующих органов.

• Снижение рисков и ошибок: Использование цифровых систем бухгалтерского учёта минимизирует человеческий фактор и связанные с ним ошибки, что снижает риски финансовых потерь и нарушений законодательства.

• Повышение прозрачности и контроля: Автоматизация бухгалтерского учёта позволяет получать оперативную и точную информацию о финансовом состоянии компании, что даёт возможность руководству осуществлять более эффективный контроль над финансами и принимать взвешенные стратегические решения.

В целом, внедрение цифровых систем бухгалтерского учёта является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению общего финансового управления.

Для того чтобы соответствовать категории цифровых систем бухгалтерского учёта, программные продукты должны обладать следующими функциональными возможностями:

• Ведение расширенного аналитического учёта. Система должна позволять добавлять к отдельным балансовым счетам аналитические признаки, что обеспечивает более глубокий анализ финансовых операций и облегчает принятие управленческих решений.

• Регистрация хозяйственных операций несколькими способами. Функция необходима для удобства ввода данных и гибкости в выборе метода регистрации операций, что может включать ручной ввод, импорт данных из внешних источников или использование шаблонов.

• Формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности. Функция позволяет наглядно представить результаты анализа и планирования, что способствует лучшему пониманию ситуации и принятию обоснованных решений.

• Предоставление оперативной информации о состоянии дел на предприятии. Система должна обеспечивать доступ к актуальной информации о финансовом положении компании в режиме реального времени, что важно для оперативного управления и принятия решений.

• Настройка на особенности бухгалтерии конкретного предприятия. Функция позволяет адаптировать систему под специфические потребности и особенности учёта конкретного предприятия, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчётных форм.

В 2025 году на рынке цифровых систем бухгалтерского учёта (ЦБУХ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня автоматизации и интеллектуализации процессов, а также роста значимости безопасности и соответствия регуляторным требованиям. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. ЦБУХ будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для анализа финансовых данных, прогнозирования денежных потоков и выявления аномалий в операциях.

• Бесшовная интеграция с другими корпоративными системами. ЦБУХ будут обеспечивать более тесное взаимодействие с ERP, CRM и другими системами, что позволит создать единую информационную среду в организации и упростить обмен данными.

• Применение блокчейн-технологий. Блокчейн будет использоваться для повышения прозрачности и надёжности хранения финансовых данных, обеспечения неизменности записей и упрощения процессов верификации.

• Развитие облачных решений. ЦБУХ всё чаще будут предоставляться как облачные сервисы, что обеспечит гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение процесса обновления программного обеспечения.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики ЦБУХ будут уделять больше внимания защите данных, внедряя современные криптографические методы и системы обнаружения вторжений.

• Автоматизация рутинных операций. ЦБУХ будут предлагать более продвинутые инструменты для автоматизации заполнения документов, расчёта налогов и других рутинных задач, что позволит существенно сократить время на их выполнение и снизить вероятность ошибок.

• Персонализация и адаптивность интерфейсов. Интерфейсы ЦБУХ станут более интуитивно понятными и адаптируемыми под нужды конкретных пользователей и ролей в организации, что повысит удобство работы с системой.

Россия

Контур.Эльба, Контур.Экстерн, 1С:Управление нашей фирмой, Инфо-Бухгалтер, Бэст, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ITFB EasyDoc, Saby Report — Отчетность через интернет, КУБ2Б, Saby Report — Налоговый мониторинг, Моё дело, Парус Бухгалтерия, Сбер Бухгалтерия, Т-Банк Бухгалтерия, Entera, Saby Bu — Бухгалтерия и учет , НОТА ВИЗОР, АДС: Зарплата и управление персоналом для Банков, АДС: Зарплата и управление персоналом для НФО, Cubux, Контур.Бухгалтерия, Контур.Взаиморасчеты, Контур.Налоговый мониторинг

Казахстан

MyBuh

Канада

Lifesize

Литва

Site.pro Бухгалтерия