Системы электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Document Management Systems, DMS) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

Программное обеспечение для управления документами помогает предприятиям хранить, организовывать, обмениваться, обновлять, отслеживать и эффективно сотрудничать в различных бизнес-процессах, задачах и действиях, на базе электронных документов. В числе таких документов могут быть PDF-файлы, электронные таблицы, текстовые файлы и электронные письма. Некоторые продукты, также, сканируют бумажные документы непосредственно в программное обеспечение, помогая компаниям сделать свои операции более современными и эффективными.

Храня все документы на центральной платформе с возможностью поиска, программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям легко и быстро находить документы. Например, вы можете выполнить поиск любого документа по имени файла, дате создания или имени автора и просмотреть результаты поиска с возможностью предпросмотра, чтобы убедиться, что вы нашли нужный документ, прежде чем открывать его.

Программное обеспечение СЭД позволяет пользователям безопасно хранить документы в централизованном электронном хранилище. Платформа также делает более удобным для уполномоченного персонала доступ ко всем видам важных деловых документов в различных форматах файлов. Эти решения могут полезны для юридических, риэлторских и иных компаний, которые обрабатывают большие объемы юридической документации.

Современные решения для управления документами обычно включают в себя такие функции, как управление записями, управление доступом, контроль документов, захват изображений, поиск документов и другие полезные инструменты, которые позволяют вам с полной легкостью организовывать и перемещаться по всем вашим деловым документам и файлам.

Другие ключевые функции включают в себя возможность ограничения доступа к определенным документам, ведение записи различных версий документа, мониторинг того, кто просматривал или редактировал документ и когда, возврат к предыдущей версии в случае ошибок, а также возможность установки разрешений на основе ролей и изменения владельца файла, если это необходимо.

Решения для управления документооборотом могут помочь в цифровой трансформации организации, избавив бизнес от необходимости ручного бумажного документооборота.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования программных решений для управления документами:

• Доступ к документам в любом месте и в любое время,
• Совместная работа через общий доступ к файлам,
• Снижение затрат, связанных с хранением и циркуляцией физических (материальных) документов,
• Защита критически важных бизнес-документов от несанкционированного доступа, киберпреступности, программ-вымогателей и стихийных бедствий.

Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

• Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.

• Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.

• Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.

• Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.

• Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.

• Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.