Системы электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Document Management Systems, DMS) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

  • Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.

  • Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.

  • Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.

  • Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.

  • Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.

  • Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

Сравнение Системы электронного документооборота (СЭД)

Выбрать по критериям:

Категории
Подходит для
Функции
Тарификация
Развёртывание
Графический интерфейс
Поддержка языков

Руководство по покупке Системы электронного документооборота

1.

Что такое Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Document Management Systems, DMS) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

2.

Назначение и цели использования Системы электронного документооборота

Программное обеспечение для управления документами помогает предприятиям хранить, организовывать, обмениваться, обновлять, отслеживать и эффективно сотрудничать в различных бизнес-процессах, задачах и действиях, на базе электронных документов. В числе таких документов могут быть PDF-файлы, электронные таблицы, текстовые файлы и электронные письма. Некоторые продукты, также, сканируют бумажные документы непосредственно в программное обеспечение, помогая компаниям сделать свои операции более современными и эффективными.

Храня все документы на центральной платформе с возможностью поиска, программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям легко и быстро находить документы. Например, вы можете выполнить поиск любого документа по имени файла, дате создания или имени автора и просмотреть результаты поиска с возможностью предпросмотра, чтобы убедиться, что вы нашли нужный документ, прежде чем открывать его.

Программное обеспечение СЭД позволяет пользователям безопасно хранить документы в централизованном электронном хранилище. Платформа также делает более удобным для уполномоченного персонала доступ ко всем видам важных деловых документов в различных форматах файлов. Эти решения могут полезны для юридических, риэлторских и иных компаний, которые обрабатывают большие объемы юридической документации.

Современные решения для управления документами обычно включают в себя такие функции, как управление записями, управление доступом, контроль документов, захват изображений, поиск документов и другие полезные инструменты, которые позволяют вам с полной легкостью организовывать и перемещаться по всем вашим деловым документам и файлам.

Другие ключевые функции включают в себя возможность ограничения доступа к определенным документам, ведение записи различных версий документа, мониторинг того, кто просматривал или редактировал документ и когда, возврат к предыдущей версии в случае ошибок, а также возможность установки разрешений на основе ролей и изменения владельца файла, если это необходимо.

3.

Обзор основных функций и возможностей Системы электронного документооборота

Администрирование
Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.
Импорт/экспорт данных
Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.
Многопользовательский доступ
Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.
Наличие API
Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.
Отчётность и аналитика
Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.
4.

Выгоды, преимущества и польза от применения Системы электронного документооборота

Решения для управления документооборотом могут помочь в цифровой трансформации организации, избавив бизнес от необходимости ручного бумажного документооборота.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования программных решений для управления документами:

  • Доступ к документам в любом месте и в любое время,
  • Совместная работа через общий доступ к файлам,
  • Снижение затрат, связанных с хранением и циркуляцией физических (материальных) документов,
  • Защита критически важных бизнес-документов от несанкционированного доступа, киберпреступности, программ-вымогателей и стихийных бедствий.
5.

Отличительные черты Системы электронного документооборота

Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

  • Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.

  • Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.

  • Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.

  • Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.

  • Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.

  • Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

Soware логотип
Soware является основным источником сведений о прикладном программном обеспечении для предприятий. Используя наш обширный каталог категорий и программных продуктов, лица, принимающие решения в России и странах СНГ получают бесплатный инструмент для выбора и сравнения систем от разных разработчиков
Проект "СОВАРЕ" Санкт-Петербург, Россия info@soware.ru
2021 Soware.Ru - Умный выбор систем для бизнеса