Логотип Soware
Логотип Soware

Системы электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Document Management Systems, DMS) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

  • Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.

  • Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.

  • Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.

  • Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.

  • Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.

  • Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

Сравнение Системы электронного документооборота (СЭД)

Выбрать по критериям:

Категории
Подходит для
Функции
Тарификация
Развёртывание
Графический интерфейс
Поддержка языков
Сортировать:
Систем: 0

Руководство по покупке Системы электронного документооборота

1. Что такое Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Document Management Systems, DMS) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

2. Назначение и цели использования Системы электронного документооборота

Программное обеспечение для управления документами помогает предприятиям хранить, организовывать, обмениваться, обновлять, отслеживать и эффективно сотрудничать в различных бизнес-процессах, задачах и действиях, на базе электронных документов. В числе таких документов могут быть PDF-файлы, электронные таблицы, текстовые файлы и электронные письма. Некоторые продукты, также, сканируют бумажные документы непосредственно в программное обеспечение, помогая компаниям сделать свои операции более современными и эффективными.

Храня все документы на центральной платформе с возможностью поиска, программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям легко и быстро находить документы. Например, вы можете выполнить поиск любого документа по имени файла, дате создания или имени автора и просмотреть результаты поиска с возможностью предпросмотра, чтобы убедиться, что вы нашли нужный документ, прежде чем открывать его.

Программное обеспечение СЭД позволяет пользователям безопасно хранить документы в централизованном электронном хранилище. Платформа также делает более удобным для уполномоченного персонала доступ ко всем видам важных деловых документов в различных форматах файлов. Эти решения могут полезны для юридических, риэлторских и иных компаний, которые обрабатывают большие объемы юридической документации.

Современные решения для управления документами обычно включают в себя такие функции, как управление записями, управление доступом, контроль документов, захват изображений, поиск документов и другие полезные инструменты, которые позволяют вам с полной легкостью организовывать и перемещаться по всем вашим деловым документам и файлам.

Другие ключевые функции включают в себя возможность ограничения доступа к определенным документам, ведение записи различных версий документа, мониторинг того, кто просматривал или редактировал документ и когда, возврат к предыдущей версии в случае ошибок, а также возможность установки разрешений на основе ролей и изменения владельца файла, если это необходимо.

3. Обзор основных функций и возможностей Системы электронного документооборота

Администрирование
Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.
Импорт/экспорт данных
Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.
Многопользовательский доступ
Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.
Наличие API
Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.
Отчётность и аналитика
Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

4. Выгоды, преимущества и польза от применения Системы электронного документооборота

Решения для управления документооборотом могут помочь в цифровой трансформации организации, избавив бизнес от необходимости ручного бумажного документооборота.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования программных решений для управления документами:

  • Доступ к документам в любом месте и в любое время,
  • Совместная работа через общий доступ к файлам,
  • Снижение затрат, связанных с хранением и циркуляцией физических (материальных) документов,
  • Защита критически важных бизнес-документов от несанкционированного доступа, киберпреступности, программ-вымогателей и стихийных бедствий.

5. Отличительные черты Системы электронного документооборота

Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

  • Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.

  • Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.

  • Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.

  • Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.

  • Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.

  • Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

Сравнение Системы электронного документооборота (СЭД)

Систем: 0

Руководство по покупке Системы электронного документооборота

Что такое Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Document Management Systems, DMS) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

Назначение и цели использования Системы электронного документооборота

Программное обеспечение для управления документами помогает предприятиям хранить, организовывать, обмениваться, обновлять, отслеживать и эффективно сотрудничать в различных бизнес-процессах, задачах и действиях, на базе электронных документов. В числе таких документов могут быть PDF-файлы, электронные таблицы, текстовые файлы и электронные письма. Некоторые продукты, также, сканируют бумажные документы непосредственно в программное обеспечение, помогая компаниям сделать свои операции более современными и эффективными.

Храня все документы на центральной платформе с возможностью поиска, программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям легко и быстро находить документы. Например, вы можете выполнить поиск любого документа по имени файла, дате создания или имени автора и просмотреть результаты поиска с возможностью предпросмотра, чтобы убедиться, что вы нашли нужный документ, прежде чем открывать его.

Программное обеспечение СЭД позволяет пользователям безопасно хранить документы в централизованном электронном хранилище. Платформа также делает более удобным для уполномоченного персонала доступ ко всем видам важных деловых документов в различных форматах файлов. Эти решения могут полезны для юридических, риэлторских и иных компаний, которые обрабатывают большие объемы юридической документации.

Современные решения для управления документами обычно включают в себя такие функции, как управление записями, управление доступом, контроль документов, захват изображений, поиск документов и другие полезные инструменты, которые позволяют вам с полной легкостью организовывать и перемещаться по всем вашим деловым документам и файлам.

Другие ключевые функции включают в себя возможность ограничения доступа к определенным документам, ведение записи различных версий документа, мониторинг того, кто просматривал или редактировал документ и когда, возврат к предыдущей версии в случае ошибок, а также возможность установки разрешений на основе ролей и изменения владельца файла, если это необходимо.

Обзор основных функций и возможностей Системы электронного документооборота
Администрирование
Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.
Импорт/экспорт данных
Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.
Многопользовательский доступ
Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.
Наличие API
Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.
Отчётность и аналитика
Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.
Выгоды, преимущества и польза от применения Системы электронного документооборота

Решения для управления документооборотом могут помочь в цифровой трансформации организации, избавив бизнес от необходимости ручного бумажного документооборота.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования программных решений для управления документами:

  • Доступ к документам в любом месте и в любое время,
  • Совместная работа через общий доступ к файлам,
  • Снижение затрат, связанных с хранением и циркуляцией физических (материальных) документов,
  • Защита критически важных бизнес-документов от несанкционированного доступа, киберпреступности, программ-вымогателей и стихийных бедствий.
Отличительные черты Системы электронного документооборота

Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

  • Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.

  • Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.

  • Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.

  • Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.

  • Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.

  • Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

Soware логотип
Soware является основным источником сведений о прикладном программном обеспечении для предприятий. Используя наш обширный каталог категорий и программных продуктов, лица, принимающие решения в России и странах СНГ получают бесплатный инструмент для выбора и сравнения систем от разных разработчиков
Проект "СОВАРЕ" Санкт-Петербург, Россия info@soware.ru
2022 Soware.Ru - Умный выбор систем для бизнеса