Платформы вовлечения сотрудников (ПВС) c функцией Учёт рабочего времени и посещаемости

Платформы вовлечения сотрудников (ПВС, англ. Employee Engagement Platforms, EEP) – это онлайн-инструменты и системы, которые помогают организациям создавать и поддерживать здоровую и продуктивную рабочую среду. Они предоставляют сотрудникам возможность общаться, обмениваться идеями и информацией, а также участвовать в корпоративных мероприятиях и проектах.

Вовлечение сотрудников – это комплексный подход к управлению персоналом, направленный на активное участие работников в жизни компании, повышение их мотивации и лояльности, а также на улучшение общей производительности и эффективности организации. Этот процесс включает в себя создание условий, при которых каждый сотрудник чувствует свою значимость, имеет возможность влиять на принятие решений и вносить вклад в достижение общих целей компании.

Основные аспекты вовлечения сотрудников:

• Коммуникация и прозрачность: Открытое общение между руководством и сотрудниками, информирование о текущих и будущих проектах, целях и задачах компании, а также о результатах работы.

• Участие в принятии решений: Предоставление сотрудникам возможности высказывать свое мнение, участвовать в разработке стратегий и принятии решений, влияющих на их работу и условия труда.

• Обучение и развитие: Организация тренингов, семинаров и курсов для повышения квалификации сотрудников, а также создание условий для карьерного роста и развития профессиональных навыков.

• Признание и вознаграждение: Система поощрений за достижения и успехи в работе, которая может включать как материальные, так и нематериальные стимулы.

• Создание комфортной рабочей среды: Обеспечение гибкого графика работы, возможности удаленной работы, создание условий для отдыха и релаксации в офисе.

Корпоративная культура: Формирование и поддержание корпоративной культуры, основанной на ценностях компании, уважении к каждому сотруднику, поддержке и взаимопомощи.

• Обратная связь: Регулярный сбор и анализ обратной связи от сотрудников для выявления проблем и потребностей, а также для корректировки стратегии вовлечения.

• Вовлечение сотрудников способствует формированию сильной команды, готовой к решению сложных задач, повышению уровня удовлетворенности работой и снижению текучести кадров. Это также помогает создать положительный имидж компании как работодателя, привлекающего талантливых и мотивированных специалистов.

Платформы вовлечения сотрудников предназначены для создания и поддержания здоровой и продуктивной рабочей среды, где сотрудники чувствуют себя ценными и вовлечёнными в жизнь компании. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению эффективности работы, улучшению коммуникации и сотрудничества между сотрудниками, а также оптимизации рабочих процессов.

Функциональное предназначение платформ вовлечения сотрудников включает несколько важных аспектов. Во-первых, они предоставляют сотрудникам возможность общаться, обмениваться идеями и информацией, а также участвовать в корпоративных мероприятиях и проектах. Это способствует созданию открытой и доверительной атмосферы в коллективе, где каждый сотрудник чувствует свою значимость и важность для общего дела. Во-вторых, платформы вовлечения сотрудников предлагают различные игровые механики, которые повышают продуктивность, способствуют командообразованию и укрепляют корпоративную культуру. Среди таких механик могут быть корпоративная валюта, награды, рейтинги, конкурсы и квесты, а также магазин брендированных товаров. В-третьих, эти платформы облегчают процесс сбора и анализа данных о персонале, что позволяет руководству принимать обоснованные решения в области управления персоналом.

Платформы вовлечения сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и топ-менеджмент компаний для мониторинга корпоративной культуры, анализа вовлечённости персонала и принятия управленческих решений;
• HR-специалисты и сотрудники отделов кадров для организации обучения и развития персонала, проведения опросов и оценки удовлетворённости работой;
• сотрудники компаний для общения с коллегами, участия в корпоративных мероприятиях, обмена идеями и предложениями по улучшению рабочих процессов;
• проектные команды и рабочие группы для совместной работы, координации действий и обмена информацией в рамках реализуемых проектов;
• внешние консультанты и эксперты, привлекаемые для анализа состояния корпоративной культуры и разработки мер по её улучшению.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса Платформы вовлечения сотрудников (ПВС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретной организации. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой могут потребоваться ПВС с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого числа пользователей, в то время как для небольших компаний важнее простота использования и невысокая стоимость внедрения и обслуживания. Также необходимо учесть отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере IT могут быть востребованы функции для управления проектами и отслеживания задач, а в производственных компаниях — инструменты для организации обучения и повышения квалификации сотрудников. Не менее важны технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности ПВС задачам организации (например, наличие инструментов для проведения опросов и сбора обратной связи, модулей для организации корпоративных мероприятий, систем для отслеживания KPI сотрудников);
• возможность кастомизации интерфейса и функционала под нужды компании;
• наличие мобильных версий и поддержки различных устройств;
• уровень защиты данных и соответствие требованиям законодательства в области информационной безопасности;
• масштабируемость системы и возможность интеграции с другими корпоративными приложениями (CRM, ERP и т. д.);
• стоимость лицензии и обслуживания, включая возможные скрытые расходы;
• наличие техподдержки и обучающих материалов для администраторов и пользователей;
• репутация разработчика и отзывы других компаний, уже использующих данную ПВС.

После анализа всех вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение выбранной ПВС на ограниченном участке или в отдельном подразделении компании. Это позволит выявить возможные проблемы и недочёты, адаптировать систему под специфические требования организации и оценить эффективность её использования перед полномасштабным внедрением. Также важно учесть, что успешное использование ПВС во многом зависит от готовности компании к изменениям в корпоративной культуре и от активного участия руководства в процессе внедрения и использования платформы.

Платформы вовлечения сотрудников предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя укреплению корпоративной культуры, улучшению внутренних коммуникаций и повышению общей эффективности работы.

Во-первых, платформы вовлечения сотрудников позволяют создать атмосферу открытости и доверия, где каждый сотрудник чувствует свою значимость и возможность влиять на принятие важных решений. Это достигается через проведение опросов, голосований, обсуждений и других форм обратной связи, которые помогают руководству лучше понимать потребности и ожидания сотрудников.

Также платформы вовлечения сотрудников способствуют улучшению внутренних коммуникаций, предоставляя сотрудникам возможность обмениваться идеями, опытом и знаниями. Это может включать создание тематических форумов, чатов и групп, где сотрудники могут обсуждать интересующие их вопросы, делиться опытом и помогать друг другу в решении возникающих проблем.

Таким образом, внедрение платформ вовлечения сотрудников является важным шагом на пути к созданию сильной и эффективной команды, обеспечивающей устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории платформ вовлечения сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Коммуникационные инструменты: Система должна предоставлять широкий спектр коммуникационных инструментов, таких как чаты, форумы, блоги и социальные сети внутри компании, чтобы сотрудники могли общаться друг с другом, делиться идеями и обсуждать рабочие вопросы.

• Мероприятия и активности: Система должна предлагать инструменты для организации и проведения различных мероприятий и активностей, направленных на вовлечение сотрудников, таких как конкурсы, викторины, обучающие курсы и тренинги.

• Обратная связь и оценка: Система должна включать инструменты для сбора обратной связи от сотрудников относительно эффективности проводимых мероприятий и предложений по их улучшению, а также возможность оценки удовлетворённости сотрудников существующими программами.

• Признание и награды: Система должна предлагать механизмы для признания достижений и вклада сотрудников в работу компании, например, через систему баллов, наград и сертификатов.

• Интеграция с корпоративными социальными сетями: Система может интегрироваться с корпоративными социальными сетями для расширения возможностей общения и взаимодействия между сотрудниками.

В 2025 году на рынке платформ вовлечения сотрудников (ПВС) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и углублением персонализации пользовательского опыта. Развитие будет направлено на повышение эффективности взаимодействия сотрудников, улучшение аналитики и отчётности, а также на создание более гибких и адаптивных решений, учитывающих специфику различных организаций.

• Интеграция искусственного интеллекта. ПВС будут активно использовать ИИ для анализа поведения сотрудников, прогнозирования их потребностей и автоматизации рутинных задач, что позволит повысить эффективность работы и улучшить пользовательский опыт.

• Расширение возможностей аналитики. Системы будут предоставлять более глубокие аналитические возможности для оценки вовлечённости сотрудников, включая анализ больших объёмов данных и выявление скрытых закономерностей, что поможет принимать обоснованные управленческие решения.

• Персонализация пользовательского интерфейса. ПВС станут предлагать более гибкие настройки интерфейса, позволяющие каждому сотруднику адаптировать систему под свои рабочие задачи и предпочтения, что повысит удобство использования и удовлетворённость пользователей.

• Развитие мобильных решений. Увеличится доля мобильных приложений и веб-интерфейсов, оптимизированных для использования на мобильных устройствах, что обеспечит сотрудникам доступ к системе в любое время и в любом месте.

• Внедрение технологий расширенной реальности (XR). ПВС начнут интегрировать элементы виртуальной и дополненной реальности для проведения виртуальных встреч, обучения и совместной работы над проектами, что сделает взаимодействие более интерактивным и продуктивным.

• Усиление функций социального взаимодействия. Системы будут предоставлять более широкие возможности для общения и сотрудничества между сотрудниками, включая создание тематических сообществ, форумов и инструментов для совместной работы над документами.

• Повышение безопасности и конфиденциальности данных. В условиях растущего внимания к защите персональных данных ПВС будут внедрять более продвинутые механизмы шифрования и аутентификации, а также предоставлять инструменты для управления доступом к информации.

Россия

ТопФактор

США

Workday HCM