Описание системы ЭльДокА

ЭльДокА — это система для создания электронных архивов, позволяющая паспортизировать документы в терминах онтологической модели и управлять ими. Программный продукт ЭльДокА от компании-разработчика ОТ-ОЙЛ предназначен для создания и управления электронными архивами, включающими неструктурированную информацию, файловые и бумажные документы. Продукт позволяет осуществлять паспортизацию документов в терминах онтологической модели, группировать файлы по карточкам документов, управлять реестром карточек, осуществлять поиск по содержимому и атрибутам, контролировать доступ и анализировать качество заполнения карточек.

Система ЭльДокА ориентирована на специалистов по управлению документами, администраторов корпоративных информационных систем, руководителей подразделений, ответственных за документооборот, а также на ИТ-специалистов, занимающихся внедрением и поддержкой систем электронного архивирования в организациях.

Система будет полезна компаниям среднего и крупного бизнеса различных отраслей, где существует необходимость в систематизации и управлении большими объёмами неструктурированной информации, бумажных и электронных документов, например, в производственных, энергетических, финансовых и других корпорациях с разветвлённой структурой и значительным документооборотом.

Функциональные возможности ЭльДокА:

• Группировка файлов. Платформа позволяет группировать файлы по карточкам документов — вручную или с применением сервисов искусственного интеллекта. Это упрощает организацию и поиск документов в электронном архиве.

• Управление реестром карточек. ЭльДокА предоставляет инструменты для управления реестром карточек документов: возможна сортировка, группировка, выгрузка данных, а также связывание карточек между собой для установления взаимосвязей между документами.

• Поиск данных. Система обеспечивает поиск информации по содержимому файлов и атрибутам карточек документов, что позволяет быстро находить необходимые данные в большом объёме информации.

• Просмотр и редактирование. Пользователи могут просматривать карточки документов и содержимое файлов, а также вносить изменения в атрибуты карточек и добавлять или удалять файлы, что обеспечивает гибкость в управлении данными.

• Управление сканированием. Платформа поддерживает управление сканированием бумажных документов и позволяет привязывать скан-образы к соответствующим карточкам документов, облегчая переход от бумажных архивов к электронным.

• Настройка карточек документов. ЭльДокА даёт возможность настраивать типы документов, списки атрибутов и структуру карточек, а также устанавливать правила контроля заполнения карточек и правила доступа к ним, что позволяет адаптировать систему под специфические требования организации.

• Анализ качества заполнения карточек. Система способна анализировать качество и полноту заполнения карточек документов, что помогает поддерживать высокий уровень структурированности и информативности электронного архива.