Северо-Американские (США) Системы первичного бухгалтерского учёта (СПБУ)

Системы первичного бухгалтерского учёта (СПБУ, англ. Primary Accounting Systems, PA) — это программные решения, предназначенные для автоматизации процессов обработки первичных документов. Эти системы позволяют регистрировать, проверять, классифицировать и хранить первичные документы, такие как накладные, акты, счета-фактуры и другие, обеспечивая при этом ведение учета по счетам и формирование финансовой отчетности.

Первичный бухгалтерский учёт – это основа всей системы бухгалтерского учёта, представляющая собой процесс документирования всех хозяйственных операций компании. Он включает в себя регистрацию, измерение и хранение информации о всех экономических событиях, происходящих в организации, начиная от закупки сырья и материалов до продажи готовой продукции.

Основные задачи первичного бухгалтерского учёта:

• Сбор информации: Сбор и регистрация данных о всех операциях, происходящих в компании, включая данные о движении активов, обязательствах, доходах и расходах.

• Измерение операций: Оценка стоимости и количественных характеристик хозяйственных операций для их отражения в учёте.

• Регистрация операций: Оформление хозяйственных операций в соответствующих первичных документах, которые служат основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

• Обеспечение сохранности документов: Хранение первичных документов в течение установленного законодательством срока для возможности проверки и подтверждения данных бухгалтерского учёта.

Первичные документы играют ключевую роль в первичном бухгалтерском учёте, поскольку именно они подтверждают факт совершения хозяйственной операции и содержат необходимую информацию для её отражения в учёте. Существуют различные виды первичных документов, такие как счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие, которые классифицируются в зависимости от места их составления и назначения.

При ведении первичного бухгалтерского учёта важно соблюдать установленные законодательством требования к содержанию первичных документов, которые должны включать наименование документа, дату его составления, сведения о составителе, информацию о хозяйственной операции, числовые и денежные характеристики операции, а также подписи ответственных лиц.

Эффективное ведение первичного бухгалтерского учёта требует чёткого понимания требований законодательства, правильной классификации и оформления первичных документов, а также своевременного представления их в бухгалтерское подразделение для отражения операций в учёте.

Системы первичного бухгалтерского учёта предназначены для автоматизации и оптимизации процессов сбора, регистрации и хранения первичной документации, обеспечивая точность, надёжность и актуальность учётной информации. Они играют ключевую роль в управлении финансовыми потоками компании, упрощая и ускоряя процессы бухгалтерского учёта, снижая риски ошибок и искажений в учёте, а также повышая общую эффективность работы бухгалтерии.

Эти системы включают в себя функции для ввода и обработки первичных документов, таких как счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие, автоматического формирования проводок по операциям, учёта доходов и расходов, расчёта налогов, формирования финансовой отчётности и анализа финансовых показателей. Они разработаны с учётом специфики и потребностей различных отраслей и типов бизнеса, предлагая им функционал, необходимый для успешного ведения бухгалтерского учёта и повышения эффективности работы. Благодаря использованию систем первичного бухгалтерского учёта компании могут сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не тратя время и ресурсы на рутинные задачи по обработке первичной документации.

Системы первичного бухгалтерского учёта в основном используют следующие группы пользователей:

• малые и средние предприятия, которым необходима автоматизация обработки первичных документов для оптимизации бухгалтерского учёта и снижения трудозатрат;
• крупные компании, имеющие разветвлённую структуру и нуждающиеся в централизованном учёте первичных документов и формировании консолидированной отчётности;
• бухгалтерские и аудиторские фирмы, оказывающие услуги по ведению учёта и требующие инструмента для работы с первичными документами клиентов;
• филиалы и подразделения крупных корпораций, которым нужно вести локальный учёт и интегрировать данные в общую систему компании;
• организации, стремящиеся повысить точность и скорость обработки учётных данных, минимизировать ошибки и обеспечить соответствие законодательным требованиям.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

При выборе программного продукта из функционального класса Системы первичного бухгалтерского учёта (СПБУ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как для крупных корпораций потребуются системы с расширенными возможностями интеграции, масштабируемости и обеспечения многопользовательского доступа. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в сфере торговли могут быть особые требования к учёту товаров и работе с накладными, а в строительной отрасли — к учёту материалов и выполнению специфических расчётов. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания системы (локально или в облачной среде). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части автоматизации рутинных операций, наличия инструментов для проверки корректности данных, возможностей формирования регламентированной отчётности и обеспечения соответствия законодательным и налоговым требованиям.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы специфике бизнес-процессов компании (например, наличие модулей для учёта специфических видов операций);
• возможность интеграции с другими используемыми системами (ERP, CRM и т. д.);
• поддержка необходимых форматов электронных документов и обмена данными с государственными информационными системами;
• наличие механизмов обеспечения безопасности данных и защиты от несанкционированного доступа;
• возможности кастомизации и настройки системы под уникальные требования бизнеса;
• наличие развитой системы отчётности, включая стандартные и настраиваемые отчёты;
• поддержка актуальных законодательных и налоговых требований (например, требований к оформлению счетов-фактур и других первичных документов);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

Окончательный выбор СПБУ должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом долгосрочных целей развития бизнеса и потенциальных потребностей в расширении функциональности системы. Важно также предусмотреть возможность масштабирования системы в случае роста объёмов данных и увеличения числа пользователей, а также оценить риски, связанные с зависимостью от конкретного поставщика программного обеспечения.

Системы первичного бухгалтерского учёта представляют собой комплексные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов сбора, регистрации и обработки первичной бухгалтерской информации. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества систем первичного бухгалтерского учёта включают:

• Автоматизация сбора данных: Эти системы позволяют автоматизировать процесс сбора первичной бухгалтерской информации, такой как операции продаж, закупок, расчётов с персоналом и т.д., что значительно сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, и снижает риск ошибок.

• Регистрация и обработка операций: Автоматизация процессов регистрации и обработки бухгалтерских операций позволяет компаниям более эффективно управлять своими финансовыми потоками, обеспечивая точность и актуальность данных бухгалтерского учёта.

• Формирование отчётности: Системы первичного бухгалтерского учёта предоставляют возможность автоматического формирования различных видов отчётности, таких как баланс, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и т.п., что упрощает процесс подготовки финансовой отчётности и повышает её качество.

• Улучшение контроля и анализа: Автоматизация процессов бухгалтерского учёта способствует повышению эффективности контроля и анализа финансовых показателей компании, позволяя своевременно выявлять тенденции и принимать обоснованные управленческие решения.

• Возможность интеграции с другими системами: Системы первичного бухгалтерского учёта могут интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM и HR, что обеспечивает обмен данными в реальном времени и повышает эффективность работы всей организации.

В целом, внедрение систем первичного бухгалтерского учёта является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению качества учёта и отчётности.

Для того чтобы соответствовать категории систем первичного бухгалтерского учёта, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Ведение главной книги. Система должна предоставлять инструменты для ведения главной книги, включая возможность ввода операций, просмотра сальдо по счетам и формирования оборотно-сальдовой ведомости.

• Учёт операций. Функция для автоматического или ручного ввода операций, связанных с движением денежных средств, товаров и услуг, с возможностью детализации до уровня субсчетов.

• Формирование проводок. Система должна обеспечивать автоматическое формирование бухгалтерских проводок на основе введённых операций, а также возможность ручной корректировки проводок при необходимости.

• Подготовка отчётности. Возможность формирования различных видов бухгалтерской отчётности, включая баланс, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и другие формы, необходимые для отчётности перед контролирующими органами.

• Безопасность данных. Система должна обеспечивать защиту данных от несанкционированного доступа, а также возможность резервного копирования и восстановления информации в случае сбоя.

В 2025 году на рынке систем первичного бухгалтерского учёта (СПБУ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с облачными технологиями, расширения применения искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации рутинных операций, повышения уровня безопасности данных, развития мобильных решений, внедрения технологий блокчейн для обеспечения прозрачности и неизменности данных, а также дальнейшего развития стандартов взаимодействия с другими корпоративными системами.

• Интеграция с облачными технологиями. СПБУ будут всё чаще базироваться на облачных платформах, что обеспечит масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру, а также упростит доступ к данным из любой точки.

• Применение искусственного интеллекта. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматического распознавания и классификации первичных документов, выявления аномалий в данных и прогнозирования финансовых показателей.

• Усиление мер безопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СПБУ будут внедрять более сложные системы шифрования, многофакторной аутентификации и мониторинга безопасности данных.

• Развитие мобильных решений. Мобильные версии СПБУ станут более функциональными, позволяя пользователям регистрировать и обрабатывать первичные документы в режиме реального времени с мобильных устройств.

• Внедрение блокчейн-технологий. Блокчейн будет использоваться для создания неизменяемых реестров первичных документов, что повысит доверие к данным и упростит аудит.

• Стандартизация взаимодействия с другими системами. СПБУ будут предлагать более гибкие и стандартизированные API для интеграции с ERP-системами, системами электронного документооборота и другими корпоративными приложениями.

• Автоматизация генерации отчётности. Системы будут предоставлять более продвинутые инструменты для автоматического формирования финансовой отчётности в соответствии с актуальными законодательными и бухгалтерскими стандартами.

Россия

Контур.Эльба, Контур.Экстерн, Небо, 1С:БизнесСтарт, 1С:Бухгалтерия, БухСофт, Инфо-Предприятие Бухгалтерия, Мои финансы, Парус Бухгалтерия, Entera, Турбо Бухгалтер, ITFB EasyDoc, Моё дело, ContentCapture, LDM.Финансовый архив, Lexema-SR, Контур.Взаиморасчеты, Контур.Бухгалтерия

Казахстан

MyBuh

США

ABBYY FineReader