Системы первичного бухгалтерского учёта (СПБУ)

Системы первичного бухгалтерского учёта (СПБУ, англ. Primary Accounting Systems, PA) — это программные решения, предназначенные для автоматизации процессов обработки первичных документов. Эти системы позволяют регистрировать, проверять, классифицировать и хранить первичные документы, такие как накладные, акты, счета-фактуры и другие, обеспечивая при этом ведение учета по счетам и формирование финансовой отчетности.

Первичный бухгалтерский учёт – это основа всей системы бухгалтерского учёта, представляющая собой процесс документирования всех хозяйственных операций компании. Он включает в себя регистрацию, измерение и хранение информации о всех экономических событиях, происходящих в организации, начиная от закупки сырья и материалов до продажи готовой продукции.

Основные задачи первичного бухгалтерского учёта:

• Сбор информации: Сбор и регистрация данных о всех операциях, происходящих в компании, включая данные о движении активов, обязательствах, доходах и расходах.

• Измерение операций: Оценка стоимости и количественных характеристик хозяйственных операций для их отражения в учёте.

• Регистрация операций: Оформление хозяйственных операций в соответствующих первичных документах, которые служат основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

• Обеспечение сохранности документов: Хранение первичных документов в течение установленного законодательством срока для возможности проверки и подтверждения данных бухгалтерского учёта.

Первичные документы играют ключевую роль в первичном бухгалтерском учёте, поскольку именно они подтверждают факт совершения хозяйственной операции и содержат необходимую информацию для её отражения в учёте. Существуют различные виды первичных документов, такие как счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие, которые классифицируются в зависимости от места их составления и назначения.

При ведении первичного бухгалтерского учёта важно соблюдать установленные законодательством требования к содержанию первичных документов, которые должны включать наименование документа, дату его составления, сведения о составителе, информацию о хозяйственной операции, числовые и денежные характеристики операции, а также подписи ответственных лиц.

Эффективное ведение первичного бухгалтерского учёта требует чёткого понимания требований законодательства, правильной классификации и оформления первичных документов, а также своевременного представления их в бухгалтерское подразделение для отражения операций в учёте.

Системы первичного бухгалтерского учёта предназначены для автоматизации и оптимизации процессов сбора, регистрации и хранения первичной документации, обеспечивая точность, надёжность и актуальность учётной информации. Они играют ключевую роль в управлении финансовыми потоками компании, упрощая и ускоряя процессы бухгалтерского учёта, снижая риски ошибок и искажений в учёте, а также повышая общую эффективность работы бухгалтерии.

Эти системы включают в себя функции для ввода и обработки первичных документов, таких как счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие, автоматического формирования проводок по операциям, учёта доходов и расходов, расчёта налогов, формирования финансовой отчётности и анализа финансовых показателей. Они разработаны с учётом специфики и потребностей различных отраслей и типов бизнеса, предлагая им функционал, необходимый для успешного ведения бухгалтерского учёта и повышения эффективности работы. Благодаря использованию систем первичного бухгалтерского учёта компании могут сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не тратя время и ресурсы на рутинные задачи по обработке первичной документации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бухгалтерский баланс

Функции бухгалтерского баланса позволяют создавать общий финансовый отчет, используемый в качестве моментального снимка активов, обязательств и капитала компании в определенный момент времени

Валютный учет

Функции валютного учёта позволяют использовать в качестве расчётной единицы различные валюты

Выставление счетов

Функции выставления счетов позволяют выставлять счета и накладные клиентам, часто в сочетании с возможностью отслеживания непогашенных платежей

Главная книга

Функции главной книги позволяют вести основной сводный регистр бухучета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счетам

Дебиторская задолженность

Функции дебиторской задолженности позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры и отслеживать задолженность клиентов и должников

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кредиторская задолженность

Функции кредиторской задолженности позволяют управлять долгами кредиторам и поставщикам

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отслеживание расходов

Функции отслеживания расходов позволяют контролировать расходы в рамках бюджета

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Платежная ведомость

Функции платёжной ведомости позволяют управлять заработной платой сотрудников с отслеживанием налогов, пенсионных и прочих выплат

Управление календарём

Функции управления календарем позволяют управлять и автоматически формировать события для планирования предоставления отчетности, консолидации событий между подразделениями

Электронная подпись

Функции электронной подписи позволяют пользователям использовать цифровую подпись в качестве подтверждения намерения подписать документ

Соответствие 152-ФЗ

Соответствие 152-ФЗ обеспеивает поддержку норм Федерального закона Российской федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего деятельность по обработке персональных данных

Системы первичного бухгалтерского учёта представляют собой комплексные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов сбора, регистрации и обработки первичной бухгалтерской информации. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества систем первичного бухгалтерского учёта включают:

• Автоматизация сбора данных: Эти системы позволяют автоматизировать процесс сбора первичной бухгалтерской информации, такой как операции продаж, закупок, расчётов с персоналом и т.д., что значительно сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, и снижает риск ошибок.

• Регистрация и обработка операций: Автоматизация процессов регистрации и обработки бухгалтерских операций позволяет компаниям более эффективно управлять своими финансовыми потоками, обеспечивая точность и актуальность данных бухгалтерского учёта.

• Формирование отчётности: Системы первичного бухгалтерского учёта предоставляют возможность автоматического формирования различных видов отчётности, таких как баланс, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и т.п., что упрощает процесс подготовки финансовой отчётности и повышает её качество.

• Улучшение контроля и анализа: Автоматизация процессов бухгалтерского учёта способствует повышению эффективности контроля и анализа финансовых показателей компании, позволяя своевременно выявлять тенденции и принимать обоснованные управленческие решения.

• Возможность интеграции с другими системами: Системы первичного бухгалтерского учёта могут интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM и HR, что обеспечивает обмен данными в реальном времени и повышает эффективность работы всей организации.

В целом, внедрение систем первичного бухгалтерского учёта является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению качества учёта и отчётности.

Для того чтобы соответствовать категории систем первичного бухгалтерского учёта, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Ведение главной книги. Система должна предоставлять инструменты для ведения главной книги, включая возможность ввода операций, просмотра сальдо по счетам и формирования оборотно-сальдовой ведомости.

• Учёт операций. Функция для автоматического или ручного ввода операций, связанных с движением денежных средств, товаров и услуг, с возможностью детализации до уровня субсчетов.

• Формирование проводок. Система должна обеспечивать автоматическое формирование бухгалтерских проводок на основе введённых операций, а также возможность ручной корректировки проводок при необходимости.

• Подготовка отчётности. Возможность формирования различных видов бухгалтерской отчётности, включая баланс, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и другие формы, необходимые для отчётности перед контролирующими органами.

• Безопасность данных. Система должна обеспечивать защиту данных от несанкционированного доступа, а также возможность резервного копирования и восстановления информации в случае сбоя.

Россия

Контур.Экстерн, Контур.Эльба, Мои финансы, Небо, 1С:БизнесСтарт, ITFB EasyDoc, 1С:Бухгалтерия, БухСофт, Инфо-Предприятие Бухгалтерия, Парус Бухгалтерия, Турбо Бухгалтер, Entera, Моё дело, ContentCapture, Lexema-SR

Казахстан

MyBuh

Белоруссия

Делай Дело