Системы мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов c функцией Подача заявок на участие

Системы мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов (СМТТЗА, англ. Tenders, Purchases and Auctions Monitoring Systems, TPAM) — это специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизированного отслеживания и анализа закупочной деятельности в режиме реального времени. Данные системы позволяют пользователям получать актуальную информацию о проводимых торгах, анализировать рынок закупок, оценивать конкурентную среду и своевременно реагировать на новые возможности для участия в тендерах.

Мониторинг тендеров, торгов, закупок и аукционов представляет собой систематическую деятельность, направленную на отслеживание и анализ закупочной деятельности организаций и государственных структур. Она включает сбор, обработку и анализ данных о проводимых тендерах и закупках с целью выявления актуальных возможностей для участия, оценки конкурентной среды, прогнозирования тенденций рынка и принятия обоснованных управленческих решений. Такой мониторинг позволяет компаниям оперативно реагировать на изменения в сфере закупок, оптимизировать свои бизнес-процессы и повышать эффективность участия в тендерах.

Ключевые аспекты данного процесса:

• сбор информации о предстоящих и текущих тендерах и закупках,
• анализ условий участия и требований к участникам,
• оценка конкурентной среды и вероятности успеха в тендере,
• отслеживание изменений в законодательстве и правилах проведения закупок,
• выявление тенденций и закономерностей в закупочной деятельности,
• формирование базы данных для последующего анализа и использования в стратегическом планировании.

Важную роль в осуществлении мониторинга играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют процесс сбора и анализа данных, обеспечивают доступ к актуальной информации в режиме реального времени и позволяют существенно повысить эффективность мониторинга. Системы мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов (СМТТЗА) являются ключевым инструментом для реализации данной деятельности, обеспечивая глубокий анализ рынка и поддержку принятия взвешенных управленческих решений.

Системы мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов предназначены для обеспечения пользователей актуальной и структурированной информацией о закупочной деятельности в режиме реального времени, позволяя эффективно отслеживать новые возможности для участия в торгах и анализировать рыночную ситуацию. Эти системы создают единую информационную среду, где пользователи могут осуществлять поиск интересующих тендеров по множеству параметров, получать персонализированные уведомления о новых закупках, оценивать конкурентную среду и формировать собственную базу потенциальных контрактов, что значительно упрощает процесс подготовки к участию в торгах.

Функциональное назначение систем охватывает комплексную поддержку закупочной деятельности, включая автоматизированный сбор данных с различных торговых площадок, обработку и анализ информации о проводимых закупках, формирование статистических показателей и трендов рынка, а также предоставление инструментов для оценки экономической целесообразности участия в конкретных торгах. Особое внимание уделяется обеспечению точности и актуальности данных, возможности глубокой фильтрации результатов поиска и формированию индивидуальных сценариев мониторинга, что позволяет пользователям максимально эффективно использовать потенциал существующих закупочных процедур.

Системы мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов в основном используют следующие группы пользователей:

• компании-поставщики и подрядчики, которые ищут возможности для участия в тендерах и хотят оперативно получать информацию о новых закупках;
• государственные и муниципальные учреждения, стремящиеся оптимизировать процесс закупок, повысить его прозрачность и эффективность, а также анализировать рынок поставщиков;
• консалтинговые и аудиторские компании, оказывающие услуги в сфере закупок и нуждающиеся в данных для анализа рынка, оценки конкурентной среды и подготовки рекомендаций клиентам;
• аналитические и исследовательские центры, занимающиеся изучением рынка закупок, трендов в отрасли и конкурентной среды;
• юридические фирмы, предоставляющие услуги в области тендерного сопровождения и нуждающиеся в актуальной информации о закупках для защиты интересов своих клиентов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика заказчика

Функции Аналитики заказчика позволяют исследовать основную информацию об организаторе закупок, рассмотреть историю проведения закупочных процедур данной компанией (организацией), получив необходимые базовые сведения для дальнейшего принятия решений

Аналитика закупки

Функции Аналитики закупки позволяют получить развёрнутую дополнительную визуализированную аналитическую информацию в удобном виде (таблицы, графики и диаграммы), позволяющую быстро понять характеристики закупки

Аналитика поставщика

Функции Аналитики поставщика позволяют изучить основную информацию о компаниях, участвующих в закупке, и рассмотреть историю участия этой организации в закупочной процедуре. Такая информация может быть полезна как для заказчиков при определении надёжности и выборе подрядчиков, так и для поставщиков при исследовании конкурентного ландшафта

Документы закупки

Функции получения Документов закупки предоставляют возможность открыть или выгрузить из сервиса основные документы по тендеру, например, техническое задание (ТЗ), спецификации, лоты, шаблоны договоров, правила проведения процедуры и прочее

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Календарное планирование

Функции Календарного планирования позволяют использовать сервис для управления делами, связанными с участием в закупочных процедурах. Быстро заносить в календарь дел контрольные вехи закупок и связанные действия

Контроль изменений закупки

Функции Контроля изменений закупки позволяют настроить в системе уведомления на случай изменения параметров или статусов интересующих закупок, с отправкой этих уведомлений в системе, по электронной почте или по SMS

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Организация конкурсных процедур

Функции Организации конкурсных процедур позволяют заказчикам использовать сервис как тендерную платформу, создавая на ней новые закупки, тендеры и конкурсы, настраивая характеристики, прикрепляя документы и направляя запросы информации (RFI) и запросы коммерческих предложений (RFP)

Отслеживание новых закупок

Функции Отслеживания новых закупок дают возможность компаниям, участвующим в закупках, настраивать систему для автоматического отслеживания и фильтрации создаваемых разными заказчиками закупок, и дальнейшего получения уведомлений о появлении интересующих тендеров

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Подача заявок на участие

Функции Подачи заявок на участие позволяют компаниям, участвующим в закупках, формировать собственные заявки для заказчиков с предложениями об условиях закупки, загружать тендерные документы, взаимодействовать с заказчиком

Поиск по информационной базе

Функции Поиска по информационной базе позволяют организовать нахождение закупок, заказчиков и поставщиков по тексту (полнотекстовый поиск) и по характеристикам закупок (параметрический поиск)

Прогнозирование итогов тендера

Функции Прогнозирования итогов тендера позволяют компаниям, участвующим в закупках, на базе массивов исторических больших данных и интеллектуальных алгоритмов анализа давать прогнозы об исходе закупки для принятия решений, стоит ли тратить ресурсы на организацию участия в отдельно взятом тендере

Результаты закупки

Функции просмотра Результатов закупки позволяет оперативно получать сведения об итогах проведения конкурентных закупочных процедур, тендеров и конкурсов

Сведения о закупке

Функции просмотра Сведений о закупке позволяют ознакамливаться на портале со всеми данными по закупке, о виде закупочной процедуры, о поставщике, о требованиях к поставке, о лотах и прочей информации

Финансовые сервисы

Финансовые сервисы, предлагаемые как дополнение в системах управления закупками, позволяют организовывать удобные взаиморасчёты между заказчиками и поставщиками

Государственные закупки

Наличие базы данных по Государственным закупкам позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к госзакупкам (в России по 44-ФЗ)

Закупки ГОЗ

Наличие базы данных по Закупкам ГОЗ (государственный оборонный заказ) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к данным гособоронзаказа

Закупки компаний с госучастием

Наличие базы данных по Закупкам компаний с госучастием позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к закупкам компаний с госучастием (в России по 223-ФЗ)

Закупки частных компаний

Наличие базы данных по Закупкам частных компаний позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к соответствующим частным закупкам

Продажа имущества

Наличие базы данных по Продаже имущества (например, банкротов) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие процедуры на платформе, либо агрегировать информацию о продаже имущества из разрозненных баз. В итоге покупатели получают доступ к соответствующим данным

При выборе программного продукта из функционального класса систем мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов (СМТТЗА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных бизнес-условиях. Важно проанализировать масштаб деятельности компании — для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции отслеживания тендеров, тогда как крупные корпорации и холдинги потребуют расширенного функционала, включая глубокий анализ рынка, интеграцию с корпоративными информационными системами и возможности прогнозирования. Также следует учитывать отраслевую специфику — например, в сфере государственных закупок требования к отчётности и соответствию нормативным актам будут строже, чем в коммерческом секторе. Не менее важны технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, возможности масштабирования системы.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу бизнеса (базовые функции для малого бизнеса, расширенный набор инструментов для крупных компаний);
• наличие модулей для интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.);
• возможности аналитики и отчётности (стандартные и настраиваемые отчёты, инструменты для прогнозирования и анализа трендов);
• поддержка различных форматов данных и источников информации (API, веб-скрапинг, прямые интеграции с электронными площадками);
• уровень безопасности и соответствия нормативным требованиям (шифрование данных, аутентификация, соответствие стандартам защиты информации);
• возможности кастомизации и адаптации системы под специфические отраслевые требования;
• наличие механизмов для отслеживания изменений в законодательстве и нормативных актах, влияющих на закупочную деятельность;
• производительность и надёжность работы системы (время отклика, устойчивость к высоким нагрузкам, доступность сервисов).

Кроме того, стоит обратить внимание на качество технической поддержки и обучения пользователей, наличие обновлений и развития продукта со стороны разработчика, а также на репутацию компании-разработчика и отзывы других пользователей. Важно оценить, насколько система способна адаптироваться к изменениям на рынке и в законодательстве, а также учесть стоимость владения системой, включая лицензионные платежи, затраты на внедрение, обучение персонала и техническое обслуживание.

Системы мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов предоставляют компаниям мощный инструмент для эффективного управления закупочной деятельностью и развития бизнеса на конкурентном рынке.

• Своевременное информирование. Компании получают мгновенные уведомления о новых закупках, соответствующих их профилю деятельности, что позволяет оперативно реагировать на появляющиеся возможности и не пропускать потенциально выгодные тендеры.

• Анализ конкурентной среды. Системы позволяют отслеживать активность конкурентов, оценивать их участие в торгах, анализировать ценовые предложения и формировать стратегию участия на основе полученных данных.

• Оптимизация ресурсов. Автоматизированный поиск и фильтрация тендеров существенно сокращают временные затраты на мониторинг рынка, позволяя специалистам концентрироваться на подготовке качественных заявок и анализе перспективных контрактов.

• Прогнозирование рынка. На основе собранных данных компании могут прогнозировать тенденции развития отрасли, оценивать объемы закупок и планировать свою деятельность с учетом рыночной конъюнктуры.

• Управление рисками. Системы помогают выявлять потенциально проблемные закупки, анализировать требования заказчиков и оценивать свои шансы на победу, что снижает вероятность нецелевого участия в торгах.

• Стратегическое планирование. Компании получают возможность формировать долгосрочную стратегию участия в тендерах, основываясь на актуальных данных о рынке, потребностях заказчиков и собственных возможностях.

• Контроль эффективности. Системы позволяют отслеживать результаты участия в торгах, анализировать причины побед и поражений, корректировать стратегию и тактику участия для повышения эффективности закупочной деятельности.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматический сбор данных о тендерах, торгах, закупках и аукционах с различных электронных площадок,
• фильтрация и сортировка информации по заданным критериям (например, по отрасли, региону, сумме контракта, срокам подачи заявок),
• отслеживание статусов тендеров и изменений в их условиях в режиме реального времени,
• уведомление пользователей о появлении новых тендеров, соответствующих их критериям поиска,
• формирование подборок тендеров с учётом индивидуальных предпочтений и стратегии участия пользователя.

В 2025 году на рынке систем мониторинга тендеров, торгов, закупок и аукционов (СМТТЗА) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня автоматизации процессов и углублённого анализа данных. Развитие будет направлено на улучшение пользовательского опыта, повышение точности прогнозирования и обеспечение более глубокого понимания рыночной динамики.

• Интеграция искусственного интеллекта. Применение алгоритмов машинного обучения для анализа больших объёмов данных о закупках, выявления закономерностей и прогнозирования тенденций рынка, что позволит пользователям принимать более обоснованные решения.

• Использование технологий Big Data. Обработка и анализ колоссальных массивов данных из различных источников для получения всесторонней картины рынка закупок и выявления скрытых возможностей для участия в тендерах.

• Развитие API и интеграционных решений. Расширение возможностей интеграции СМТТЗА с другими корпоративными системами (ERP, CRM и др.) для обеспечения бесшовного обмена данными и повышения эффективности бизнес-процессов.

• Внедрение технологий блокчейн. Обеспечение прозрачности и неизменности данных о закупках, что повысит доверие участников рынка и упростит процесс верификации информации о тендерах и торгах.

• Повышение уровня автоматизации отчётов. Автоматическое формирование аналитических отчётов на основе собранных данных, что сократит время на подготовку отчётности и повысит её точность.

• Улучшение пользовательского интерфейса и UX/UI-дизайна. Создание более интуитивно понятных и удобных интерфейсов для работы с системой, что сделает взаимодействие с СМТТЗА более комфортным и эффективным.

• Развитие мобильных решений. Расширение функциональности мобильных приложений для СМТТЗА, что позволит пользователям получать доступ к информации и управлять участием в тендерах в любое время и из любого места.

Россия

РосТендер, B2B-Center, ИС-Закупки, TenderWin, Интеллект Центр ЭТП, Сбербанк-АСТ, АСТ ГОЗ, РТС-Тендер, ТЭК-Торг, ЕИС Закупки, Росэлторг, ЭТП ГПБ, РАД, Гарант Тендер, Seldon.Pro