Северо-Американские (США) Системы выставления счетов

Системы выставления счетов (СВС, англ. Billing and Invoicing Systems, BIS) представляют собой программные решения, предназначенные для автоматизации процесса создания, отправки и отслеживания счетов клиентам. Эти системы играют ключевую роль в ведении бизнеса, облегчая взаимодействие с клиентами и обеспечивая прозрачность финансовых операций.

Выставление счетов – это ключевой элемент в процессе бухгалтерского учёта, представляющий собой процедуру оформления и отправки документов, подтверждающих продажу товаров или оказание услуг, с указанием суммы задолженности клиента перед продавцом. Этот процесс играет важную роль в управлении дебиторской задолженностью, обеспечивая прозрачность финансовых операций и способствуя эффективному сбору платежей.

Основные этапы процесса выставления счетов включают:

• Подготовка счёта: На этом этапе формируется документ, содержащий информацию о проданных товарах или услугах, их количестве, цене за единицу, общей сумме к оплате, а также условиях оплаты и доставки.

• Автоматизация процесса: Использование специализированных программ и облачных сервисов позволяет автоматизировать многие аспекты выставления счетов, включая автоматическое заполнение данных о клиенте и товаре из базы данных, расчёт НДС и формирование счёта в электронном виде.

• Отправка счёта: После подготовки счёт отправляется клиенту по электронной почте, факсу или обычной почтой. Современные технологии позволяют также отправлять счета в виде SMS-сообщений или через мобильные приложения.

• Контроль оплаты: После отправки счёта важно контролировать процесс оплаты, чтобы избежать просрочек и обеспечить своевременное поступление денежных средств. Для этого используются различные инструменты отслеживания платежей, такие как электронные системы напоминаний и уведомления об оплате.

• Управление дебиторской задолженностью: Регулярный мониторинг состояния дебиторской задолженности позволяет выявлять проблемные счета и принимать меры по их урегулированию, например, путём переговоров с клиентом о продлении срока оплаты или применения штрафных санкций за просрочку платежа.

Выбор программы для выставления счетов зависит от конкретных потребностей бизнеса, системы налогообложения, количества сотрудников и объёма операций. Важно найти сервис, который предлагает необходимый функционал по доступной цене и обеспечивает высокое качество технической поддержки.

Системы выставления счетов предназначены для автоматизации процесса формирования и отправки счетов клиентам, обеспечивая точность и своевременность расчётов между поставщиками и потребителями услуг. Они играют ключевую роль в управлении финансовыми потоками компании, упрощая и ускоряя процессы взаиморасчётов, сокращая количество просроченных платежей и повышая общую эффективность работы бухгалтерии.

Эти системы включают в себя функции для создания и редактирования шаблонов счетов, автоматической генерации счетов на основе заданных условий, отправки счетов клиентам по электронной почте или другим каналам связи, отслеживания оплат и формирования отчётов о состоянии взаиморасчётов. Они разработаны с учётом специфики и потребностей различных отраслей и типов бизнеса, предлагая им функционал, необходимый для успешного управления финансами и повышения эффективности работы. Благодаря использованию систем выставления счетов компании могут сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не тратя время и ресурсы на рутинные задачи по формированию и отправке счетов клиентам.

Системы выставления счетов в основном используют следующие группы пользователей:

• компании, оказывающие услуги или поставляющие товары в B2B-сегменте, которым необходимо автоматизировать процесс выставления счетов корпоративным клиентам;
• предприятия сферы услуг (консультационные, образовательные, медицинские и другие), нуждающиеся в систематизации и упрощении процесса биллинга;
• интернет-магазины и онлайн-платформы, реализующие товары и услуги и требующие автоматизации формирования и отправки счетов покупателям;
• организации с подписной моделью бизнеса (например, провайдеры облачных услуг, стриминговые сервисы), которым необходимо регулярно выставлять счета подписчикам;
• компании с большим объёмом транзакций, стремящиеся оптимизировать процессы учёта и контроля финансовых операций и снизить вероятность ошибок.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы выставления счетов (СВС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Важно оценить масштаб деятельности компании — для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным предприятиям потребуются системы с расширенными возможностями, поддержкой большого объёма данных и высокой нагрузкой. Также следует учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в сфере телекоммуникаций или энергетики могут быть специфические правила формирования и отправки счетов, которые должны поддерживаться СВС. Не менее важны технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности интеграции с другими корпоративными системами (например, с ERP или CRM). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с автоматизацией расчётов, поддержкой различных форматов счетов и возможностей их персонализации, наличием инструментов для отслеживания статусов оплаты и анализа дебиторской задолженности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (поддержка используемых операционных систем, баз данных, сетевых протоколов);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• набор функциональных возможностей (автоматизация расчётов, шаблоны счетов, персонализация документов, отслеживание статусов оплаты, аналитика дебиторской задолженности);
• поддержка отраслевых стандартов и требований (например, специфические форматы счетов для телекоммуникационной отрасли или требования к учёту энергоресурсов);
• масштабируемость системы (возможность расширения функционала и увеличения нагрузки в соответствии с ростом бизнеса);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование информации, разграничение прав доступа, защита от несанкционированного доступа);
• наличие средств для резервного копирования и восстановления данных;
• удобство пользовательского интерфейса и простота обучения сотрудников работе с системой;
• стоимость владения системой, включая лицензии, техническую поддержку и возможные дополнительные расходы.

Окончательный выбор СВС должен базироваться на тщательном анализе потребностей бизнеса, оценке доступных решений с точки зрения их соответствия ключевым критериям и прогнозировании долгосрочных эффектов от внедрения системы. Необходимо также учитывать репутацию разработчика, наличие квалифицированной технической поддержки и возможности кастомизации системы под специфические задачи компании.

Системы выставления счетов представляют собой специализированные решения, предназначенные для автоматизации процессов создания, отправки и отслеживания счетов за предоставленные товары, услуги или доступ к ресурсам. Они предлагают ряд существенных преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы бухгалтерии и общему улучшению финансового управления.

Основные преимущества систем выставления счетов включают:

• Автоматизация процесса выставления счетов: Эти системы позволяют автоматизировать создание и отправку счетов клиентам, что значительно сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, и снижает риск ошибок.

• Улучшение взаимоотношений с клиентами: Автоматизация процессов выставления счетов способствует повышению удовлетворённости клиентов, так как они получают точные и своевременные счета.

• Повышение эффективности работы бухгалтерии: Использование систем выставления счетов позволяет бухгалтерам сосредоточиться на более важных задачах, освобождая их от рутинных операций.

• Улучшение качества обслуживания клиентов: Автоматизация процессов выставления счетов и обработки платежей позволяет компаниям предоставлять клиентам более качественные и оперативные услуги, повышая уровень их удовлетворённости.

• Возможность интеграции с другими системами: Системы выставления счетов могут интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как ERP, CRM и HR, что обеспечивает обмен данными в реальном времени и повышает эффективность работы всей организации.

В целом, внедрение систем выставления счетов является важным шагом для компаний, стремящихся к оптимизации своих финансовых процессов, повышению эффективности работы и улучшению качества обслуживания клиентов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем выставления счетов, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание и редактирование шаблонов счетов. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования шаблонов счетов, которые могут быть адаптированы под конкретные потребности бизнеса.

• Автоматическое выставление счетов. Функция для автоматического формирования и отправки счетов клиентам на основе предопределённых условий или событий, таких как завершение проекта, доставка товара или оказание услуги.

• Управление статусами счетов. Система должна позволять отслеживать статус каждого счёта, включая открытые, оплаченные, неоплаченные и просроченные счета, для эффективного управления дебиторской задолженностью.

• Интеграция с платёжными системами. Возможность интеграции с различными платёжными системами и шлюзами для облегчения процесса оплаты счетов клиентами, включая банковские карты, электронные кошельки и другие способы оплаты.

• Отчётность по счетам. Система должна предоставлять инструменты для создания отчётов по счетам, включая отчёты о состоянии счетов, истории платежей и другую аналитическую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем выставления счетов (СВС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта для оптимизации процессов, развития облачных решений, повышения уровня безопасности данных, внедрения расширенной аналитики и прогнозирования, а также адаптации к международным стандартам и регламентам.

• Интеграция с ERP-системами. СВС будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия (ERP), что позволит автоматизировать обмен данными и упростить процессы учёта и финансового планирования.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа платёжных привычек клиентов, прогнозирования задолженностей и оптимизации условий оплаты, что повысит эффективность работы с дебиторской задолженностью.

• Развитие облачных технологий. Облачные решения станут ещё более популярными, обеспечивая гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение доступа к СВС с различных устройств.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз СВС будут включать более продвинутые механизмы защиты данных, шифрования информации и аутентификации пользователей.

• Расширенная аналитика и отчётность. Системы будут предоставлять более глубокие аналитические возможности, включая визуализацию данных, прогнозирование денежных потоков и анализ эффективности работы с клиентами.

• Адаптация к международным стандартам. СВС будут учитывать требования международных финансовых стандартов и регуляторов, что облегчит ведение международного бизнеса и соответствие законодательным нормам.

• Бесконтактные и автоматизированные платежи. Развитие технологий бесконтактных и автоматизированных платежей потребует от СВС поддержки новых форматов расчётов и интеграции с соответствующими платёжными системами.

Турция

SNI e-Invoicing Solution

Финляндия

Basware AP Automation, OpusCapita Invoice Process Automation

Великобритания

TantraMinds Invoice Management Solution, Account Payable Automation, KPMG AI Powered Invoice Processing

Индия

Swipe

Швеция

Medius Accounts Payable Automation, Pagero AP Automation, Rillion

Ирландия

SoftCo AP Automation, SoftCo ExpressAP

Объединенные Арабские Эмираты

Serina

Норвегия

SEMINE

Австралия

Portalink, SpendConsole

США

SutiAP, Tungsten e-Invoice Network, Tungsten AP Agility, Square 9, Aavenir Invoiceflow, Applexus InSITE, Cor360 Payables, InvoiceAnywhere, GEP SMART AP Automation, JAGGAER Procure to Pay, MHC NorthStar, MineralTree TotalAP, BirchStreet Pay, Bill.com, Paymode-X, Stampli, Tipalti Accounts Payable Automation, Autonomous AP, Direct Commerce AP Automation, Zycus Accounts Payable Automation, InvoiceWorks, DataServ, Vic.ai, AvidInvoice, Circulus, HighRadius Accounts Payable Automation

Нидерланды

Cevinio

Германия

Serrala Alevate AP, xSuite Invoice Cube, Concur Invoice

Канада

OpenText Vendor Invoice Management for SAP

Франция

ITESOFT, Quadient AP, Yooz