Системы бюджетирования и финансового планирования (СБФП) c функцией Многопользовательский доступ

Системы бюджетирования и финансового планирования (СБФП, англ. Budgeting and Financial Planning Systems, BFP) – это программное обеспечение, предназначенное разработки модели будущих доходов и расходов в разрезах подразделений или бизнес-единиц компании с учётом правил финансового планирования в компании.

Бюджетирование и финансовое планирование — это комплекс мероприятий, направленных на разработку и реализацию системы управления финансовыми ресурсами компании, который включает прогнозирование будущих доходов и расходов, распределение финансовых средств по направлениям деятельности, контроль исполнения бюджета и корректировку финансовых планов с учётом меняющихся условий внешней и внутренней среды. Эта деятельность позволяет оптимизировать использование ресурсов, повысить эффективность работы компании и обеспечить её финансовую устойчивость. В рамках бюджетирования и финансового планирования осуществляется: анализ текущих финансовых показателей, определение стратегических и тактических финансовых целей, разработка бюджетных моделей для различных сценариев развития бизнеса, учёт рисков и возможностей, мониторинг и анализ отклонений фактических показателей от плановых, формирование отчётности для руководства и заинтересованных сторон. Важную роль в процессе бюджетирования и финансового планирования играют цифровые решения — системы бюджетирования и финансового планирования (СБФП), которые автоматизируют рутинные операции, обеспечивают многомерный анализ данных, поддерживают сценарное моделирование и способствуют повышению точности и оперативности принятия финансовых решений.

Организации и коммерческие компании используют программное обеспечение бюджетирования и финансового планирования для планирования финансовых ресурсов, необходимых им для поддержки своей деловой активности в будущем. В то время как большинство бухгалтерских программных продуктов предлагают самые базовые функции бюджетирования, компании выбирают программное обеспечение для бюджетирования и прогнозирования, когда нуждаются в расширенной функциональности в области построения своих бюджетов.

СБФП-системы требуют финансовой и операционной информации от таких инструментов, как бухгалтерское программное обеспечение и ERP-системы. Для создания продвинутой аналитики финансовых показателей программное обеспечение для бюджетирования и прогнозирования часто интегрируется с программным обеспечением для управления корпоративными показателями.

Руководители и менеджеры используют программное обеспечение управления бюджетом для создания бюджетов и прогнозов для каждого отдела. Финансовые менеджеры и бухгалтеры используют решения по бюджетированию и прогнозированию для консолидации всех бюджетов департаментов для разработки общего бюджета компании, который определяет, как будут распределяться средства для каждого отдела. Данный тип программного обеспечения также позволяет бухгалтерам выявлять возможные изменения в доходах и расходах, которые могут повлиять на исполнение бюджета и прибыльность компании.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем бюджетирования и финансового планирования (СБФП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с возможностью интеграции с другими корпоративными информационными системами и поддержкой многопользовательского режима работы. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе могут быть необходимы дополнительные модули для работы с регламентированной отчётностью и соответствия стандартам МСФО или РСБУ, а в производственных компаниях — функции для учёта затрат по проектам и производственным циклам. Технические ограничения, такие как существующая ИТ-инфраструктура, требования к безопасности данных и возможности их хранения (локально или в облаке), также играют значительную роль в выборе СБФП.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие модулей и инструментов для детализированного финансового планирования и анализа в необходимых разрезах (по подразделениям, проектам, продуктам и т. д.);
• возможности интеграции с другими используемыми системами (ERP, CRM, системами учёта и отчётности);
• поддержка различных методов и методик бюджетирования (например, приростного бюджетирования, бюджетирования с нулевой базы);
• наличие механизмов для обеспечения безопасности и конфиденциальности данных, соответствующих требованиям законодательства и отраслевых стандартов;
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса и изменением требований к функциональности;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов и поддержки для пользователей;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного программного продукта на ограниченном участке бизнеса, чтобы оценить его эффективность и выявить возможные проблемы в интеграции и использовании. Также целесообразно обратить внимание на репутацию разработчика и наличие успешных кейсов внедрения системы в компаниях со схожими характеристиками и требованиями.

Системы бюджетирования и финансового планирования (СБФП) играют ключевую роль в управлении финансовыми ресурсами компании, обеспечивая инструменты для прогнозирования и контроля денежных потоков. Их применение позволяет повысить эффективность финансового менеджмента и достичь стратегических целей бизнеса. Среди основных преимуществ СБФП можно выделить:

• Улучшение прогнозирования финансовых показателей. СБФП позволяют создавать детализированные модели будущих доходов и расходов, что способствует более точному прогнозированию финансовых результатов и минимизации рисков, связанных с непредвиденными финансовыми колебаниями.

• Оптимизация распределения ресурсов. С помощью СБФП можно эффективно распределять финансовые и материальные ресурсы между подразделениями и проектами, учитывая приоритеты и стратегические цели компании, что ведёт к повышению общей эффективности деятельности.

• Повышение прозрачности финансового управления. СБФП обеспечивают наглядное представление финансовых данных и показателей, что упрощает контроль за финансовыми потоками, повышает прозрачность управления и облегчает коммуникацию между различными уровнями управления.

• Автоматизация рутинных процессов. Системы позволяют автоматизировать рутинные операции, связанные с финансовым планированием и бюджетированием, что снижает нагрузку на финансовый персонал, сокращает время на подготовку бюджетов и уменьшает вероятность ошибок.

• Поддержка принятия обоснованных управленческих решений. Благодаря возможности анализа различных сценариев и моделирования финансовых последствий решений, СБФП помогают руководству принимать более обоснованные и взвешенные решения, основанные на точных данных и прогнозах.

• Укрепление финансовой дисциплины. Внедрение СБФП способствует соблюдению установленных финансовых правил и процедур, укреплению финансовой дисциплины в компании и снижению вероятности финансовых нарушений и злоупотреблений.

• Интеграция с другими корпоративными системами. СБФП могут быть интегрированы с другими информационными системами компании (например, с системами ERP), что обеспечивает единый информационный поток, улучшает координацию между различными подразделениями и повышает общую эффективность бизнес-процессов.

Чтобы претендовать на включение в категорию Систем бюджетирования и финансового планирования, программный продукт должен:

• Разрешить пользователям создавать различные версии бюджетов,
• Предоставлять шаблоны для различных типов бюджетов,
• Вести историю составления бюджетов и использовать её для разработки прогнозов,
• Сравнивать оценки доходов и расходов с фактическими данными,
• Консолидировать бюджеты нескольких центров финансовой ответственности (отделов, департаментов, управлений, филиалов и т.п.)
• Использовать сценарии "что, если" для прогнозирования возможных изменений бюджета,
• Позволять выполнять оценку и мониторинг эффективности бюджетных процессов.

В 2025 году на рынке систем бюджетирования и финансового планирования (СБФП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. Среди ключевых трендов — более глубокая интеграция с системами бизнес-аналитики, применение методов машинного обучения для прогнозирования финансовых показателей, развитие модульных и масштабируемых архитектур, усиление функций визуализации данных, повышение уровня безопасности и защиты данных, а также расширение возможностей для облачного развёртывания и использования low-code/no-code инструментов.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СБФП будут всё теснее интегрироваться с платформами бизнес-аналитики, что позволит использовать более обширные и разнородные данные для составления финансовых прогнозов и повысит точность бюджетирования.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут активно внедряться для анализа исторических данных и прогнозирования будущих финансовых потоков, что поможет снизить риски и повысить эффективность финансового планирования.

• Модульность и масштабируемость. Архитектуры СБФП будут развиваться в направлении модульности и масштабируемости, что позволит компаниям легко адаптировать системы под изменяющиеся бизнес-процессы и растущий объём данных.

• Улучшение визуализации данных. Системы будут предлагать более продвинутые инструменты визуализации, которые упростят восприятие сложной финансовой информации и помогут быстрее принимать обоснованные решения.

• Усиление защиты данных. В условиях растущих киберугроз разработчики СБФП будут уделять больше внимания внедрению современных методов шифрования и систем защиты данных, чтобы обеспечить безопасность финансовой информации.

• Облачное развёртывание. Увеличение доли облачных решений среди СБФП позволит компаниям сократить затраты на инфраструктуру и упростить процесс обновления программного обеспечения, а также обеспечит более гибкий доступ к данным.

• Low-code/no-code инструменты. Развитие инструментов low-code/no-code даст возможность бизнес-пользователям самостоятельно настраивать и адаптировать функциональные возможности СБФП без привлечения IT-специалистов, что ускорит процесс внедрения изменений.

Россия

Аспро.Финансы, Saby Bu — Бухгалтерия и учет , Триафлай, Финтабло, 1С:Бухгалтерия, Планета: Бюджетирование, Форсайт. Бюджетирование и консолидация, ANDY Finance, Форсайт. Управление инвестициями, Planum, Контур.Бухгалтерия