Российские Системы управления деловыми поездками (BTM)

Системы управления деловыми поездками (СУДП; англ. Business Travel Management, BTM) используется для бронирования и управления организацией поездок в деловых целях, а также для отслеживания состоявшихся поездок, составления отчётов о них и обработки служебных заданий. Эти инструменты позволяют применять и отслеживать установленные в компании правила в отношении поездок, а также обобщать счета за поездки для целей учёта расходов и отчётности.

Управление деловыми поездками — это комплекс мероприятий, направленных на организацию, контроль и оптимизацию поездок сотрудников компании в служебных целях. Эта деятельность включает планирование маршрутов, бронирование транспортных и гостиничных услуг, обеспечение соблюдения корпоративных правил и политик в отношении поездок, сбор и анализ данных о расходах, формирование отчётности и контроль исполнения служебных заданий. Эффективное управление деловыми поездками позволяет сократить издержки, повысить производительность труда и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов.

Среди ключевых аспектов управления деловыми поездками можно выделить:

• планирование и согласование поездок с учётом рабочих графиков и задач,
• выбор оптимальных маршрутов и видов транспорта,
• бронирование билетов и отелей,
• контроль соблюдения корпоративных правил и политик,
• учёт и анализ расходов на поездки,
• формирование отчётности для бухгалтерии и руководства,
• отслеживание выполнения служебных заданий в рамках поездок.

В современных условиях важную роль в управлении деловыми поездками играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют рутинные процессы, обеспечивают централизованное хранение данных и позволяют получать аналитическую информацию в режиме реального времени. Системы управления деловыми поездками (СУДП) существенно упрощают работу с большим объёмом данных, минимизируют вероятность ошибок и способствуют более эффективному управлению корпоративными расходами.

Решения для управления поездками предоставляют пользователям инструмент для бронирования и автоматической отчётности о своих покупках в путешествиях, вместо того чтобы использовать отдельных агентов или отправлять чеки, квитанции и иные документы, получаемые самостоятельно, в данные программные продукты для управления расходами. Это программное обеспечение также включает платежные реквизиты компании, чтобы сотрудник мог оплатить поездку без возмещения, а компания могла легко отслеживать их расходы для целей отчетности.

Сотрудники компаний, которые не используют программное обеспечение для управления поездками, традиционно бронируют поездки для бизнеса через веб-сайт или туристическое агентство, а затем отправляют форму расходов для возмещения. Новый способ для организаций любого размера заключается в том, что сотрудники могут самостоятельно бронировать поездки с помощью программного обеспечения для управления поездками, которое уже включает в себя политику компании в отношении поездок и рабочие процессы утверждения.

Получить пользу от использования программного обеспечения для управления поездками могут как малые предприятия, так и корпоративные компании.

Программное обеспечение для управления поездками может быть использовано любым сотрудником компаний любого размера. Чаще всего он используется следующими типами сотрудников:

• Командируемые сотрудники: Любой сотрудник компании, которому необходимо совершить поездку для встречи с текущим или потенциальным клиентом, или решения иной деловой задачи, может использовать программное обеспечение для управления поездками для исследования и бронирования своих поездок.

• Бухгалтерские команды: Бухгалтерские команды используют программное обеспечение для управления поездками, чтобы реализовать возможности подготовки отчётности и планирования. Система позволяет им отслеживать расходы, связанные с поездками, и принимать важные решения в отношении бюджетов поездок и планирования будущих лимитов расходов или ограничений.

• Менеджеры: Менеджеры используют данное программное обеспечение для проверки и утверждения поездок и расходов сотрудников, обработки командировочных отчётов и служебных заданий, а также для получения информации об общих расходах на поездки.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления деловыми поездками (СУДП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить эффективное решение задач компании и оптимизировать процессы управления корпоративными поездками. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с большим количеством сотрудников и разветвлённой географией бизнес-присутствия потребуются СУДП с расширенными возможностями масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере IT и финансовых услуг могут быть особые требования к безопасности данных и соответствию нормативным актам, а в производственных компаниях — к интеграции с логистическими системами. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и надёжности системы, а также возможности её кастомизации под уникальные бизнес-процессы компании.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-задачам (например, наличие модулей для бронирования билетов и отелей, управления визовыми и иммиграционными вопросами, отслеживания статусов поездок);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами бухгалтерского учёта и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование информации, многоуровневый доступ, соответствие стандартам информационной безопасности);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала в будущем;
• наличие механизмов отчётности и аналитики, позволяющих получать сводные данные о расходах на командировки, эффективности использования бюджета и т. п.;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• техническая поддержка и обновления со стороны поставщика решения, включая сроки выпуска патчей и обновлений, доступность документации и обучающих материалов;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к обработке персональных данных, налоговым и бухгалтерским нормативам).

Кроме того, при выборе СУДП стоит обратить внимание на репутацию поставщика решения, наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожей отраслевой и организационной спецификой, а также на условия лицензирования и стоимость владения системой в долгосрочной перспективе. Важно также учесть, насколько система способна адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах компании и внешней среде, например, к введению новых правил и ограничений на международные поездки или изменению тарифов транспортных и гостиничных сервисов.

Системы управления деловыми поездками (СУДП) предоставляют компаниям инструменты для оптимизации процессов, связанных с организацией и учётом деловых поездок. Применение СУДП позволяет повысить эффективность работы, сократить затраты и улучшить контроль над расходами. Среди основных преимуществ таких систем можно выделить:

• Автоматизация процессов бронирования. СУДП позволяют автоматизировать процесс бронирования билетов, отелей и других услуг, что сокращает время на организацию поездок и минимизирует вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

• Централизованный учёт и контроль. Система обеспечивает централизованное хранение данных о поездках, что упрощает контроль над расходами, соблюдением корпоративных правил и политик в отношении деловых поездок.

• Оптимизация расходов. СУДП помогают оптимизировать расходы на деловые поездки за счёт выбора наиболее выгодных предложений от поставщиков услуг, а также благодаря возможности анализа затрат и выявления возможностей для сокращения издержек.

• Улучшение отчётности и аналитики. Система позволяет генерировать детальные отчёты о поездках, анализировать тенденции и делать прогнозы, что способствует более обоснованному принятию решений в области управления деловыми поездками.

• Соблюдение корпоративных политик. СУДП обеспечивают соблюдение установленных в компании правил и политик в отношении деловых поездок, что снижает риски нарушения корпоративных стандартов и нормативных требований.

• Повышение производительности сотрудников. За счёт автоматизации рутинных задач сотрудники освобождаются от необходимости вручную заниматься организацией поездок, что позволяет им сосредоточиться на более важных рабочих задачах.

• Упрощение взаимодействия с поставщиками услуг. СУДП обеспечивают эффективное взаимодействие с авиакомпаниями, отелями и другими поставщиками услуг, что позволяет получать более выгодные условия и скидки благодаря объёму бронирований.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления деловыми поездками, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• бронирование транспортных услуг (авиабилеты, железнодорожные билеты, аренда автомобилей),
• бронирование и управление размещением в гостиницах и других средствах размещения,
• отслеживание статусов поездок и изменений в бронированиях в режиме реального времени,
• управление соблюдением корпоративных правил и политик в отношении деловых поездок,
• обработка и систематизация счетов за поездки для дальнейшего учёта и отчётности.

В 2025 году на рынке систем управления деловыми поездками (СУДП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. Развитие СУДП будет направлено на улучшение пользовательского опыта, оптимизацию затрат и повышение прозрачности управления корпоративными поездками.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУДП будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования потребностей в поездках, оптимизации маршрутов и выбора наиболее выгодных предложений от поставщиков услуг.

• Бесшовная интеграция с корпоративными системами. СУДП будут обеспечивать более тесную интеграцию с ERP-системами, системами управления персоналом и другими корпоративными приложениями для автоматического обмена данными и синхронизации информации.

• Применение технологий блокчейн. Блокчейн может быть использован для обеспечения прозрачности и неизменности данных о поездках, подтверждения расходов и автоматизации процессов согласования и оплаты.

• Развитие мобильных решений. Мобильные приложения СУДП станут более функциональными, предлагая пользователям удобный интерфейс для планирования и управления поездками в режиме реального времени.

• Углублённый анализ данных и отчётность. СУДП будут предоставлять расширенные возможности для анализа данных о поездках, позволяя компаниям выявлять тенденции, оптимизировать расходы и улучшать политику управления поездками.

• Внедрение технологий расширенной реальности (AR). AR-технологии могут быть использованы для улучшения ориентации сотрудников в незнакомом городе, предоставления информации о местах проживания и питания, а также для визуализации маршрутов и достопримечательностей.

• Усиление мер кибербезопасности. В связи с ростом объёмов данных и увеличением числа киберугроз СУДП будут внедрять более продвинутые решения для защиты конфиденциальной информации и предотвращения несанкционированного доступа.

Россия

Контур.Тревел, ТМ: Корпоративные поездки, LDM.КЭДО, Nexign Business Travel