Системы управления деловыми поездками (BTM)

Системы управления деловыми поездками (СУДП; англ. Business Travel Management, BTM) используется для бронирования и управления организацией поездок в деловых целях, а также для отслеживания состоявшихся поездок, составления отчётов о них и обработки служебных заданий. Эти инструменты позволяют применять и отслеживать установленные в компании правила в отношении поездок, а также обобщать счета за поездки для целей учёта расходов и отчётности.

Решения для управления поездками предоставляют пользователям инструмент для бронирования и автоматической отчётности о своих покупках в путешествиях, вместо того чтобы использовать отдельных агентов или отправлять чеки, квитанции и иные документы, получаемые самостоятельно, в данные программные продукты для управления расходами. Это программное обеспечение также включает платежные реквизиты компании, чтобы сотрудник мог оплатить поездку без возмещения, а компания могла легко отслеживать их расходы для целей отчетности.

Сотрудники компаний, которые не используют программное обеспечение для управления поездками, традиционно бронируют поездки для бизнеса через веб-сайт или туристическое агентство, а затем отправляют форму расходов для возмещения. Новый способ для организаций любого размера заключается в том, что сотрудники могут самостоятельно бронировать поездки с помощью программного обеспечения для управления поездками, которое уже включает в себя политику компании в отношении поездок и рабочие процессы утверждения.

Получить пользу от использования программного обеспечения для управления поездками могут как малые предприятия, так и корпоративные компании.

Программное обеспечение для управления поездками может быть использовано любым сотрудником компаний любого размера. Чаще всего он используется следующими типами сотрудников:

• Командируемые сотрудники: Любой сотрудник компании, которому необходимо совершить поездку для встречи с текущим или потенциальным клиентом, или решения иной деловой задачи, может использовать программное обеспечение для управления поездками для исследования и бронирования своих поездок.

• Бухгалтерские команды: Бухгалтерские команды используют программное обеспечение для управления поездками, чтобы реализовать возможности подготовки отчётности и планирования. Система позволяет им отслеживать расходы, связанные с поездками, и принимать важные решения в отношении бюджетов поездок и планирования будущих лимитов расходов или ограничений.

• Менеджеры: Менеджеры используют данное программное обеспечение для проверки и утверждения поездок и расходов сотрудников, обработки командировочных отчётов и служебных заданий, а также для получения информации об общих расходах на поездки.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Россия

LDM.КЭДО, Контур.Тревел, Nexign Business Travel, ТМ: Корпоративные поездки