Системы управления корпоративными поездками c функцией Многопользовательский доступ

Системы управления корпоративными поездками (СУКП; англ. Corporate Travel Management Systems, CTM) используется для организации командировок, бронирования и управления деловыми поездками, а также для отслеживания предыдущих поездок и составления отчётов о командировке.

Управление корпоративными поездками представляет собой комплекс мероприятий, направленных на организацию и оптимизацию деловых поездок сотрудников компании. Эта деятельность включает планирование и бронирование транспорта и размещения, контроль соблюдения корпоративных стандартов и политик в области командировок, учёт и анализ расходов, а также обеспечение безопасности и комфорта сотрудников во время поездок. Эффективное управление корпоративными поездками позволяет снизить затраты, повысить производительность труда и улучшить качество обслуживания сотрудников.

Среди ключевых задач управления корпоративными поездками можно выделить:

• планирование маршрутов и расписания поездок,
• бронирование билетов и отелей,
• контроль расходов на командировки,
• обеспечение соблюдения корпоративных политик и нормативных требований,
• отслеживание статусов поездок и местонахождения сотрудников,
• формирование отчётности по командировкам,
• анализ эффективности использования ресурсов на поездки.

В современных условиях цифровизация процессов управления корпоративными поездками приобретает особое значение. Программные решения, такие как системы управления корпоративными поездками (СУКП), позволяют автоматизировать рутинные операции, интегрировать данные из различных источников, обеспечивать централизованный контроль и анализ информации. Внедрение цифровых технологий существенно повышает эффективность управления поездками, снижает вероятность ошибок и оптимизирует расходы компании.

Системы управления корпоративными поездками предназначены для оптимизации процессов, связанных с организацией и управлением деловыми поездками сотрудников. Они позволяют автоматизировать процедуры бронирования билетов, отелей и других услуг, необходимых для командировок, обеспечивают централизованный контроль над расходами на поездки, а также способствуют соблюдению корпоративных политик и стандартов в области организации деловых поездок.

Кроме того, системы управления корпоративными поездками обеспечивают возможность отслеживания истории поездок, формирования аналитических отчётов и статистики по командировкам, что позволяет проводить анализ эффективности использования ресурсов, выявлять тенденции и оптимизировать бюджет на деловые поездки. Такие системы также способствуют повышению прозрачности процессов, связанных с командировками, и упрощают взаимодействие между сотрудниками, отделами и внешними поставщиками услуг.

Системы управления корпоративными поездками в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компаний, отправляющиеся в командировки, которые через систему могут бронировать билеты и жильё, отслеживать статус своих поездок и получать необходимую информацию;
• менеджеры по работе с персоналом и специалисты отдела кадров, контролирующие соблюдение корпоративных правил и нормативов при организации командировок;
• руководители подразделений, планирующие деловые поездки своих сотрудников и оценивающие их эффективность с помощью аналитических отчётов системы;
• специалисты финансового отдела, использующие систему для контроля расходов на командировки, анализа затрат и формирования финансовых отчётов;
• администраторы и специалисты по корпоративному туризму, отвечающие за взаимодействие с поставщиками услуг (авиакомпаниями, отелями и т. д.) и оптимизацию условий корпоративных договоров.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления корпоративными поездками (СУКП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-процессов компании. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим объёмом командировок потребуются решения с расширенными функциональными возможностями, включая интеграцию с глобальными системами бронирования и аналитическими модулями, тогда как для небольших компаний может быть достаточно более простого решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере IT и финансовых услуг могут быть особые требования к безопасности данных и соответствию нормативным актам, в то время как в производственной сфере акцент может быть сделан на логистические аспекты и интеграцию с системами управления цепочками поставок. Не менее значимыми являются технические ограничения, такие как совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и масштабируемости системы, а также наличие необходимых модулей для интеграции с другими корпоративными системами (например, с ERP или CRM).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу и специфике бизнес-процессов компании (наличие модулей для бронирования билетов и отелей, управления визовыми и иммиграционными вопросами, составления отчётов и аналитики поездок);
• возможность интеграции с существующими корпоративными системами и базами данных (ERP, CRM, системы бухгалтерского учёта);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям по защите персональных данных);
• масштабируемость и гибкость системы для адаптации к растущему объёму поездок и изменению бизнес-процессов;
• наличие многопользовательского режима и возможностей для разграничения прав доступа;
• поддержка различных каналов бронирования (онлайн-сервисы, прямые договоры с поставщиками услуг) и возможность работы с корпоративными скидками и контрактами;
• наличие инструментов для аналитики и отчётности, позволяющих оценивать эффективность использования средств на командировки и оптимизировать расходы;
• удобство пользовательского интерфейса и простота обучения сотрудников работе с системой.

Кроме того, при выборе СУКП важно обратить внимание на качество технической поддержки и обслуживания системы, репутацию разработчика и наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожими бизнес-процессами. Также стоит учесть стоимость владения системой, включая не только лицензионные платежи, но и расходы на внедрение, настройку, обучение персонала и последующее техническое обслуживание.

Системы управления корпоративными поездками (СУКП) представляют собой комплексное решение для автоматизации процессов, связанных с организацией и управлением деловыми поездками сотрудников. Их применение приносит организациям ряд существенных преимуществ, повышая эффективность работы и оптимизируя расходы.

• Оптимизация расходов на командировки. СУКП позволяют анализировать стоимость услуг различных поставщиков, выбирать наиболее выгодные предложения и контролировать бюджет на командировки, что способствует снижению общих затрат компании.

• Упрощение процесса планирования поездок. Система автоматизирует процесс бронирования билетов, отелей и других услуг, минимизируя временные затраты сотрудников и административного персонала на рутинные операции.

• Повышение прозрачности и контроля. СУКП обеспечивают полный учёт и отслеживание всех этапов командировок, что позволяет руководству получать актуальную информацию о расходах и перемещениях сотрудников, а также оперативно реагировать на возникающие проблемы.

• Стандартизация процедур. Система внедряет единые стандарты и правила организации командировок, что исключает разночтения и повышает качество обслуживания сотрудников, а также снижает риски нарушения корпоративных политик.

• Улучшение аналитики и отчётности. СУКП формируют детализированные отчёты о командировках, что облегчает анализ эффективности бизнес-поездок, выявление тенденций и принятие обоснованных управленческих решений.

• Интеграция с другими корпоративными системами. СУКП могут быть интегрированы с системами ERP, CRM и другими информационными системами компании, что обеспечивает более глубокий анализ данных и повышает общую эффективность бизнес-процессов.

• Снижение административной нагрузки. Автоматизация рутинных задач освобождает время сотрудников для выполнения более важных и стратегически значимых задач, что в целом повышает продуктивность работы организации.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления корпоративными поездками, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процесса бронирования билетов и проживания, включая взаимодействие с внешними сервисами и API авиакомпаний, отелей и других поставщиков услуг,
• управление бюджетами на командировки, в том числе установка лимитов и контроль расходов в режиме реального времени,
• планирование и координация деловых поездок с учётом расписания сотрудников, графиков работы и других корпоративных ограничений,
• формирование и управление пакетами услуг для командировок (например, транспорт, проживание, питание) с возможностью кастомизации под потребности конкретного сотрудника или подразделения,
• обеспечение возможности согласования и утверждения поездок в рамках утверждённых процедур и иерархии в организации.

В 2025 году на рынке систем управления корпоративными поездками (СУКП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. Системы будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на персонализацию пользовательского опыта и обеспечение высокого уровня безопасности данных, а также на расширение возможностей аналитики и прогнозирования.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУКП будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для анализа предпочтений пользователей, прогнозирования затрат на командировки и оптимизации маршрутов, что позволит существенно снизить расходы и повысить эффективность управления поездками.

• Бесшовная интеграция с корпоративными системами. СУКП будут обеспечивать более тесную интеграцию с ERP, CRM и другими корпоративными системами, что позволит автоматизировать обмен данными и упростить процессы согласования и учёта командировок.

• Развитие мобильных решений. Увеличится доля мобильных приложений в структуре СУКП, которые будут предоставлять пользователям удобный доступ к функционалу системы в любое время и в любом месте, а также поддерживать офлайн-режим работы.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СУКП будут уделять особое внимание защите данных, внедряя современные криптографические методы, многофакторную аутентификацию и другие механизмы безопасности.

• Расширение аналитических возможностей. СУКП будут предлагать более продвинутые инструменты аналитики и бизнес-интеллекта, позволяющие проводить глубокий анализ затрат на командировки, оценивать эффективность работы сотрудников в поездках и прогнозировать будущие тенденции.

• Персонализация пользовательского опыта. Системы будут учитывать индивидуальные предпочтения пользователей, предлагая персонализированные рекомендации по выбору транспорта, отелей и других услуг, что повысит удовлетворённость сотрудников и улучшит качество обслуживания.

• Применение технологий блокчейн. В некоторых решениях СУКП может быть использована технология блокчейн для обеспечения прозрачности и неизменности данных о командировках, что особенно актуально для крупных корпораций с жёсткими требованиями к отчётности и аудиту.

Россия

LDM.КЭДО, Контур.Тревел, ТМ: Корпоративные поездки, Nexign Business Travel