Северо-Американские (США) Системы личного кабинета сотрудника (ЛКС)

Системы личного кабинета сотрудника (ЛКС, англ. Employee Personal Account Systems, EPA) – это цифровые платформы, разработанные для удобства и эффективности взаимодействия сотрудников с внутренними ресурсами компании. Эти системы предоставляют работникам централизованный доступ к разнообразным сервисам и инструментам, необходимым для выполнения их рабочих задач и обязанностей.

Управление собственными данными сотрудника – это процесс, в котором работник самостоятельно контролирует и управляет своими персональными данными, которые были предоставлены работодателю в ходе трудовых отношений. Этот процесс включает в себя активное участие сотрудника в управлении информацией о себе, которая хранится и используется в рамках компании.

Основные аспекты управления собственными данными сотрудника:

• Согласие на обработку данных: Сотрудник даёт согласие на обработку своих персональных данных, включая их сбор, хранение, использование и передачу третьим лицам. Это согласие должно быть добровольным и осознанным.

• Доступ к информации: Сотрудник имеет право на доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, а также на получение копий этих данных.

• Изменение и удаление данных: Сотрудник может запросить изменение или удаление своих персональных данных, если они являются неточными, неактуальными или незаконно полученными.

• Ограничение обработки данных: Сотрудник может потребовать от работодателя ограничить обработку своих персональных данных, если это необходимо для защиты его прав и свобод.

• Передача данных третьим лицам: Сотрудник может разрешить или запретить передачу своих персональных данных третьим лицам, включая государственные органы и другие организации.

• Защита данных: Сотрудник имеет право на защиту своих персональных данных от несанкционированного доступа, потери или повреждения.

Эффективное управление собственными данными сотрудника способствует укреплению доверия между работником и работодателем, повышению прозрачности процессов управления персоналом и соблюдению прав и свобод работников.

Системы личного кабинета сотрудника предназначены для упрощения и автоматизации процессов управления личными данными и взаимодействия с кадровыми службами и бухгалтерией. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и повышение уровня удовлетворённости сотрудников.

Функциональное предназначение систем личного кабинета сотрудника включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают сотрудникам управлять своими личными данными, такими как контактная информация, история мест работы, и другая важная информация, что способствует повышению прозрачности и доступности этих данных для всех заинтересованных сторон. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для взаимодействия с кадровыми службами и бухгалтерией, включая возможность подачи заявок на отпуск, командировку, изменение данных и другие услуги, а также получение уведомлений о статусе этих заявок, что упрощает процесс взаимодействия и сокращает время ожидания. В-третьих, системы личного кабинета сотрудника способствуют созданию удобной и доступной рабочей среды, где каждый сотрудник может легко получить доступ к своим личным данным и услугам в любое время и из любого места, что повышает уровень удовлетворённости и лояльности сотрудников к компании.

Системы личного кабинета сотрудника в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компании, которым необходим централизованный доступ к корпоративным ресурсам, документам и инструментам для выполнения рабочих задач;
• руководители подразделений, использующие систему для мониторинга работы подчинённых, распределения задач и контроля исполнения поручений;
• специалисты HR-отделов, которые через систему управляют кадровыми процессами, предоставляют сотрудникам информацию о графике работы, отпусках, бонусах и других кадровых вопросах;
• специалисты IT-департаментов, отвечающие за настройку, поддержку и обеспечение безопасности системы, а также за интеграцию с другими корпоративными системами.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса Системы личного кабинета сотрудника (ЛКС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим количеством сотрудников потребуются ЛКС с высокой производительностью, масштабируемостью и возможностями для сегментации доступа, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономичные решения. Также важно учесть отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает особые требования к безопасности и соответствию стандартам. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности интеграции с другими корпоративными системами.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности ЛКС текущим и перспективным бизнес-процессам компании (наличие необходимых модулей для управления задачами, доступом к документам, обучением и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование, многофакторная аутентификация, разграничение прав доступа);
• возможности кастомизации и настройки интерфейса под нужды конкретных подразделений или ролей сотрудников;
• масштабируемость системы и её способность адаптироваться к росту числа пользователей и объёму данных;
• наличие механизмов интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами документооборота и т. п.);
• поддержка мобильных устройств и возможность работы в офлайн-режиме (для компаний с мобильными сотрудниками);
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к защите персональных данных, медицинским или финансовым стандартам);
• качество технической поддержки и доступность обучающих материалов для администраторов и пользователей системы.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном числе пользователей, чтобы оценить удобство использования системы, выявить возможные проблемы с интеграцией и убедиться в соответствии ЛКС реальным потребностям бизнеса. Также важно учесть стоимость владения системой, включая не только лицензионные платежи, но и расходы на внедрение, настройку, обучение персонала и техническую поддержку.

Системы личного кабинета сотрудника предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы личного кабинета сотрудника обеспечивают полную автоматизацию процесса управления кадровыми документами, что упрощает взаимодействие сотрудников и кадровых специалистов с необходимыми документами в электронном формате. Это способствует сокращению времени на обработку документов и повышению прозрачности процессов. Кроме того, системы личного кабинета предоставляют сотрудникам удобный доступ к своим расчётным листкам, информации о местах работы и возможность подачи заявок и запросов через систему, что упрощает взаимодействие с отделом кадров и другими службами.

Также системы личного кабинета сотрудника способствуют улучшению коммуникации между отделами и сотрудниками, что особенно важно для крупных компаний с разветвлённой структурой. Централизация данных о личных данных и процессах в одном месте упрощает обмен информацией и координацию действий, позволяя сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем личного кабинета сотрудника является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем личных кабинетов сотрудников, они должны обладать следующими функциональными возможностями:

• Личный профиль сотрудника: Система должна предоставлять сотруднику возможность создания и редактирования своего личного профиля, включая контактную информацию, фото, должность и другие персональные данные.

• Доступ к корпоративной информации: Система должна обеспечивать сотруднику доступ к корпоративной информации, такой как внутренние документы, политики компании, новости и объявления.

• Управление задачами и проектами: Система может включать инструменты для управления задачами и проектами, позволяя сотруднику видеть свои текущие задачи, сроки их выполнения и прогресс.

• Обратная связь и оценка: Система может предоставлять инструменты для обратной связи и оценки работы сотрудника, включая возможность получения отзывов от коллег и руководства.

• Обучение и развитие: Система может включать инструменты для обучения и развития сотрудника, предоставляя доступ к обучающим материалам, курсам и программам повышения квалификации.

В 2025 году на рынке систем личного кабинета сотрудника (ЛКС) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня персонализации пользовательского опыта. Развитие ЛКС будет направлено на улучшение взаимодействия сотрудников с корпоративными ресурсами, оптимизацию рабочих процессов и повышение безопасности данных.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. ЛКС будут активно использовать ИИ для автоматизации рутинных задач, анализа поведения пользователей и предоставления персонализированных рекомендаций, что повысит эффективность работы сотрудников.

• Бесшовная интеграция с корпоративными системами. ЛКС будут обеспечивать более тесное взаимодействие с ERP, CRM и другими системами, что позволит сотрудникам получать доступ ко всем необходимым данным и инструментам в одном интерфейсе.

• Развитие мобильных и кроссплатформенных решений. Увеличение доли мобильных версий ЛКС и создание кроссплатформенных приложений, обеспечивающих удобный доступ к системам с различных устройств и операционных систем.

• Усиление мер кибербезопасности. Внедрение продвинутых методов аутентификации и шифрования данных, использование блокчейн-технологий для защиты конфиденциальной информации и обеспечения целостности данных.

• Персонализация пользовательского интерфейса. ЛКС будут предлагать более гибкие настройки интерфейса, позволяющие сотрудникам адаптировать рабочее пространство под индивидуальные потребности и предпочтения.

• Внедрение расширенных аналитических инструментов. Интеграция инструментов бизнес-аналитики и дашбордов, позволяющих сотрудникам анализировать свои показатели эффективности, отслеживать прогресс выполнения задач и принимать обоснованные решения.

• Использование технологий расширенной реальности (AR/VR). Внедрение элементов AR и VR для проведения виртуальных тренингов, ознакомления с корпоративными процессами и улучшения взаимодействия между удалёнными сотрудниками.

Россия

МояКоманда, Контур.Гособлако, K-Team HRM, Контур.КЭДО, EmplDocs, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, Пряники, Saby My — Корпоративный портал, VK People Hub Social, Saby Staff — КЭДО, Тил Эйчар, KitBot, 1С:Кабинет сотрудника, Битрикс24.HRM

США

Jive