Специальные системы управления персоналом

Специальные системы управления персоналом (ССУП, англ. Personnel Management Special Systems, PMSS) – это программные инструменты, позволяющие решать специальные задачи управления персоналом, такие как контроль работы сотрудников, аналитика персонала (HR-аналитика) и другие.

Специальные задачи управления персоналом представляют собой комплекс мер и действий, направленных на эффективное использование человеческих ресурсов в организации. Эти задачи охватывают широкий спектр активностей, начиная от найма и отбора персонала до его обучения, развития и удержания.

Основные специальные задачи управления персоналом включают:

• HR-брендинг: Развитие и продвижение HR-бренда компании, создание условий, при которых сотрудники хотят оставаться в компании на долгое время. Включает в себя формирование имиджа и репутации организации на рынке труда.

• Контроль работы сотрудников: Мониторинг и анализ эффективности работы сотрудников, включая использование рабочего времени, выполнение поставленных задач и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).

• Анализ персонала: Сбор, обработка и анализ данных о персонале компании, включая информацию о квалификации, компетенциях, производительности и других аспектах работы сотрудников.

• Управление безопасностью: Обеспечение безопасности на рабочем месте, включая физическую безопасность сотрудников, защиту от внутренних и внешних угроз, а также соблюдение правил охраны труда и техники безопасности.

• Развитие корпоративной культуры: Формирование и поддержание корпоративной культуры, которая способствует эффективному взаимодействию сотрудников, повышению их мотивации и лояльности к компании.

• Управление конфликтами: Разрешение трудовых споров и конфликтов, поддержание благоприятного психологического климата в коллективе.

Эффективное выполнение специальных задач управления персоналом способствует повышению производительности труда, снижению текучести кадров, улучшению качества работы и достижению стратегических целей компании.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

JinnПравовед.Ру ЛабОфициальный сайт

Directum OmniDirectumОфициальный сайт

UnSpotАнспотОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

FeedBackTalkТехноИнтеллектОфициальный сайт

Специальные системы управления персоналом предназначены для комплексной автоматизации и оптимизации процессов управления человеческими ресурсами в организациях. Они играют ключевую роль в современном менеджменте, помогая руководителям и HR-специалистам эффективно управлять персоналом, повышать производительность труда и обеспечивать высокое качество работы.

Функциональное предназначение специальных систем управления персоналом охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они автоматизируют процессы подбора, найма, адаптации и обучения персонала, что позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты на эти операции. Во-вторых, такие системы предоставляют инструменты для оценки эффективности работы сотрудников, анализа их компетенций и навыков, а также для формирования индивидуальных планов развития. Это способствует повышению мотивации персонала и улучшению качества работы. В-третьих, специальные системы управления персоналом обеспечивают эффективное управление кадровым документооборотом, включая учёт рабочего времени, отпусков, больничных и других важных данных. Это упрощает процессы контроля и отчётности, а также повышает уровень безопасности и сохранности информации.

Специальные системы управления персоналом в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние предприятия с разветвлённой структурой и большим штатом сотрудников, которым требуется автоматизация процессов учёта рабочего времени и контроля производительности труда;
• компании, активно использующие HR-аналитику для принятия управленческих решений и оптимизации кадровой политики;
• организации, внедряющие системы кадрового электронного документооборота и автоматизацию процессов найма и увольнения сотрудников;
• предприятия, которым необходимо обеспечить соответствие кадровой работы нормативным требованиям и стандартам, используя для этого автоматизированные системы контроля;
• фирмы, ориентированные на развитие корпоративной культуры и системы мотивации персонала, нуждающиеся в инструментах для анализа эффективности этих мероприятий.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса специальных систем управления персоналом (ССУП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого количества пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в производственных компаниях может быть критически важна функция контроля рабочего времени и соблюдения производственных графиков, а в IT-компаниях — инструменты для оценки эффективности работы проектных команд и аналитики компетенций сотрудников. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности обеспечения необходимого уровня информационной безопасности. Кроме того, стоит обратить внимание на следующие аспекты:

• наличие модулей для HR-аналитики и возможности формирования отчётов по ключевым показателям эффективности персонала;
• поддержка различных методов учёта рабочего времени и контроля выполнения задач (например, через интеграцию с системами электронного документооборота или тайм-трекерами);
• возможности кастомизации и настройки системы под специфические бизнес-процессы компании;
• наличие механизмов для управления компетенциями и обучением персонала, включая построение индивидуальных планов развития и отслеживание прогресса;
• поддержка интеграции с системами учёта заработной платы и другими HR-системами;
• наличие мобильных версий и веб-интерфейсов для обеспечения доступа к системе из любой точки;
• соответствие требованиям законодательства в области обработки персональных данных и защиты информации;
• наличие развитой системы технической поддержки и обновлений, а также документации и обучающих материалов для пользователей.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное тестирование нескольких отобранных систем, чтобы оценить их удобство использования, производительность и соответствие реальным рабочим процессам компании. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые ССУП, и оценить репутацию разработчика системы с точки зрения надёжности и способности к долгосрочному сопровождению продукта.

Специальные системы управления персоналом представляют собой инновационные решения, направленные на оптимизацию процессов управления человеческими ресурсами в компаниях. Эти системы предлагают широкий спектр преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы, улучшению качества обслуживания клиентов и укреплению позиций компании на рынке.

Во-первых, специальные системы управления персоналом позволяют автоматизировать рутинные задачи, связанные с управлением кадрами, такие как учёт рабочего времени, расчёт заработной платы, управление отпусками и больничными. Это не только сокращает временные затраты на выполнение этих операций, но и снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Кроме того, автоматизация рутинных задач освобождает время сотрудников отдела кадров для более важных и творческих задач, таких как разработка стратегий развития персонала, улучшение корпоративной культуры и повышение удовлетворённости сотрудников.

Также специальные системы управления персоналом предоставляют инструменты для анализа данных о персонале, что позволяет выявлять тенденции и закономерности в поведении сотрудников, а также оценивать эффективность работы отдельных подразделений и всей компании в целом. На основе полученных данных можно разрабатывать и внедрять меры по улучшению условий труда, повышению мотивации сотрудников и оптимизации рабочих процессов.

Таким образом, внедрение специальных систем управления персоналом является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Системы анализа персонала

Системы HR-аналитики и анализа персонала (САП, англ. Head Resources Analytics Systems, HRA) помогают специалистам по персоналу и кадрам собирать данные, анализировать ситуацию и определять важные показатели управления персоналом.

Системы мониторинга производительности труда сотрудников

Системы мониторинга производительности труда сотрудников (СМПТС, англ. Employee Productivity Monitoring Systems, EPM) — это программные решения для автоматического сбора и интеллектуального анализа данных о рабочей активности персонала. Они позволяют отслеживать использование рабочего времени, выполнение задач и ключевые показатели эффективности, помогая руководителям принимать обоснованные управленческие решения.

Системы управления опросами сотрудников

Системы управления опросами сотрудников (СУОС, англ. Employee Surveys Management Systems, ESM) – это программные решения, которые помогают организациям собирать, анализировать и использовать обратную связь от своих сотрудников.

Системы личного кабинета сотрудника

Системы личного кабинета сотрудника (ЛКС, англ. Employee Personal Account Systems, EPA) – это цифровые платформы, разработанные для удобства и эффективности взаимодействия сотрудников с внутренними ресурсами компании. Эти системы предоставляют работникам централизованный доступ к разнообразным сервисам и инструментам, необходимым для выполнения их рабочих задач и обязанностей.

Системы управления обратной связью сотрудников

Системы управления обратной связью сотрудников (СУОС, англ. Employee Feedback Management Systems, EFM) – это программные решения, которые позволяют организациям собирать, анализировать и использовать обратную связь от сотрудников. Данные системы помогают создавать опросы, распространять их, собирать ответы, анализировать данные и визуализировать результаты.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории специальных систем управления персоналом, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление кадровым резервом. Система должна предоставлять инструменты для планирования и развития кадрового резерва, включая оценку потенциала сотрудников, разработку индивидуальных планов развития и отслеживание прогресса.

• Управление обучением и развитием. Система должна включать функции для планирования и реализации программ обучения и развития персонала, включая выбор курсов, регистрацию участников, отслеживание посещаемости и оценку эффективности обучения.

• Управление эффективностью работы. Система должна предоставлять инструменты для оценки и мониторинга эффективности работы сотрудников, включая сбор и анализ данных о производительности, компетенциях и потенциале сотрудников.

• Управление компенсациями и льготами. Система должна включать функции для расчёта и управления компенсациями и льготами сотрудников, включая заработную плату, бонусы, премии и дополнительные выплаты.

• Управление внутренними коммуникациями. Система должна предоставлять инструменты для организации и управления внутренними коммуникациями между сотрудниками, отделами и руководством, включая обмен сообщениями, проведение опросов и обратную связь.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке специальных систем управления персоналом (ССУП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня персонализации решений. Системы будут всё более тесно взаимодействовать с другими корпоративными приложениями, использовать расширенные аналитические возможности и предлагать более гибкие и масштабируемые решения, учитывающие специфику бизнеса. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. ССУП будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования потребностей в персонале, анализа эффективности работы сотрудников и выявления потенциальных рисков в кадровой политике.

• Развитие модульности и кастомизации. Поставщики будут предлагать более гибкие решения, позволяющие адаптировать систему под конкретные бизнес-процессы компании, добавляя или убирая модули в зависимости от текущих потребностей.

• Расширение возможностей HR-аналитики. Системы будут предоставлять более глубокие аналитические отчёты, включая прогнозирование текучести кадров, оценку эффективности обучения и развития персонала, анализ влияния различных факторов на производительность труда.

• Бесшовная интеграция с другими корпоративными системами. ССУП будут обеспечивать более тесное взаимодействие с системами ERP, CRM и другими, что позволит создать единую информационную среду и упростить обмен данными.

• Применение технологий блокчейн для управления кадровыми данными. Блокчейн может использоваться для хранения и верификации данных о сотрудниках, что повысит уровень безопасности и надёжности хранения информации.

• Упор на мобильность и доступность. Развитие мобильных версий ССУП и обеспечение доступа к системе с различных устройств позволит сотрудникам и руководству работать с данными в любое время и в любом месте.

• Усиление внимания к безопасности данных. В условиях растущего числа киберугроз разработчики ССУП будут уделять больше внимания защите персональных данных, внедряя современные криптографические методы и системы обнаружения вторжений.

Сербия

Joberty

Испания

EffiWork EPM

Россия

Jinn, Directum Omni, UnSpot, МояКоманда, FeedBackTalk, Контур.КЭДО, Контур.Гособлако, K-Team HRM, VK People Hub Social, Saby My — Корпоративный портал, Пряники, HeadHunter, SuperJob, GoTalent, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, Saby Staff — КЭДО, EmplDocs, Websoft HCM, VK People Hub Talent, KitBot, Happy Job, бихайв, Тил Эйчар, Поток Оценка 360, Saby HRM — Управление персоналом, Team Assessment, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, Пульс, FriendWork Recruiter, Поток Опросы, 1С:Кабинет сотрудника, Поток Пульс-опросы, Стахановец, RG-Soft: Оценка 360, ИНСАЙДЕР, Bitcop, Битрикс24.HRM

Великобритания

Time Champ

Индия

Zoho Recruit, Flowace, wAnywhere, Workstatus, We360.ai

Объединенные Арабские Эмираты

StemeXe

Австралия

Seek

США

Jive, Workable, Oracle Taleo Cloud, Zenefits, Workday HCM, TrenData People Analytics, Oracle HCM Cloud, Microsoft Viva, Microsoft Viva Glint, Intelogos, Time Doctor, Vault, WebWork Time Tracker, Prodoscore, Praisidio, Insightful, Blind for Business, Glassdoor, Comparably, Monitask, InHerSight, Vemo, MaxelTracker, Hubstaff, Fairygodboss

Украина

Hurma System

Нидерланды

Crunchr

Германия

SAP SuccessFactors HCM