Системы планирования расписания работы c функцией Управление жизненным циклом сотрудника

Системы планирования расписания работы (СПРП, англ. Employee Scheduling Systems, ESS) – это инструменты, которые помогают организациям составлять расписание работы сотрудников. Они позволяют управлять рабочей нагрузкой, планировать отпуска и учитывать рабочее время.

Планирование расписания работы – это процесс разработки и внедрения графика работы сотрудников, который учитывает потребности бизнеса, индивидуальные особенности и предпочтения работников, а также требования законодательства. Этот процесс направлен на обеспечение эффективного использования рабочего времени, минимизацию потерь и повышение удовлетворённости сотрудников.

Основные аспекты планирования расписания работы:

• Определение рабочих часов: Установление количества рабочих часов в неделю, дней в месяце и т.д., исходя из потребностей бизнеса и возможностей сотрудников.

• Распределение обязанностей: Распределение задач и проектов между сотрудниками с учётом их квалификации, опыта и интересов.

• Учёт индивидуальных особенностей: Принятие во внимание личных обстоятельств сотрудников, таких как семейные обязанности, состояние здоровья и т.п., при составлении расписания.

• Гибкость: Предоставление возможности гибкого графика работы, например, удалённой работы, работы по сменам или гибкого начала и окончания рабочего дня.

• Баланс между работой и личной жизнью: Стремление к тому, чтобы расписание работы способствовало поддержанию здорового баланса между работой и личной жизнью сотрудников.

• Коммуникация: Эффективная коммуникация с сотрудниками относительно изменений в расписании работы, чтобы избежать недоразумений и конфликтов.

• Анализ и корректировка: Регулярный анализ эффективности текущего расписания работы и внесение корректировок при необходимости.

• Правовые аспекты: Соблюдение требований трудового законодательства относительно продолжительности рабочего времени, перерывов, отпусков и т.д.

Эффективное планирование расписания работы способствует повышению производительности труда, снижению уровня стресса у сотрудников и укреплению корпоративной культуры, основанной на доверии и уважении.

Системы планирования расписания работы предназначены для автоматизации процесса составления графиков работы сотрудников, учитывая различные факторы, такие как квалификация, специализация, нагрузка и доступность персонала. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и оптимизацию рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем планирования расписания работы включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в создании гибких и адаптивных графиков работы, учитывающих индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников, что способствует повышению удовлетворённости работой и снижению текучести кадров. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для балансировки нагрузки между сотрудниками, позволяя оптимизировать использование человеческих ресурсов и минимизировать потери рабочего времени. В-третьих, системы планирования расписания работы способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях и графике работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы планирования расписания работы в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние производственные предприятия, где необходимо оптимизировать рабочие смены и учитывать большое количество сотрудников;
• сетевые розничные магазины и торговые центры, которым требуется гибко управлять графиком работы персонала в зависимости от потока покупателей;
• компании в сфере услуг (салоны красоты, фитнес-клубы и т. д.), где важно учитывать индивидуальные графики работы специалистов и запись клиентов;
• медицинские учреждения, включая больницы и поликлиники, для организации работы медицинского персонала с учётом смен и специализации;
• гостиницы и рестораны, которым необходимо планировать работу обслуживающего персонала в соответствии с загрузкой и графиком работы заведения;
• логистические и транспортные компании, где требуется координировать работу водителей и других сотрудников с учётом графиков поставок и перевозок.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем планирования расписания работы (СПРП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным компаниям потребуются системы с расширенными возможностями, поддержкой большого количества пользователей и интеграцией с другими корпоративными системами. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в сфере здравоохранения могут быть особые правила распределения рабочего времени медицинского персонала, а в розничной торговле — необходимость учитывать пиковые часы работы и сезонность. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, возможность работы в облачной среде или необходимость локального развёртывания. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части учёта рабочего времени, планирования отпусков и больничных, автоматического распределения смен с учётом квалификации и предпочтений сотрудников, а также генерации отчётности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности текущим и будущим бизнес-процессам (например, наличие модулей для учёта сверхурочных часов, возможности настройки правил распределения смен);
• поддержка различных типов графиков работы (гибкий график, сменный режим, удалённая работа);
• наличие механизмов интеграции с другими системами (например, с системами учёта персонала, ERP-системами);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса;
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и руководителей);
• наличие инструментов для анализа эффективности использования рабочего времени и формирования аналитических отчётов;
• поддержка мобильных устройств и возможность удалённого доступа;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких подходящих решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях, удобство использования и соответствие специфическим требованиям бизнеса. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и обратить внимание на качество технической поддержки и уровень сервиса со стороны поставщика программного продукта.

Системы планирования расписания работы предлагают ряд значительных преимуществ и выгод, способствуя улучшению координации между отделами, снижению издержек и повышению удовлетворённости сотрудников.

Во-первых, системы планирования расписания работы помогают обеспечить равномерное распределение рабочей нагрузки между сотрудниками, что способствует снижению уровня стресса и предотвращению выгорания. Это, в свою очередь, повышает мотивацию и вовлечённость сотрудников в рабочий процесс, что положительно сказывается на качестве работы и общей производительности. Кроме того, системы планирования могут включать функции автоматического оповещения о предстоящих задачах и событиях, что упрощает процесс управления временем и повышает эффективность работы.

Также системы планирования расписания работы способствуют улучшению коммуникации между отделами и сотрудниками, что особенно важно для крупных компаний с разветвлённой структурой. Централизация данных о расписании в одном месте упрощает процесс обмена информацией и координации действий, позволяя сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем планирования расписания работы является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем планирования расписания работы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание и редактирование расписаний. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования расписаний работы сотрудников, включая возможность настройки смен, выходных дней и отпусков.

• Распределение задач и обязанностей. Система может распределять задачи и обязанности между сотрудниками на основе их навыков, доступности и предпочтений. Это помогает оптимизировать работу и повысить эффективность.

• Уведомления и напоминания. Система может отправлять уведомления сотрудникам о предстоящих сменах, задачах и других важных событиях, а также напоминать о сроках выполнения задач.

• Анализ и оптимизация расписания. Система может анализировать текущее расписание и предлагать оптимизации, например, изменение графика работы для снижения затрат или улучшения баланса между работой и личной жизнью сотрудников.

• Интеграция с другими системами. Система может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, безопасности и доступа, для обеспечения более полной картины рабочего процесса и повышения эффективности управления.

В 2025 году на рынке систем планирования расписания работы (СПРП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения продвинутых алгоритмов машинного обучения и искусственного интеллекта, роста популярности облачных решений, развития мобильных версий приложений, повышения внимания к пользовательскому опыту и интерфейсам, а также усиления акцента на аналитику данных и прогнозирование.

• Интеграция с ERP-системами. СПРП будут всё теснее интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия, что позволит автоматизировать обмен данными о рабочем времени, отпусках и больничных, упрощая тем самым процессы кадрового учёта и планирования.

• Применение алгоритмов машинного обучения. Системы начнут использовать сложные модели машинного обучения для прогнозирования оптимальной загрузки сотрудников, учитывая исторические данные о производительности, сезонность и другие факторы.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут основным способом развёртывания СПРП, обеспечивая гибкость, масштабируемость и возможность удалённого доступа к системе из любой точки мира.

• Мобильные версии приложений. Рост спроса на мобильные версии СПРП, позволяющие сотрудникам и менеджерам работать с расписанием через смартфоны и планшеты, что повысит оперативность управления рабочим временем.

• Улучшение пользовательского интерфейса. Разработка более интуитивных и удобных интерфейсов, которые снизят порог вхождения для пользователей и повысят общую эффективность работы с системой.

• Аналитика и отчётность. Усиление функционала по аналитике и отчётности, включая визуализацию данных, что позволит руководству быстрее получать сводную информацию о распределении рабочей нагрузки и эффективности использования трудовых ресурсов.

• Учёт индивидуальных предпочтений сотрудников. Внедрение механизмов учёта личных предпочтений и ограничений сотрудников при составлении расписания, что повысит удовлетворённость персонала и снизит текучесть кадров.

Россия

HR ЧатБот, 1С:Зарплата и управление персоналом

США

Workday HCM, OrangeHRM