Системы планирования расписания работы

Системы планирования расписания работы (СПРП, англ. Employee Scheduling Systems, ESS) – это инструменты, которые помогают организациям составлять расписание работы сотрудников. Они позволяют управлять рабочей нагрузкой, планировать отпуска и учитывать рабочее время.

Планирование расписания работы – это процесс разработки и внедрения графика работы сотрудников, который учитывает потребности бизнеса, индивидуальные особенности и предпочтения работников, а также требования законодательства. Этот процесс направлен на обеспечение эффективного использования рабочего времени, минимизацию потерь и повышение удовлетворённости сотрудников.

Основные аспекты планирования расписания работы:

• Определение рабочих часов: Установление количества рабочих часов в неделю, дней в месяце и т.д., исходя из потребностей бизнеса и возможностей сотрудников.

• Распределение обязанностей: Распределение задач и проектов между сотрудниками с учётом их квалификации, опыта и интересов.

• Учёт индивидуальных особенностей: Принятие во внимание личных обстоятельств сотрудников, таких как семейные обязанности, состояние здоровья и т.п., при составлении расписания.

• Гибкость: Предоставление возможности гибкого графика работы, например, удалённой работы, работы по сменам или гибкого начала и окончания рабочего дня.

• Баланс между работой и личной жизнью: Стремление к тому, чтобы расписание работы способствовало поддержанию здорового баланса между работой и личной жизнью сотрудников.

• Коммуникация: Эффективная коммуникация с сотрудниками относительно изменений в расписании работы, чтобы избежать недоразумений и конфликтов.

• Анализ и корректировка: Регулярный анализ эффективности текущего расписания работы и внесение корректировок при необходимости.

• Правовые аспекты: Соблюдение требований трудового законодательства относительно продолжительности рабочего времени, перерывов, отпусков и т.д.

Эффективное планирование расписания работы способствует повышению производительности труда, снижению уровня стресса у сотрудников и укреплению корпоративной культуры, основанной на доверии и уважении.

Системы планирования расписания работы предназначены для автоматизации процесса составления графиков работы сотрудников, учитывая различные факторы, такие как квалификация, специализация, нагрузка и доступность персонала. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и оптимизацию рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем планирования расписания работы включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в создании гибких и адаптивных графиков работы, учитывающих индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников, что способствует повышению удовлетворённости работой и снижению текучести кадров. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для балансировки нагрузки между сотрудниками, позволяя оптимизировать использование человеческих ресурсов и минимизировать потери рабочего времени. В-третьих, системы планирования расписания работы способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях и графике работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы планирования расписания работы в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние производственные предприятия, где необходимо оптимизировать рабочие смены и учитывать большое количество сотрудников;
• сетевые розничные магазины и торговые центры, которым требуется гибко управлять графиком работы персонала в зависимости от потока покупателей;
• компании в сфере услуг (салоны красоты, фитнес-клубы и т. д.), где важно учитывать индивидуальные графики работы специалистов и запись клиентов;
• медицинские учреждения, включая больницы и поликлиники, для организации работы медицинского персонала с учётом смен и специализации;
• гостиницы и рестораны, которым необходимо планировать работу обслуживающего персонала в соответствии с загрузкой и графиком работы заведения;
• логистические и транспортные компании, где требуется координировать работу водителей и других сотрудников с учётом графиков поставок и перевозок.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем планирования расписания работы (СПРП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным компаниям потребуются системы с расширенными возможностями, поддержкой большого количества пользователей и интеграцией с другими корпоративными системами. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в сфере здравоохранения могут быть особые правила распределения рабочего времени медицинского персонала, а в розничной торговле — необходимость учитывать пиковые часы работы и сезонность. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, возможность работы в облачной среде или необходимость локального развёртывания. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части учёта рабочего времени, планирования отпусков и больничных, автоматического распределения смен с учётом квалификации и предпочтений сотрудников, а также генерации отчётности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности текущим и будущим бизнес-процессам (например, наличие модулей для учёта сверхурочных часов, возможности настройки правил распределения смен);
• поддержка различных типов графиков работы (гибкий график, сменный режим, удалённая работа);
• наличие механизмов интеграции с другими системами (например, с системами учёта персонала, ERP-системами);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса;
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и руководителей);
• наличие инструментов для анализа эффективности использования рабочего времени и формирования аналитических отчётов;
• поддержка мобильных устройств и возможность удалённого доступа;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких подходящих решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях, удобство использования и соответствие специфическим требованиям бизнеса. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и обратить внимание на качество технической поддержки и уровень сервиса со стороны поставщика программного продукта.

Системы планирования расписания работы предлагают ряд значительных преимуществ и выгод, способствуя улучшению координации между отделами, снижению издержек и повышению удовлетворённости сотрудников.

Во-первых, системы планирования расписания работы помогают обеспечить равномерное распределение рабочей нагрузки между сотрудниками, что способствует снижению уровня стресса и предотвращению выгорания. Это, в свою очередь, повышает мотивацию и вовлечённость сотрудников в рабочий процесс, что положительно сказывается на качестве работы и общей производительности. Кроме того, системы планирования могут включать функции автоматического оповещения о предстоящих задачах и событиях, что упрощает процесс управления временем и повышает эффективность работы.

Также системы планирования расписания работы способствуют улучшению коммуникации между отделами и сотрудниками, что особенно важно для крупных компаний с разветвлённой структурой. Централизация данных о расписании в одном месте упрощает процесс обмена информацией и координации действий, позволяя сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем планирования расписания работы является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем планирования расписания работы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание и редактирование расписаний. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования расписаний работы сотрудников, включая возможность настройки смен, выходных дней и отпусков.

• Распределение задач и обязанностей. Система может распределять задачи и обязанности между сотрудниками на основе их навыков, доступности и предпочтений. Это помогает оптимизировать работу и повысить эффективность.

• Уведомления и напоминания. Система может отправлять уведомления сотрудникам о предстоящих сменах, задачах и других важных событиях, а также напоминать о сроках выполнения задач.

• Анализ и оптимизация расписания. Система может анализировать текущее расписание и предлагать оптимизации, например, изменение графика работы для снижения затрат или улучшения баланса между работой и личной жизнью сотрудников.

• Интеграция с другими системами. Система может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, безопасности и доступа, для обеспечения более полной картины рабочего процесса и повышения эффективности управления.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем планирования расписания работы (СПРП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения продвинутых алгоритмов машинного обучения и искусственного интеллекта, роста популярности облачных решений, развития мобильных версий приложений, повышения внимания к пользовательскому опыту и интерфейсам, а также усиления акцента на аналитику данных и прогнозирование.

• Интеграция с ERP-системами. СПРП будут всё теснее интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия, что позволит автоматизировать обмен данными о рабочем времени, отпусках и больничных, упрощая тем самым процессы кадрового учёта и планирования.

• Применение алгоритмов машинного обучения. Системы начнут использовать сложные модели машинного обучения для прогнозирования оптимальной загрузки сотрудников, учитывая исторические данные о производительности, сезонность и другие факторы.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут основным способом развёртывания СПРП, обеспечивая гибкость, масштабируемость и возможность удалённого доступа к системе из любой точки мира.

• Мобильные версии приложений. Рост спроса на мобильные версии СПРП, позволяющие сотрудникам и менеджерам работать с расписанием через смартфоны и планшеты, что повысит оперативность управления рабочим временем.

• Улучшение пользовательского интерфейса. Разработка более интуитивных и удобных интерфейсов, которые снизят порог вхождения для пользователей и повысят общую эффективность работы с системой.

• Аналитика и отчётность. Усиление функционала по аналитике и отчётности, включая визуализацию данных, что позволит руководству быстрее получать сводную информацию о распределении рабочей нагрузки и эффективности использования трудовых ресурсов.

• Учёт индивидуальных предпочтений сотрудников. Внедрение механизмов учёта личных предпочтений и ограничений сотрудников при составлении расписания, что повысит удовлетворённость персонала и снизит текучесть кадров.

Испания

Plannam HRP

Австралия

RosterElf, Tanda

Россия

Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, AMBER Staff, Goodt WFM, HR ЧатБот, Imredi WFM, Saby Staff — Зарплата и кадры, 1С:Зарплата и управление персоналом, BSC-ФОТ, BSC Табель, BSC Графики, Кайтен, Сфера.Команда, Naumen Workforce Management, SIGURD WFM-CC, Smena WFM

Дания

ProMark

США

OrangeHRM, Workday HCM, ADP Workforce Manager, Unifocus, When I Work, Workcloud Timekeeping, Crown, Humanity, Indeavor

Бельгия

TRAXXEO, Protime Premium

Украина

Yaware.HRM

Великобритания

Patchwork Rota, Prometheus Platform

Канада

MakeShift

Индия

SARALWEB Workforce Management, TimeCheck, BlueTree

Швеция

Quinyx Workforce Management

Индонезия

Sentec EMS

Франция

Kelio

Объединенные Арабские Эмираты

Connect HR