Порталы самообслуживания сотрудников

Порталы самообслуживания сотрудников (ПСС, англ. Employee Self-Service Portals, ESS) – это цифровые решения для управления персоналом, которые предоставляют сотрудникам доступ к информации и ресурсам, необходимым им для выполнения своей работы, инструментам внутрикорпоративной коммуникации, управления задачами, самостоятельного получения услуг кадрового обеспечения, доступа к документам и другим ресурсам компании.

Кадровое самообслуживание сотрудников (ESS) – это функция, доступная в большинстве систем управления персоналом (HRMS), позволяющая сотрудникам самостоятельно управлять рядом кадровых, ИТ и административных потребностей без непосредственного участия отдела кадров. Эта функция реализуется через кадровые порталы и системы управления персоналом, предоставляя сотрудникам доступ к информации о заработной плате, страховых планах, льготах, контактных данных и многом другом.

Основные преимущества кадрового самообслуживания сотрудников:

• Повышение эффективности работы: Сотрудники могут самостоятельно обновлять свою личную информацию, запрашивать отгулы, отслеживать отпуск и командировочные расходы, что сокращает необходимость многократного обращения в отдел кадров и увеличивает производительность.

• Улучшение коммуникации: Сотрудники имеют доступ к актуальной информации о компании, что способствует лучшему пониманию корпоративных политик и процедур.

• Снижение нагрузки на отдел кадров: Сотрудники могут выполнять ряд рутинных задач самостоятельно, освобождая время специалистов по персоналу для решения более сложных вопросов.

• Прозрачность и точность данных: Сотрудники могут проверять и обновлять свои личные данные в реальном времени, что снижает риск ошибок и обеспечивает актуальность информации.

• Повышение морального духа: Наличие доступа к информации о льготах, рабочем графике и важных событиях способствует улучшению отношений в коллективе и повышению удовлетворенности работой.

Недостатки кадрового самообслуживания сотрудников:

• Дополнительное обучение: Сотрудникам и специалистам по кадрам требуется обучение для работы с новой системой.

• Человеческий фактор: Существует риск ошибок при вводе данных, особенно если сотрудники не прошли должного обучения.

• Стоимость внедрения: Внедрение системы ESS требует финансовых вложений.

В целом, кадровое самообслуживание сотрудников является эффективным инструментом для оптимизации рабочих процессов, повышения удовлетворенности сотрудников и снижения нагрузки на отдел кадров.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Порталы самообслуживания сотрудников предназначены для предоставления сотрудникам возможности самостоятельно управлять своими личными и профессиональными данными, а также выполнять административные задачи без необходимости обращения к отделу кадров. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя расширению возможностей сотрудников, повышению эффективности кадровых процессов и улучшению качества обслуживания клиентов.

Функциональное предназначение порталов самообслуживания сотрудников включает несколько важных аспектов. Во-первых, они позволяют сотрудникам получать доступ к своей личной и профессиональной информации в любое время и из любого места, что делает процесс управления данными более удобным и доступным. Во-вторых, порталы самообслуживания предоставляют инструменты для выполнения различных административных задач, таких как подача заявок на отпуск, отслеживание баланса свободного времени и посещаемости, запись рабочего времени и многое другое. Это снижает нагрузку на отдел кадров и ускоряет выполнение кадровых операций. В-третьих, порталы самообслуживания способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и результатах работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Порталы самообслуживания сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компании, которые получают доступ к корпоративной информации, документам, инструментам коммуникации и могут самостоятельно решать ряд кадровых и административных вопросов;
• руководители подразделений, которые через систему могут контролировать рабочие процессы, отслеживать выполнение задач и получать аналитические данные о работе подчинённых;
• специалисты HR-отделов, которые используют портал для автоматизации кадровых процессов, распространения информации среди сотрудников и сбора необходимых данных;
• специалисты IT-отделов, которые занимаются настройкой, поддержкой и развитием функционала портала, обеспечивают его безопасность и работоспособность.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Порталы самообслуживания сотрудников (ПСС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в компании. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством филиалов потребуются решения с высокой масштабируемостью и возможностью интеграции с существующими корпоративными системами, тогда как для небольших компаний могут подойти более простые и гибкие решения с минимальным набором функций. Также важно учесть отраслевые требования и стандарты: например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к защите данных и соответствию регулятивным нормам, в то время как в сфере IT-услуг акцент может быть сделан на гибкости и возможностях кастомизации. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к совместимости с другими системами (например, с ERP, CRM, системами электронного документооборота), а также возможности по развёртыванию (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с обеспечением внутрикорпоративной коммуникации, управлением задачами и проектами, доступом к кадровым и финансовым данным, а также на возможности аналитики и отчётности, которые предоставляет система.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности ПСС текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие модулей для управления личными данными сотрудников, оформления отпусков и больничных, запроса справок и других кадровых услуг;
• возможности интеграции с системами управления персоналом, бухгалтерскими и финансовыми системами;
• уровень защиты данных и соответствие требованиям информационной безопасности (например, шифрование данных, многофакторная аутентификация, разграничение прав доступа);
• поддержка различных устройств и браузеров для обеспечения удобного доступа сотрудников;
• возможности кастомизации интерфейса и функционала под специфические потребности компании;
• наличие механизмов аналитики и отчётности по использованию портала и активности сотрудников;
• условия лицензирования, стоимость владения и обслуживания системы, включая возможные скрытые расходы;
• репутация разработчика и наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожими характеристиками.

Окончательный выбор ПСС должен базироваться на тщательном анализе потребностей компании, оценке соотношения затрат и выгод от внедрения системы, а также на прогнозировании того, как система будет развиваться вместе с бизнесом. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед полным внедрением, чтобы убедиться в её соответствии реальным рабочим процессам и удовлетворённости пользователей.

Порталы самообслуживания сотрудников играют ключевую роль в оптимизации внутренних процессов компании, снижении нагрузки на техническую поддержку и повышении уровня удовлетворенности сотрудников.

Во-первых, порталы самообслуживания позволяют сотрудникам быстро и удобно получать доступ к необходимой информации и выполнять повседневные задачи, такие как подача заявок на отпуск или заказ необходимых материалов. Это не только экономит время сотрудников, но и снижает нагрузку на техническую поддержку, позволяя специалистам сосредоточиться на более сложных задачах.

Также порталы самообслуживания способствуют повышению уровня удовлетворенности сотрудников, предоставляя им возможность самостоятельно решать многие вопросы, не ожидая ответа от представителя компании. Это создает ощущение контроля над ситуацией и повышает мотивацию сотрудников, что в свою очередь положительно сказывается на общей атмосфере в коллективе и уровне лояльности к компании.

Таким образом, внедрение портала самообслуживания является важным шагом на пути к созданию эффективной и гибкой рабочей среды, обеспечивающей удовлетворение потребностей сотрудников и достижение поставленных целей компании.

Для того чтобы соответствовать категории порталов самообслуживания сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Личный кабинет сотрудника: Система должна предоставлять сотруднику личный кабинет, где он может управлять своей учётной записью, просматривать информацию о своём статусе, правах доступа и обязанностях.

• Запрос и получение информации: Система должна обеспечивать возможность запроса и получения необходимой информации, такой как правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, формы документов и т.д.

• Подача заявлений и форм: Система должна позволять сотрудникам подавать заявления на отпуск, командировки, повышение квалификации и другие запросы, а также заполнять необходимые формы и анкеты.

• Обратная связь и оценка: Система может включать инструменты для сбора обратной связи от сотрудников относительно качества предоставляемых услуг, предложений по улучшению работы портала и других аспектов деятельности компании.

• Интеграция с HR-системами: Система может интегрироваться с другими HR-системами, такими как системы управления персоналом и учёта рабочего времени, для автоматического обновления информации о статусе сотрудника и предоставления ему соответствующих прав доступа к функциям портала.

В 2025 году на рынке порталов самообслуживания сотрудников (ПСС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий и повышения уровня персонализации пользовательского опыта. ПСС будут всё более тесно взаимодействовать с другими корпоративными системами, использовать возможности искусственного интеллекта и машинного обучения, а также предлагать расширенные функциональные возможности для улучшения взаимодействия сотрудников с компанией.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. ПСС будут предоставлять более глубокие аналитические возможности, позволяя сотрудникам анализировать свои показатели эффективности и получать рекомендации по их улучшению, а руководству — оценивать работу персонала в динамике.

• Применение технологий искусственного интеллекта. Внедрение чат-ботов и виртуальных ассистентов на базе ИИ для автоматизации ответов на типовые вопросы сотрудников, помощи в навигации по порталу и выполнения рутинных операций.

• Персонализация пользовательского интерфейса. Разработка адаптивных интерфейсов, учитывающих индивидуальные предпочтения и рабочие задачи пользователей, что повысит удобство работы с ПСС и эффективность использования его функций.

• Расширение возможностей мобильного доступа. Развитие мобильных версий и приложений ПСС с полным функционалом, обеспечивающим доступ к корпоративным ресурсам и сервисам с любых устройств и в любом месте.

• Укрепление мер информационной безопасности. Внедрение современных методов аутентификации и шифрования данных, использование блокчейн-технологий для защиты конфиденциальной информации и предотвращения утечек.

• Интеграция с системами управления талантами и обучением. ПСС будут предоставлять сотрудникам доступ к обучающим материалам, программам развития карьеры и инструментам самооценки, интегрируясь с LMS и другими платформами.

• Использование технологий расширенной реальности (AR/VR). Внедрение элементов AR и VR для проведения виртуальных тренингов, ознакомления с корпоративными процессами и улучшения онбординга новых сотрудников.

Россия

МояКоманда, Контур.Гособлако, K-Team HRM, Контур.КЭДО, EmplDocs, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, Пряники, Saby My — Корпоративный портал, VK People Hub Social, Saby Staff — КЭДО, Тил Эйчар, KitBot, 1С:Кабинет сотрудника, Битрикс24.HRM

США

Jive