Системы управления опросами сотрудников c функцией База данных резюме

Системы управления опросами сотрудников (СУОС, англ. Employee Surveys Management Systems, ESM) – это программные решения, которые помогают организациям собирать, анализировать и использовать обратную связь от своих сотрудников.

Управления опросами сотрудников – это процесс сбора, анализа и использования обратной связи от сотрудников для улучшения работы компании.

Процесс Управления опросами сотрудников требуется для того, чтобы получать информацию от сотрудников о том, что им нравится в работе, а что можно улучшить. На основе такой информации компания может принимать решения о том, какие изменения внести в свою работу, чтобы улучшить условия труда и повысить удовлетворенность сотрудников.

В современных компаниях для управления опросами используют специализированные программные продукты – Системы управления опросами сотрудников.

Системы управления опросами сотрудников предназначены для сбора обратной связи от сотрудников, анализа полученных данных и использования этой информации для улучшения процессов в организации.

В компаниях системы управления опросами сотрудников используются менеджерами и командами для понимания результатов опросов и определения областей для улучшений.

Системы управления опросами сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена и топ-менеджмент для оценки общего уровня удовлетворённости персонала и принятия стратегических решений в области управления человеческими ресурсами;
• HR-специалисты и менеджеры по работе с персоналом для анализа обратной связи от сотрудников, выявления проблем в коллективе и разработки мер по их устранению;
• руководители подразделений и линейных коллективов для оценки работы своих команд, выявления сильных и слабых сторон в управлении персоналом на уровне отдельных подразделений;
• службы внутреннего аудита и контроля для мониторинга соблюдения корпоративных стандартов и процедур, выявления потенциальных рисков и проблемных зон в работе персонала;
• отделы организационного развития и обучения персонала для анализа потребностей в обучении и развитии сотрудников, планирования программ повышения квалификации и профессионального роста.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления опросами сотрудников (СУОС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-задач. Важно оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой могут потребоваться решения с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого числа пользователей, в то время как для малых и средних предприятий приоритет может быть отдан простоте использования и доступности стоимости внедрения и обслуживания. Также следует учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе могут быть повышенные требования к безопасности данных, а в IT-компаниях — к возможностям аналитики и визуализации результатов опросов. Не менее важны технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможность кастомизации под уникальные бизнес-процессы.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• функциональность: наличие инструментов для создания различных типов опросов (анкетирование, опросы с открытым и закрытым типом вопросов, шкалы оценок и т. д.), автоматическая генерация отчётов, возможности аналитики и визуализации данных;
• масштабируемость: возможность расширения функционала и увеличения числа пользователей без существенного снижения производительности;
• безопасность: наличие механизмов защиты данных (шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей), соответствие требованиям законодательства в области обработки персональных данных;
• интеграция: совместимость с другими корпоративными системами (CRM, ERP, системами управления персоналом и т. д.), поддержка стандартных протоколов и форматов данных;
• удобство использования: интуитивно понятный интерфейс, возможность настройки под специфические задачи пользователей, наличие обучающих материалов и поддержки;
• стоимость: совокупная стоимость владения, включая лицензии, внедрение, обучение персонала, техническое обслуживание и обновления.

Окончательный выбор СУОС должен базироваться на тщательном анализе потребностей организации, оценке соотношения затрат и получаемой выгоды, а также на прогнозировании возможностей системы адаптироваться к будущим изменениям в бизнес-процессах и требованиях рынка. Необходимо также учитывать репутацию разработчика, наличие успешных кейсов внедрения в аналогичных организациях и уровень технической поддержки.

Польза и преимущества для компаний от использования Систем управления опросами сотрудников включают:

• Улучшение коммуникации и отношений между руководством и сотрудниками: системы опросов позволяют сотрудникам выражать свои мнения и идеи, что может помочь руководству лучше понимать их потребности и ожидания.

• Повышение удовлетворенности и вовлеченности сотрудников: когда сотрудники чувствуют, что их мнения учитываются и к ним прислушиваются, это может привести к повышению удовлетворенности и уровня вовлеченности в работу.

• Улучшение рабочих процессов и повышение производительности: на основе полученной обратной связи компании могут выявлять и устранять проблемы, которые могут снижать производительность.

• Привлечение и удержание талантливых сотрудников: системы управления опросами могут помочь компаниям создать позитивную рабочую атмосферу, что может привлечь и удержать талантливых сотрудников.

• Создание культуры постоянного совершенствования: СУОС помогают компаниям узнавать о мнениях и предложениях сотрудников, что позволяет постоянно совершенствовать рабочие процессы и достигать лучших результатов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для включения в категорию Систем управления опросами программный продукт должен реализовывать следующие функции:

• Создание опросов: Система позволяет компаниям создавать опросы с использованием различных типов вопросов, таких как множественный выбор, шкала Лайкерта, открытый текст и т. д.

• Распространение опросов: Системы управления опросами помогают организациям распространять опросы среди своих сотрудников, используя различные каналы коммуникации, такие как электронная почта, SMS, корпоративные порталы и т.д.

• Сбор ответов: Системы позволяют собирать ответы сотрудников на опросы, обеспечивая централизованное хранение данных.

• Анализ данных: Системы предоставляют инструменты для анализа данных, полученных из опросов сотрудников, позволяя организациям выявлять тенденции и области для улучшения.

• Визуализация результатов: Системы могут предоставлять наглядные отчеты и графики, чтобы помочь менеджерам и командам понять результаты опросов и определить области для улучшений.

• Управление циклами опросов: Большинство систем управления опросами предлагают возможность планирования опросов, чтобы они проводились регулярно и в соответствии с корпоративными циклами обратной связи.

По данным аналитических исследований Soware, в 2026 году на рынке систем управления опросами сотрудников (СУОС) продолжат развиваться тенденции, связанные с углублением интеграции передовых технологий, повышением персонализации и обеспечением безопасности данных. Ожидается дальнейшее развитие интеллектуальных функций, расширение возможностей анализа данных и усиление взаимодействия с другими корпоративными системами.

Системы управления опросами сотрудников в 2026 году будут во многом изменяться под влиянием следующих основных трендов:

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. СУОС будут использовать более сложные алгоритмы для выявления скрытых закономерностей в ответах сотрудников, прогнозирования тенденций и выработки рекомендаций по оптимизации рабочих процессов.

• Развитие NLP-технологий. Системы станут лучше распознавать нюансы языка, определять эмоциональный фон и смысловые акценты в ответах, что повысит точность оценки удовлетворённости и вовлечённости персонала.

• Персонализация опросов и аналитики. СУОС будут адаптировать не только вопросы, но и аналитические отчёты под конкретные потребности руководителей и подразделений, учитывая их специфику и ключевые показатели эффективности.

• Интеграция с корпоративными системами. Углубление взаимодействия с HR-системами, CRM и ERP позволит СУОС получать более полные данные о сотрудниках и бизнес-процессах, улучшая качество анализа и принимаемых решений.

• Усиление защиты данных. Разработка и внедрение более надёжных механизмов шифрования, аутентификации и контроля доступа к данным станут приоритетом для обеспечения конфиденциальности информации.

• Развитие мобильных и облачных решений. Оптимизация СУОС для мобильных устройств и облачной инфраструктуры обеспечит сотрудникам удобный доступ к опросам и результатам анализа в любое время и из любой точки.

• Расширение возможностей аналитики и визуализации. СУОС будут предлагать более продвинутые инструменты для анализа данных, включая сложные дашборды, прогнозные модели и возможности для анализа больших данных в реальном времени.