Системы управления инвентаризацией c функцией Администрирование

Системы управления инвентаризацией (СУИ, англ. Inventory Control Systems, IC) – это программное обеспечение, которое помогает предприятиям управлять своими основными средствами и проводить их инвентарный учёт.

Управление инвентаризацией как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на учёт, контроль и оптимизацию использования материальных ресурсов предприятия. Оно включает в себя сбор и обработку данных о наличии, движении и состоянии основных средств и товарно-материальных ценностей, обеспечение их сохранности, а также планирование закупок и расходования ресурсов с целью минимизации издержек и предотвращения дефицита или избытка запасов. Эффективное управление инвентаризацией позволяет поддерживать бесперебойность производственных и бизнес-процессов, улучшать финансовое состояние компании и повышать её конкурентоспособность.

Среди ключевых задач управления инвентаризацией можно выделить:

• обеспечение актуальности данных об инвентарных объектах,
• отслеживание перемещения и изменений состояния материальных ресурсов,
• анализ оборачиваемости запасов и выявление неликвидов,
• прогнозирование потребности в ресурсах,
• оптимизация уровня запасов с учётом сезонности и трендов спроса,
• контроль за соблюдением условий хранения и эксплуатации имущества,
• минимизация потерь и хищений.

В современных условиях растущего объёма данных и усложнения бизнес-процессов особую значимость приобретают цифровые (программные) решения, которые автоматизируют рутинные операции, обеспечивают многопользовательский доступ к информации, интегрируются с другими корпоративными системами и предоставляют инструменты для аналитической обработки данных. Использование систем управления инвентаризацией (СУИ) позволяет существенно повысить точность и оперативность учёта, снизить влияние человеческого фактора и улучшить качество управленческих решений.

Системы управления инвентаризацией предназначены для автоматизации процессов учёта, контроля и оптимизации использования основных средств и материальных ресурсов предприятия. Они позволяют в режиме реального времени отслеживать наличие и перемещение активов, обеспечивать актуальность данных об инвентарных объектах, минимизировать риски потерь и хищений, а также оптимизировать складские запасы и логистические операции.

Функциональное предназначение СУИ заключается в обеспечении эффективного управления материальными ресурсами предприятия, повышении прозрачности и оперативности принятия управленческих решений в области инвентаризации и логистики. Системы позволяют автоматизировать рутинные процессы учёта, снизить влияние человеческого фактора на точность данных, обеспечить интеграцию с другими корпоративными информационными системами и сформировать аналитическую базу для прогнозирования потребностей в материальных ресурсах и планирования закупок.

Системы управления инвентаризацией в основном используют следующие группы пользователей:

• производственные предприятия, которым необходимо отслеживать запасы сырья, комплектующих и готовой продукции для оптимизации производственных процессов и снижения издержек;
• торговые компании, занимающиеся розничной и оптовой продажей, — для контроля товарных остатков, управления складскими запасами и обеспечения своевременного пополнения ассортимента;
• логистические и дистрибьюторские компании, которые применяют СУИ для управления цепями поставок, отслеживания перемещения товаров и оптимизации складских операций;
• предприятия сферы услуг, имеющие материальные ресурсы (например, оборудование), требующие систематического учёта и контроля состояния для обеспечения бесперебойной работы;
• сети ресторанов и отелей, использующие СУИ для учёта продуктов, расходных материалов и инвентаря, что позволяет минимизировать потери и оптимизировать закупки.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бюджетирование

Функции Бюджетирования позволяют планировать и отслеживать финансовые бюджеты и планы для управления финансовыми средствами в различных департаментах или для контроля со стороны учредителей, акционеров и инвесторов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инвентаризация

Функции Инвентаризации позволяют проводить автоматическую или ручную инвентаризацию товаров на складе и в других местах размещения, учитывать и контролировать движение товаров, обеспечивать точность и надёжность данных о запасах, а также формировать выводы и рекомендации о результатах инвентаризации для поддержки принятия управленческих решений.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Печать штрих-кодов

Функции Печати штрих-кодов позволяют генерировать и печатать штрих-коды для товаров и иных материальных ценностей, исходя из заданных параметров, обеспечивая тем самым возможность быстрой и точной идентификации товаров при их приёме, хранении и отгрузке.

Планирование и прогнозирование спроса

Функции Планирования и прогнозирования спроса позволяют планировать спрос путём либо ручного заполнения значений спроса на услуги поставки, либо путём прогнозирования, часто по методологии временных рядов с выявлением сезонности и тенденций спроса

Складской учёт

Функции Складского учёта в системе управления запасами позволяют управлять перечнем мест хранения и размещения товарно-материальных ценностей (складов), вести складские операции, контролировать наличие и движение товаров на складе, а также вести учёт запасов, обеспечивая точность и полноту информации о складских операциях.

Управление заказом ТМЦ

Функции Управления заказом ТМЦ позволяют осуществлять операции по заказу товарно-материальных ценностей и контроль восполнения запасов

Управление запасами

Функции Управления запасами позволяют выполнять высокоуровневое планирвание и контроль запасов, а также оперативное управление хранением, размещением, инвентаризацией или распределением запасов и единиц хранения

Управление поставщиками

Функции Управления поставщиками позволяют упростить работу с закупками, необходимыми для повседневной работы организации, у управляемого пула поставщиков

Управление штрих-кодами

Функции Управления штрих-кодами позволяют создавать и редактировать штрих-коды для товаров, управлять базой штрих-кодов, а также использовать штрих-коды для быстрой и точной идентификации товаров при проведении операций управления запасами, складом и учёта ТМЦ.

Учёт товарно-материальных ценностей

Функции Учёта товарно-материальных ценностей в системе управления запасами позволяют учитывать товары и материалы вне зависимости от мест хранения и размещения, отслеживать наличие и вести количественный учёт, а также вести учёт различных характеристик ТМЦ.

Поддержка RFID

Поддержка RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) в системе управления запасами позволяет использовать RFID-метки для автоматической бесконтактной идентификации товаров, контроля их перемещения и состояния, а также для оптимизации складских процессов и повышения точности учёта товаров.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления инвентаризацией (СУИ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности предприятия: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими инструментами. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в фармацевтической отрасли СУИ должны обеспечивать строгий контроль сроков годности и условий хранения продукции, а в производственной сфере — учитывать особенности учёта комплектующих и готовой продукции. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части автоматизации складских операций, поддержки различных методов учёта (FIFO, LIFO и др.), возможности генерации отчётности и интеграции с другими корпоративными системами (ERP, WMS и т. д.).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУИ специфике бизнес-процессов предприятия;
• наличие модулей для автоматизации ключевых складских операций (приёмка, размещение, комплектация, отгрузка);
• поддержка различных методов учёта товаров (FIFO, LIFO, средневзвешенная стоимость и др.);
• возможности интеграции с другими корпоративными информационными системами (ERP, WMS, CRM);
• наличие инструментов для генерации аналитической и регламентированной отчётности;
• соответствие требованиям отраслевых стандартов и нормативов (например, ГОСТ, ISO, требования регуляторов);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса;
• уровень безопасности и защиты данных;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных;
• условия технической поддержки и обновления программного продукта.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование СУИ на ограниченном объёме данных, чтобы оценить удобство работы с системой, производительность и выявить возможные проблемы интеграции с текущей ИТ-инфраструктурой. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые решения, и оценить репутацию разработчика программного продукта.

Системы управления инвентаризацией (СУИ) играют ключевую роль в оптимизации процессов учёта и управления основными средствами предприятия. Их применение позволяет повысить эффективность работы, сократить издержки и минимизировать риски, связанные с недостаточной точностью и оперативностью данных об инвентарных объектах.

• Автоматизация процессов учёта. СУИ автоматизируют рутинные операции по учёту основных средств, что снижает вероятность человеческих ошибок и экономит время сотрудников, которое можно направить на более сложные и стратегически важные задачи.

• Повышение точности данных. Благодаря СУИ обеспечивается высокая точность и актуальность данных об инвентарных объектах, что позволяет принимать обоснованные управленческие решения и избегать ситуаций, связанных с недостатком или избытком ресурсов.

• Оптимизация запасов. СУИ помогают поддерживать оптимальный уровень запасов, предотвращая ситуации избыточного накопления товаров и связанные с этим финансовые потери, а также минимизируя риски дефицита необходимых ресурсов.

• Улучшение контроля над активами. Система позволяет в режиме реального времени отслеживать перемещение и состояние основных средств, что улучшает контроль над активами и помогает своевременно выявлять и устранять проблемы, связанные с их использованием и сохранностью.

• Интеграция с другими системами. СУИ могут быть интегрированы с другими корпоративными информационными системами (например, с системами ERP), что обеспечивает более глубокий анализ данных и повышает общую эффективность бизнес-процессов.

• Снижение операционных издержек. Автоматизация и оптимизация процессов учёта и управления запасами приводит к снижению операционных издержек, связанных с избыточными запасами, потерями от устаревания товаров и неэффективным использованием ресурсов.

• Улучшение планирования закупок. СУИ предоставляют аналитические данные и отчёты, которые помогают более точно планировать закупки, учитывая текущие запасы, скорость оборота товаров и прогнозируемый спрос, что способствует рациональному использованию финансовых ресурсов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления инвентаризацией, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процесса учёта поступления и выбытия основных средств,
• ведение детальной номенклатуры основных средств с возможностью классификации и группировки по различным признакам,
• отслеживание местоположения и состояния объектов инвентаризации в режиме реального времени,
• реализация механизмов контроля за сроками проведения плановых инвентаризаций и технического обслуживания объектов,
• обеспечение возможности фиксации результатов инвентаризационных проверок и выявления расхождений между учётными данными и фактическим наличием объектов.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления инвентаризацией (СУИ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для прогнозирования потребностей в запасах, использования облачных решений для повышения масштабируемости и доступности, а также роста значимости аналитики больших данных и повышения уровня кибербезопасности.

• Интеграция с ERP-системами. СУИ будут всё теснее интегрироваться с системами планирования ресурсов предприятия, что позволит обеспечить более полный и оперативный учёт материальных ресурсов и оптимизировать бизнес-процессы.

• Применение ИИ и машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа исторических данных о продажах и спросе, что позволит точнее прогнозировать потребности в запасах и минимизировать излишки или дефицит товаров.

• Облачные технологии. Переход к облачным решениям продолжит набирать обороты, обеспечивая предприятиям гибкость в управлении ресурсами, снижение затрат на ИТ-инфраструктуру и повышение доступности СУИ для удалённых пользователей.

• Аналитика больших данных. СУИ будут активно использовать инструменты работы с большими данными для выявления скрытых закономерностей в товарных потоках, оптимизации цепочек поставок и повышения эффективности управления запасами.

• Интернет вещей (IoT). Интеграция с устройствами IoT позволит в реальном времени отслеживать перемещение и состояние товаров, что повысит точность учёта и сократит потери от порчи или утраты продукции.

• Блокчейн-технологии. Применение блокчейна может обеспечить повышенную прозрачность и надёжность учёта товарных запасов, особенно в сложных многоуровневых цепочках поставок.

• Усиление кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики СУИ будут уделять больше внимания защите данных, внедряя современные криптографические методы и системы обнаружения вторжений.

Россия

Forecast NOW!, Saby Bu — Бухгалтерия и учет , DataMobile, DM.Invent, ToolKeeper