Системы управления инвентаризацией c функцией Инвентаризация

Системы управления инвентаризацией (СУИ, англ. Inventory Control Systems, IC) – это программное обеспечение, которое помогает предприятиям управлять своими основными средствами и проводить их инвентарный учёт.

Управление инвентаризацией как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на учёт, контроль и оптимизацию использования материальных ресурсов предприятия. Оно включает в себя сбор и обработку данных о наличии, движении и состоянии основных средств и товарно-материальных ценностей, обеспечение их сохранности, а также планирование закупок и расходования ресурсов с целью минимизации издержек и предотвращения дефицита или избытка запасов. Эффективное управление инвентаризацией позволяет поддерживать бесперебойность производственных и бизнес-процессов, улучшать финансовое состояние компании и повышать её конкурентоспособность.

Среди ключевых задач управления инвентаризацией можно выделить:

• обеспечение актуальности данных об инвентарных объектах,
• отслеживание перемещения и изменений состояния материальных ресурсов,
• анализ оборачиваемости запасов и выявление неликвидов,
• прогнозирование потребности в ресурсах,
• оптимизация уровня запасов с учётом сезонности и трендов спроса,
• контроль за соблюдением условий хранения и эксплуатации имущества,
• минимизация потерь и хищений.

В современных условиях растущего объёма данных и усложнения бизнес-процессов особую значимость приобретают цифровые (программные) решения, которые автоматизируют рутинные операции, обеспечивают многопользовательский доступ к информации, интегрируются с другими корпоративными системами и предоставляют инструменты для аналитической обработки данных. Использование систем управления инвентаризацией (СУИ) позволяет существенно повысить точность и оперативность учёта, снизить влияние человеческого фактора и улучшить качество управленческих решений.

Системы управления инвентаризацией предназначены для автоматизации процессов учёта, контроля и оптимизации использования основных средств и материальных ресурсов предприятия. Они позволяют в режиме реального времени отслеживать наличие и перемещение активов, обеспечивать актуальность данных об инвентарных объектах, минимизировать риски потерь и хищений, а также оптимизировать складские запасы и логистические операции.

Функциональное предназначение СУИ заключается в обеспечении эффективного управления материальными ресурсами предприятия, повышении прозрачности и оперативности принятия управленческих решений в области инвентаризации и логистики. Системы позволяют автоматизировать рутинные процессы учёта, снизить влияние человеческого фактора на точность данных, обеспечить интеграцию с другими корпоративными информационными системами и сформировать аналитическую базу для прогнозирования потребностей в материальных ресурсах и планирования закупок.

Системы управления инвентаризацией в основном используют следующие группы пользователей:

• производственные предприятия, которым необходимо отслеживать запасы сырья, комплектующих и готовой продукции для оптимизации производственных процессов и снижения издержек;
• торговые компании, занимающиеся розничной и оптовой продажей, — для контроля товарных остатков, управления складскими запасами и обеспечения своевременного пополнения ассортимента;
• логистические и дистрибьюторские компании, которые применяют СУИ для управления цепями поставок, отслеживания перемещения товаров и оптимизации складских операций;
• предприятия сферы услуг, имеющие материальные ресурсы (например, оборудование), требующие систематического учёта и контроля состояния для обеспечения бесперебойной работы;
• сети ресторанов и отелей, использующие СУИ для учёта продуктов, расходных материалов и инвентаря, что позволяет минимизировать потери и оптимизировать закупки.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бюджетирование

Функции Бюджетирования позволяют планировать и отслеживать финансовые бюджеты и планы для управления финансовыми средствами в различных департаментах или для контроля со стороны учредителей, акционеров и инвесторов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инвентаризация

Функции Инвентаризации позволяют проводить автоматическую или ручную инвентаризацию товаров на складе и в других местах размещения, учитывать и контролировать движение товаров, обеспечивать точность и надёжность данных о запасах, а также формировать выводы и рекомендации о результатах инвентаризации для поддержки принятия управленческих решений.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Печать штрих-кодов

Функции Печати штрих-кодов позволяют генерировать и печатать штрих-коды для товаров и иных материальных ценностей, исходя из заданных параметров, обеспечивая тем самым возможность быстрой и точной идентификации товаров при их приёме, хранении и отгрузке.

Планирование и прогнозирование спроса

Функции Планирования и прогнозирования спроса позволяют планировать спрос путём либо ручного заполнения значений спроса на услуги поставки, либо путём прогнозирования, часто по методологии временных рядов с выявлением сезонности и тенденций спроса

Складской учёт

Функции Складского учёта в системе управления запасами позволяют управлять перечнем мест хранения и размещения товарно-материальных ценностей (складов), вести складские операции, контролировать наличие и движение товаров на складе, а также вести учёт запасов, обеспечивая точность и полноту информации о складских операциях.

Управление заказом ТМЦ

Функции Управления заказом ТМЦ позволяют осуществлять операции по заказу товарно-материальных ценностей и контроль восполнения запасов

Управление запасами

Функции Управления запасами позволяют выполнять высокоуровневое планирвание и контроль запасов, а также оперативное управление хранением, размещением, инвентаризацией или распределением запасов и единиц хранения

Управление поставщиками

Функции Управления поставщиками позволяют упростить работу с закупками, необходимыми для повседневной работы организации, у управляемого пула поставщиков

Управление штрих-кодами

Функции Управления штрих-кодами позволяют создавать и редактировать штрих-коды для товаров, управлять базой штрих-кодов, а также использовать штрих-коды для быстрой и точной идентификации товаров при проведении операций управления запасами, складом и учёта ТМЦ.

Учёт товарно-материальных ценностей

Функции Учёта товарно-материальных ценностей в системе управления запасами позволяют учитывать товары и материалы вне зависимости от мест хранения и размещения, отслеживать наличие и вести количественный учёт, а также вести учёт различных характеристик ТМЦ.

Поддержка RFID

Поддержка RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) в системе управления запасами позволяет использовать RFID-метки для автоматической бесконтактной идентификации товаров, контроля их перемещения и состояния, а также для оптимизации складских процессов и повышения точности учёта товаров.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления инвентаризацией (СУИ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности предприятия: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими инструментами. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в фармацевтической отрасли СУИ должны обеспечивать строгий контроль сроков годности и условий хранения продукции, а в производственной сфере — учитывать особенности учёта комплектующих и готовой продукции. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части автоматизации складских операций, поддержки различных методов учёта (FIFO, LIFO и др.), возможности генерации отчётности и интеграции с другими корпоративными системами (ERP, WMS и т. д.).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУИ специфике бизнес-процессов предприятия;
• наличие модулей для автоматизации ключевых складских операций (приёмка, размещение, комплектация, отгрузка);
• поддержка различных методов учёта товаров (FIFO, LIFO, средневзвешенная стоимость и др.);
• возможности интеграции с другими корпоративными информационными системами (ERP, WMS, CRM);
• наличие инструментов для генерации аналитической и регламентированной отчётности;
• соответствие требованиям отраслевых стандартов и нормативов (например, ГОСТ, ISO, требования регуляторов);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса;
• уровень безопасности и защиты данных;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных;
• условия технической поддержки и обновления программного продукта.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование СУИ на ограниченном объёме данных, чтобы оценить удобство работы с системой, производительность и выявить возможные проблемы интеграции с текущей ИТ-инфраструктурой. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые решения, и оценить репутацию разработчика программного продукта.

Системы управления инвентаризацией (СУИ) играют ключевую роль в оптимизации процессов учёта и управления основными средствами предприятия. Их применение позволяет повысить эффективность работы, сократить издержки и минимизировать риски, связанные с недостаточной точностью и оперативностью данных об инвентарных объектах.

• Автоматизация процессов учёта. СУИ автоматизируют рутинные операции по учёту основных средств, что снижает вероятность человеческих ошибок и экономит время сотрудников, которое можно направить на более сложные и стратегически важные задачи.

• Повышение точности данных. Благодаря СУИ обеспечивается высокая точность и актуальность данных об инвентарных объектах, что позволяет принимать обоснованные управленческие решения и избегать ситуаций, связанных с недостатком или избытком ресурсов.

• Оптимизация запасов. СУИ помогают поддерживать оптимальный уровень запасов, предотвращая ситуации избыточного накопления товаров и связанные с этим финансовые потери, а также минимизируя риски дефицита необходимых ресурсов.

• Улучшение контроля над активами. Система позволяет в режиме реального времени отслеживать перемещение и состояние основных средств, что улучшает контроль над активами и помогает своевременно выявлять и устранять проблемы, связанные с их использованием и сохранностью.

• Интеграция с другими системами. СУИ могут быть интегрированы с другими корпоративными информационными системами (например, с системами ERP), что обеспечивает более глубокий анализ данных и повышает общую эффективность бизнес-процессов.

• Снижение операционных издержек. Автоматизация и оптимизация процессов учёта и управления запасами приводит к снижению операционных издержек, связанных с избыточными запасами, потерями от устаревания товаров и неэффективным использованием ресурсов.

• Улучшение планирования закупок. СУИ предоставляют аналитические данные и отчёты, которые помогают более точно планировать закупки, учитывая текущие запасы, скорость оборота товаров и прогнозируемый спрос, что способствует рациональному использованию финансовых ресурсов.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления инвентаризацией, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процесса учёта поступления и выбытия основных средств,
• ведение детальной номенклатуры основных средств с возможностью классификации и группировки по различным признакам,
• отслеживание местоположения и состояния объектов инвентаризации в режиме реального времени,
• реализация механизмов контроля за сроками проведения плановых инвентаризаций и технического обслуживания объектов,
• обеспечение возможности фиксации результатов инвентаризационных проверок и выявления расхождений между учётными данными и фактическим наличием объектов.

В 2025 году на рынке систем управления инвентаризацией (СУИ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для прогнозирования потребностей в запасах, использования облачных решений для повышения масштабируемости и доступности, а также роста значимости аналитики больших данных и повышения уровня кибербезопасности.

• Интеграция с ERP-системами. СУИ будут всё теснее интегрироваться с системами планирования ресурсов предприятия, что позволит обеспечить более полный и оперативный учёт материальных ресурсов и оптимизировать бизнес-процессы.

• Применение ИИ и машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа исторических данных о продажах и спросе, что позволит точнее прогнозировать потребности в запасах и минимизировать излишки или дефицит товаров.

• Облачные технологии. Переход к облачным решениям продолжит набирать обороты, обеспечивая предприятиям гибкость в управлении ресурсами, снижение затрат на ИТ-инфраструктуру и повышение доступности СУИ для удалённых пользователей.

• Аналитика больших данных. СУИ будут активно использовать инструменты работы с большими данными для выявления скрытых закономерностей в товарных потоках, оптимизации цепочек поставок и повышения эффективности управления запасами.

• Интернет вещей (IoT). Интеграция с устройствами IoT позволит в реальном времени отслеживать перемещение и состояние товаров, что повысит точность учёта и сократит потери от порчи или утраты продукции.

• Блокчейн-технологии. Применение блокчейна может обеспечить повышенную прозрачность и надёжность учёта товарных запасов, особенно в сложных многоуровневых цепочках поставок.

• Усиление кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики СУИ будут уделять больше внимания защите данных, внедряя современные криптографические методы и системы обнаружения вторжений.

Россия

DataMobile, DM.Invent, ToolKeeper