Системы контроля эффективности труда c функцией Кадровое делопроизводство

Системы контроля эффективности труда (СКЭТ, англ. Labor Efficiency Control Systems, LEC) – это программное обеспечение, которое помогает организациям контролировать и улучшать эффективность работы своих сотрудников. Они включают в себя инструменты для анализа данных о посещаемости, продуктивности, составления отчетов и принятия решений на основе этих данных.

Контроль эффективности труда – это систематический процесс мониторинга и оценки деятельности сотрудников, подразделений и организации в целом с целью определения уровня достижения поставленных целей и задач, а также выявления возможностей для улучшения и оптимизации рабочих процессов. Этот процесс включает в себя различные методы и инструменты, направленные на обеспечение соответствия текущей работы стратегическим целям компании.

Основные аспекты контроля эффективности труда:

• Определение ключевых показателей эффективности (KPI): Выбор и установление конкретных, измеримых, достижимых, релевантных и ограниченных по времени (SMART) показателей, которые будут использоваться для оценки эффективности работы.

• Сбор и анализ данных: Получение информации о работе сотрудников и подразделений через различные источники, такие как отчеты, статистика, обратная связь от коллег и руководства, а также использование специализированного программного обеспечения для мониторинга и анализа данных.

• Сравнение фактических результатов с запланированными: Сопоставление достигнутых показателей с установленными целями и определение степени их выполнения.

• Выявление отклонений и причин их возникновения: Анализ причин, по которым фактические результаты отличаются от запланированных, и определение возможных путей исправления ситуации.

• Принятие корректирующих мер: Разработка и внедрение мероприятий, направленных на устранение выявленных недостатков и повышение эффективности работы.

• Предоставление обратной связи: Общение с сотрудниками и руководителями о результатах контроля, обсуждение выявленных проблем и предложение путей их решения.

• Мониторинг и оценка эффективности корректирующих мер: После внедрения корректирующих мер необходимо отслеживать их эффективность и при необходимости вносить дополнительные изменения.

Эффективный контроль эффективности труда способствует повышению мотивации сотрудников, улучшению качества работы, снижению издержек и достижению стратегических целей компании. Он также позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы, предотвращая возможные негативные последствия для бизнеса.

Системы контроля эффективности труда предназначены для мониторинга и оценки результативности работы сотрудников, подразделений и организации в целом. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению производительности, улучшению качества продукции или услуг, а также оптимизации рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем контроля эффективности труда включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают идентифицировать слабые места в работе организации, выявлять неэффективные процессы и определять возможности для улучшений. Это позволяет руководству принимать обоснованные решения по корректировке стратегии, перераспределению ресурсов и внедрению новых технологий. Во-вторых, такие системы способствуют формированию культуры ответственности и подотчётности среди сотрудников, стимулируя их к достижению высоких результатов и соблюдению стандартов качества. В-третьих, системы контроля эффективности труда обеспечивают обратную связь и постоянное улучшение, позволяя организации адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и требованиям клиентов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы контроля эффективности труда играют ключевую роль в достижении стратегических целей предприятия, обеспечивая его конкурентоспособность и устойчивость на рынке.

Во-первых, системы контроля эффективности труда позволяют компаниям получать точную и актуальную информацию о текущем состоянии производственных процессов, что способствует принятию обоснованных управленческих решений. Это достигается через мониторинг выполнения задач, отслеживание использования ресурсов и анализ полученных данных.

Также эти системы способствуют оптимизации распределения ресурсов и задач, что приводит к равномерной загрузке персонала, предотвращению перегрузок и снижению неэффективности. Это, в свою очередь, способствует сокращению времени выполнения проектов и повышению общей производительности труда.

Таким образом, внедрение систем контроля эффективности труда является важным шагом на пути к созданию эффективной и гибкой рабочей среды, обеспечивающей достижение поставленных целей компании и её устойчивое развитие.

Для того чтобы соответствовать категории систем контроля эффективности труда при управлении персоналом, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Постановка ключевых показателей эффективности (КПЭ) для сотрудников: Система должна предоставлять инструменты для определения и настройки КПЭ на разных уровнях организации, включая индивидуальные, командные и организационные показатели. Это включает возможность выбора подходящих метрик, установления целевых значений и распределения ответственности за достижение результатов.

• Мониторинг и отслеживание выполнения КПЭ: Система должна обеспечивать инструменты для регулярного сбора и анализа данных о выполнении КПЭ, позволяя отслеживать прогресс в достижении целей и выявлять области для улучшения. Это может включать автоматическое обновление данных, визуализацию прогресса и возможность сравнения с предыдущими периодами.

• Оценка и обратная связь: Система должна включать инструменты для сбора и анализа обратной связи от сотрудников относительно эффективности системы управления эффективностью, предложений по её улучшению и оценки удовлетворённости сотрудников. Это может включать проведение опросов, сбор предложений и анализ полученных данных.

• Управление обучением и развитием персонала: Система должна предлагать инструменты для планирования и реализации программ обучения и развития сотрудников, включая оценку потребностей в обучении, выбор курсов и программ, а также мониторинг прогресса в обучении.

• Управление компенсациями и вознаграждениями: Система должна включать инструменты для управления компенсациями и вознаграждениями на основе выполнения КПЭ, включая настройку схем премирования, определение условий для получения бонусов и разработку программ признания достижений.