Системы контроля эффективности труда c функцией База данных сотрудников

Системы контроля эффективности труда (СКЭТ, англ. Labor Efficiency Control Systems, LEC) – это программное обеспечение, которое помогает организациям контролировать и улучшать эффективность работы своих сотрудников. Они включают в себя инструменты для анализа данных о посещаемости, продуктивности, составления отчетов и принятия решений на основе этих данных.

Контроль эффективности труда – это систематический процесс мониторинга и оценки деятельности сотрудников, подразделений и организации в целом с целью определения уровня достижения поставленных целей и задач, а также выявления возможностей для улучшения и оптимизации рабочих процессов. Этот процесс включает в себя различные методы и инструменты, направленные на обеспечение соответствия текущей работы стратегическим целям компании.

Основные аспекты контроля эффективности труда:

• Определение ключевых показателей эффективности (KPI): Выбор и установление конкретных, измеримых, достижимых, релевантных и ограниченных по времени (SMART) показателей, которые будут использоваться для оценки эффективности работы.

• Сбор и анализ данных: Получение информации о работе сотрудников и подразделений через различные источники, такие как отчеты, статистика, обратная связь от коллег и руководства, а также использование специализированного программного обеспечения для мониторинга и анализа данных.

• Сравнение фактических результатов с запланированными: Сопоставление достигнутых показателей с установленными целями и определение степени их выполнения.

• Выявление отклонений и причин их возникновения: Анализ причин, по которым фактические результаты отличаются от запланированных, и определение возможных путей исправления ситуации.

• Принятие корректирующих мер: Разработка и внедрение мероприятий, направленных на устранение выявленных недостатков и повышение эффективности работы.

• Предоставление обратной связи: Общение с сотрудниками и руководителями о результатах контроля, обсуждение выявленных проблем и предложение путей их решения.

• Мониторинг и оценка эффективности корректирующих мер: После внедрения корректирующих мер необходимо отслеживать их эффективность и при необходимости вносить дополнительные изменения.

Эффективный контроль эффективности труда способствует повышению мотивации сотрудников, улучшению качества работы, снижению издержек и достижению стратегических целей компании. Он также позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы, предотвращая возможные негативные последствия для бизнеса.

Системы контроля эффективности труда предназначены для мониторинга и оценки результативности работы сотрудников, подразделений и организации в целом. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению производительности, улучшению качества продукции или услуг, а также оптимизации рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем контроля эффективности труда включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают идентифицировать слабые места в работе организации, выявлять неэффективные процессы и определять возможности для улучшений. Это позволяет руководству принимать обоснованные решения по корректировке стратегии, перераспределению ресурсов и внедрению новых технологий. Во-вторых, такие системы способствуют формированию культуры ответственности и подотчётности среди сотрудников, стимулируя их к достижению высоких результатов и соблюдению стандартов качества. В-третьих, системы контроля эффективности труда обеспечивают обратную связь и постоянное улучшение, позволяя организации адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и требованиям клиентов.

Системы контроля эффективности труда в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и топ-менеджмент компаний, которым необходимо получать объективные данные о работе подразделений и отдельных сотрудников для принятия управленческих решений и корректировки стратегии развития;
• HR-специалисты и менеджеры по персоналу, которые применяют СКЭТ для анализа эффективности работы сотрудников, выявления потенциальных проблем в команде, оценки влияния тренингов и других мероприятий на производительность труда;
• руководители отделов и проектных групп, использующие системы для мониторинга выполнения задач, распределения нагрузки между сотрудниками, выявления «узких мест» в рабочих процессах и оптимизации работы команды;
• службы внутреннего аудита и контроля, которые применяют СКЭТ для проверки соблюдения корпоративных стандартов и процедур, выявления нарушений и злоупотреблений, оценки эффективности внутренних бизнес-процессов;
• отделы аналитики и бизнес-аналитики, использующие данные СКЭТ для построения моделей производительности, прогнозирования потребностей в ресурсах, выявления факторов, влияющих на эффективность работы компании.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы контроля эффективности труда (СКЭТ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции учёта рабочего времени и формирования простых отчётов, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности аналитики, интеграции с другими корпоративными системами и управления распределёнными командами. Также следует обратить внимание на отраслевые требования — например, в производственных компаниях важна интеграция с системами учёта рабочего времени и оборудования, в IT-компаниях — возможность отслеживания выполнения проектных задач и оценки эффективности работы над спринтами, а в сфере услуг — контроль качества обслуживания и соблюдения стандартов работы с клиентами. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, поддержка необходимых протоколов и стандартов безопасности данных. Кроме того, стоит оценить функциональность системы в части аналитики и отчётности, возможности кастомизации под специфические бизнес-процессы, наличие механизмов защиты данных и соответствия законодательным и отраслевым нормам (например, требованиям по защите персональных данных).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу деятельности (базовые функции для малого бизнеса, расширенные аналитические возможности для крупных корпораций);
• наличие необходимых отраслевых модулей и возможностей интеграции с другими системами (например, ERP, CRM, системами учёта оборудования);
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой и аппаратными ресурсами;
• поддержка современных стандартов безопасности и защиты данных;
• возможности кастомизации и настройки системы под уникальные бизнес-процессы;
• наличие комплексных инструментов аналитики и формирования отчётов, включая дашборды и настраиваемые шаблоны;
• соответствие законодательным и отраслевым нормам (например, ФЗ о персональных данных, стандартам ISO и другим);
• наличие механизмов мониторинга и аудита действий пользователей в системе;
• поддержка распределённых рабочих групп и удалённой работы.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном участке бизнеса, чтобы оценить её практическую применимость, удобство использования для конечных пользователей и эффективность решения ключевых задач. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые СКЭТ-решения, и оценить уровень технической поддержки и возможности дальнейшего развития продукта со стороны разработчика.

Системы контроля эффективности труда играют ключевую роль в достижении стратегических целей предприятия, обеспечивая его конкурентоспособность и устойчивость на рынке.

Во-первых, системы контроля эффективности труда позволяют компаниям получать точную и актуальную информацию о текущем состоянии производственных процессов, что способствует принятию обоснованных управленческих решений. Это достигается через мониторинг выполнения задач, отслеживание использования ресурсов и анализ полученных данных.

Также эти системы способствуют оптимизации распределения ресурсов и задач, что приводит к равномерной загрузке персонала, предотвращению перегрузок и снижению неэффективности. Это, в свою очередь, способствует сокращению времени выполнения проектов и повышению общей производительности труда.

Таким образом, внедрение систем контроля эффективности труда является важным шагом на пути к созданию эффективной и гибкой рабочей среды, обеспечивающей достижение поставленных целей компании и её устойчивое развитие.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем контроля эффективности труда при управлении персоналом, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Постановка ключевых показателей эффективности (КПЭ) для сотрудников: Система должна предоставлять инструменты для определения и настройки КПЭ на разных уровнях организации, включая индивидуальные, командные и организационные показатели. Это включает возможность выбора подходящих метрик, установления целевых значений и распределения ответственности за достижение результатов.

• Мониторинг и отслеживание выполнения КПЭ: Система должна обеспечивать инструменты для регулярного сбора и анализа данных о выполнении КПЭ, позволяя отслеживать прогресс в достижении целей и выявлять области для улучшения. Это может включать автоматическое обновление данных, визуализацию прогресса и возможность сравнения с предыдущими периодами.

• Оценка и обратная связь: Система должна включать инструменты для сбора и анализа обратной связи от сотрудников относительно эффективности системы управления эффективностью, предложений по её улучшению и оценки удовлетворённости сотрудников. Это может включать проведение опросов, сбор предложений и анализ полученных данных.

• Управление обучением и развитием персонала: Система должна предлагать инструменты для планирования и реализации программ обучения и развития сотрудников, включая оценку потребностей в обучении, выбор курсов и программ, а также мониторинг прогресса в обучении.

• Управление компенсациями и вознаграждениями: Система должна включать инструменты для управления компенсациями и вознаграждениями на основе выполнения КПЭ, включая настройку схем премирования, определение условий для получения бонусов и разработку программ признания достижений.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем контроля эффективности труда (СКЭТ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня аналитики данных. СКЭТ будут всё более тесно взаимодействовать с другими корпоративными системами, использовать расширенные возможности искусственного интеллекта и машинного обучения, а также предлагать более гибкие и кастомизируемые решения для различных отраслей.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СКЭТ будут глубже интегрироваться с платформами бизнес-аналитики, что позволит создавать более комплексные отчёты и проводить многомерный анализ данных о производительности труда в контексте общих бизнес-показателей.

• Применение алгоритмов машинного обучения. Увеличится использование моделей машинного обучения для прогнозирования производительности сотрудников, выявления факторов, влияющих на эффективность работы, и автоматического определения оптимальных рабочих графиков.

• Развитие модульности и кастомизации. Поставщики СКЭТ будут предлагать более гибкие модульные решения, которые можно адаптировать под специфические потребности различных отраслей и размеров организаций, что повысит универсальность и востребованность таких систем.

• Внедрение технологий расширенной аналитики. Системы будут использовать более сложные методы анализа данных, включая обработку неструктурированной информации (например, из электронных писем и документов), для получения детальной картины рабочей активности и выявления скрытых тенденций.

• Усиление функций мониторинга в реальном времени. СКЭТ будут предоставлять возможности для мониторинга производительности и выполнения задач в режиме реального времени, что позволит оперативно реагировать на возникающие проблемы и оптимизировать рабочие процессы.

• Интеграция с системами управления талантами и обучением. СКЭТ станут более тесно взаимодействовать с платформами для управления талантами и обучения персонала, что позволит создавать персонализированные программы развития сотрудников на основе анализа их производительности и потенциальных возможностей.

• Повышение уровня безопасности и защиты данных. В связи с ростом объёмов собираемых данных о сотрудниках и ужесточением требований к их защите, СКЭТ будут включать более продвинутые механизмы шифрования и аутентификации, а также средства для обеспечения соответствия законодательным и отраслевым стандартам.

Россия

K-Team HRM, Neon HRM, Skillaz, HRBOX, ТопФактор:Управление талантами, Mirapolis HCM, Sostaff, VK People Hub Talent, Websoft HCM, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление по целям и KPI, Talantix, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, Пульс, Goodt WFM, Imredi WFM, SimpleOne HRMS, Олимп Управление персоналом, Росатом HCM, Битрикс24.HRM