Системы управления охраной труда c функцией База данных сотрудников

Системы управления охраной труда (СУОТ, англ. Occupational Health and Safety Management Systems, OHSM) – это комплексные программные инструменты, разработанные для обеспечения безопасности и здоровья работников на рабочем месте. Они включают в себя набор документов и процедур, направленных на последовательное и эффективное снижение уровня травматизма и развитие культуры безопасности в организации.

Управление охраной труда (СУОТ) – это система мер, направленная на создание безопасных и здоровых условий труда на рабочем месте. Она включает в себя комплекс процедур и документов, регламентирующих политику и цели охраны труда на предприятии, а также распределение обязанностей между всеми участниками процесса.

Основные аспекты управления охраной труда:

• Политика по охране труда: Разработка и утверждение документа, отражающего основные принципы и направления деятельности в области охраны труда на предприятии.

• Организация: Создание структуры управления охраной труда, распределение обязанностей и полномочий между руководителями и специалистами.

• Планирование и применение: Разработка и внедрение мер по предотвращению опасных ситуаций, контролю за производственными факторами и управлению рисками.

• Оценка: Проведение регулярных аудитов и проверок состояния охраны труда на предприятии, анализ результатов и разработка корректирующих действий.

• Действия по совершенствованию: Постоянное улучшение системы управления охраной труда на основе полученных данных и обратной связи от сотрудников.

Эффективное управление охраной труда способствует снижению риска несчастных случаев и аварий, минимизации ущерба для предприятия и созданию интегрированной системы менеджмента. Оно также требует активного участия всех сотрудников и социального диалога между работодателем и работниками.

Системы управления охраной труда (СУОТ) предназначены для обеспечения безопасности и здоровья работников на рабочем месте.

Программные системы управления охраной труда базируются на стандартах и нормативах обеспечения охраны и безопасности труда, где определены требования к управлению ОТ по принципам предупреждения происшествий, своевременной реакции на них и постоянного улучшения условий их предотвращения.

СУОТ обычно содержат в себе нормативно-правовые документы, документацию по охране труда, систему анализа и управления рисками, контроль и отслеживание выполнения мероприятий по охране труда, обучение сотрудников и многое другое.

Системы управления охраной труда помогают организациям разработать и реализовать политику, цели и программы, направленные на улучшение условий труда и снижение рисков для здоровья и жизни работников. СОУТ также помогают соблюдать законодательные требования и международные стандарты, оценить риски и принимать меры по предотвращению несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Кроме того, СОУТ помогают повысить эффективность производственных процессов и улучшить имидж организации в глазах сотрудников и общественности.

Системы управления охраной труда в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние производственные предприятия, где высок риск травматизма и необходимо систематизировать меры по обеспечению безопасности труда;
• компании с разветвлённой структурой и многочисленными филиалами, которым требуется централизованный контроль за соблюдением норм охраны труда;
• организации, работающие в отраслях с жёсткими регуляторными требованиями к охране труда (например, в горнодобывающей, химической промышленности);
• предприятия, стремящиеся повысить уровень культуры безопасности и снизить риски профессиональных заболеваний среди сотрудников;
• компании, которые хотят автоматизировать процессы учёта и анализа инцидентов, связанных с нарушением требований охраны труда.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления охраной труда (СУОТ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить соответствие инструмента бизнес-задачам и требованиям безопасности. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации — для крупных предприятий с разветвлённой структурой может потребоваться СУОТ с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и модулями для управления удалёнными подразделениями, в то время как для небольших компаний будет достаточно более простого решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в добывающей промышленности или на опасных производственных объектах могут действовать особые регламенты, требующие наличия определённых модулей и отчётов в СУОТ. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо проверить совместимость продукта с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможностям масштабирования системы. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с управлением документацией, мониторингом инцидентов, аналитикой рисков и обучением персонала.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУОТ специфике деятельности организации (наличие модулей для учёта специфических видов работ, опасных факторов и т. д.);
• возможность интеграции с существующими корпоративными информационными системами (ERP, CRM и др.);
• наличие механизмов для формирования регламентированной отчётности, необходимой для контролирующих органов;
• поддержка актуальных версий законодательства и отраслевых стандартов в области охраны труда;
• возможности для настройки прав доступа и ролевой модели управления;
• наличие инструментов для анализа статистических данных по инцидентам и оценке эффективности мер по охране труда;
• поддержка дистанционного обучения и тестирования сотрудников по вопросам охраны труда;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками различных уровней квалификации.

Завершая рассмотрение ключевых аспектов выбора СУОТ, необходимо подчеркнуть важность оценки уровня технической поддержки и сопровождения со стороны разработчика, а также наличия обучающих материалов и возможности кастомизации системы под уникальные потребности организации. Кроме того, следует учитывать репутацию разработчика на рынке ИТ-решений и отзывы других компаний, уже использующих данный программный продукт.

Системы управления охраной труда (СУОТ) играют ключевую роль в снижении рисков возникновения несчастных случаев, аварий и профессиональных заболеваний, что, в свою очередь, способствует повышению эффективности работы компании и снижению издержек.

Во-первых, СУОТ позволяют компаниям выявлять и контролировать опасные производственные факторы, управлять производственными рисками и предотвращать инциденты, аварии и нештатные ситуации. Это способствует созданию безопасной и здоровой рабочей среды, что, в свою очередь, повышает мотивацию и вовлечённость сотрудников в рабочий процесс, снижает уровень стресса и предотвращает выгорание. Кроме того, СУОТ могут включать функции автоматического оповещения о потенциальных опасностях и рисках, что упрощает процесс управления безопасностью и повышает эффективность работы.

Также СУОТ способствуют улучшению коммуникации между отделами и сотрудниками, что особенно важно для компаний с разветвлённой структурой. Централизация данных о состоянии охраны труда в одном месте упрощает процесс обмена информацией и координации действий, позволяя сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем управления охраной труда является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления охраной труда, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Разработка и ведение документации по охране труда. Система должна предоставлять инструменты для разработки и ведения документации по охране труда, включая политику охраны труда, распределение обязанностей, учёт мероприятий и результатов контроля состояния производственной среды.

• Управление рисками и инцидентами. Система должна обеспечивать возможность управления рисками и инцидентами, связанными с охраной труда, включая сбор и анализ данных о происшествиях, оценку рисков и разработку мер по их снижению.

• Обучение и повышение квалификации персонала. Система может предоставлять инструменты для обучения и повышения квалификации персонала в области охраны труда, включая доступ к обучающим материалам, тестирование знаний и сертификацию.

• Внутренний аудит и контроль. Система может включать инструменты для проведения внутреннего аудита и контроля соблюдения требований охраны труда, включая проверку документации, осмотр рабочих мест и опрос сотрудников.

• Взаимодействие с внешними органами. Система может обеспечивать взаимодействие с внешними органами, ответственными за охрану труда, включая предоставление отчётности, участие в проверках и получение консультаций по вопросам охраны труда.

В 2025 году на рынке систем управления охраной труда (СУОТ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня автоматизации процессов и расширения возможностей аналитики данных для прогнозирования и предотвращения производственных рисков. Среди ключевых трендов будут:

• Интеграция с IoT-устройствами. Подключение датчиков и других устройств интернета вещей для мониторинга условий труда и состояния оборудования в реальном времени, что позволит оперативно выявлять и устранять потенциальные угрозы безопасности.

• Применение машинного обучения. Использование алгоритмов машинного обучения для анализа больших объёмов данных о производственных процессах и выявления скрытых закономерностей, способствующих повышению уровня безопасности труда.

• Развитие мобильных приложений. Создание удобных мобильных версий СУОТ для доступа к системе с любых устройств, что обеспечит возможность оперативного реагирования на инциденты и управления процессами охраны труда вне офиса.

• Внедрение блокчейн-технологий. Использование блокчейн для обеспечения неизменности и прозрачности данных о происшествиях, инструктажах и других событиях, связанных с охраной труда, что повысит доверие к системе и упростит аудит.

• Расширение функционала аналитики. Развитие инструментов бизнес-аналитики и отчётности в СУОТ для более глубокого анализа тенденций травматизма, эффективности мероприятий по охране труда и прогнозирования рисков.

• Персонализация пользовательского опыта. Настройка интерфейсов и функционала СУОТ под конкретные роли и задачи пользователей, что повысит удобство работы с системой и эффективность использования её возможностей.

• Усиление кибербезопасности. Внедрение современных решений для защиты данных в СУОТ от несанкционированного доступа, вирусов и других угроз, что особенно важно в условиях растущего числа кибератак на корпоративные системы.

Россия

1С:Зарплата и управление персоналом