Системы управления проектами (PM) c функцией Многопользовательский доступ

Программы, сервисы и системы управления проектами (УП, англ. Project Management Systems & Services, PM) помогают сотрудникам, начальникам, командам и руководителям проектов управлять командными целями и долгосрочными проектами, а также координировать индивидуальные задачи, на уровне современных методов управления.

Управление проектами как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на достижение определённых целей в рамках заданных ограничений по времени, бюджету, ресурсам и качеству. Это систематическая работа с применением различных методов и инструментов для планирования, организации, координации и контроля всех этапов проекта — от инициации до завершения. Управление проектами включает в себя анализ требований, формирование команды, распределение задач, мониторинг прогресса, управление рисками и коммуникациями, а также обеспечение соответствия результатов проекта ожиданиям заинтересованных сторон.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение целей и задач проекта,
• разработка плана реализации,
• распределение ресурсов и обязанностей,
• отслеживание хода выполнения работ,
• корректировка действий при отклонении от плана,
• обеспечение взаимодействия участников проекта,
• контроль качества и сроков выполнения работ,
• оценка результатов и анализ достигнутых итогов.

Эффективное управление проектами невозможно без применения современных цифровых решений. Системы управления проектами (СУП) автоматизируют рутинные процессы, обеспечивают централизованное хранение информации, упрощают коммуникацию между участниками, позволяют отслеживать ключевые показатели и прогнозировать риски. Программные продукты для управления проектами становятся неотъемлемой частью бизнес-процессов, повышая их прозрачность, эффективность и предсказуемость результатов.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

WEEEKWEEEKОфициальный сайт

Программное обеспечение для управления проектами предназначены для планирования и контроля проектов любой степени сложности и с использованием различных методологий, позволяя выполнять задачи управления с помощью целого ряда инструментов планирования, контроля рабочей загрузки, мониторинга производительности и распределения ресурсов.

Эти программные продукты могут быть использованы практически в любой отрасли, которая требует от людей организации проектов, задач в рамках проектов и целей для еженедельных, ежемесячных или ежегодных проектов.

Пользователи используют программное обеспечение для отслеживания нескольких проектов, отслеживания прогресса команды или отдельного человека и анализа производительности команды.Пользователи обычно имеют возможность разбивать проекты на отдельные задачи, создавать временные рамки (вехи) для завершения проекта, анализировать производительность и общаться с другими членами команды.

Программное обеспечение для управления проектами тесно связано с программным обеспечением для управления задачами (тасктрекинг), но отличается масштабом. Программное обеспечение для управления проектами позволяет пользователям управлять командой отдельных лиц, балансировать проекты и документировать эффективность; программное обеспечение для управления задачами, чаще всего, просто описывает индивидуальные задачи, разбивает компоненты в рамках проекта, определяет сроки выполнения и позволяет осуществлять самоуправление. Для управления большим количеством проектов с аналогичными характеристиками компании должны использовать программное обеспечение для управления проектами, программами и портфелями.

Системы управления проектами в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители проектов, которые применяют СУП для планирования этапов реализации проекта, распределения ресурсов и контроля выполнения задач в соответствии с установленными сроками и KPI;
• члены проектных команд, которые используют СУП для получения информации о своих задачах, сроках их выполнения, а также для координации работы с другими участниками проекта;
• менеджеры среднего звена, которые применяют СУП для мониторинга выполнения проектных задач в подчинённых подразделениях, оценки эффективности работы команд и корректировки рабочих процессов;
• топ-менеджеры и руководители компаний, которые используют СУП для получения сводной информации о состоянии проектов, оценки рисков и принятия стратегических решений;
• специалисты по контролю качества и аудиторы, которые применяют СУП для отслеживания соблюдения стандартов и нормативов, анализа отклонений от плана и выявления потенциальных проблем в проекте.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления проектами (СУП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и управления сложными проектными портфелями. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в IT-сфере могут быть востребованы функции для управления Agile- и Scrum-проектами, а в строительстве — возможности для отслеживания этапов строительства и соблюдения строительных норм и регламентов. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и поддержке определённых операционных систем и браузеров. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с управлением ресурсами, бюджетированием, отслеживанием сроков и рисков, а также на возможности аналитики и отчётности, которые должны соответствовать специфике бизнеса.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам (наличие модулей для управления задачами, ресурсами, бюджетом, рисками);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• поддержка различных методологий управления проектами (Waterfall, Agile, Scrum и др.);
• уровень безопасности и соответствие требованиям законодательства в области защиты данных;
• масштабируемость и возможность адаптации системы под растущий объём проектов и пользователей;
• наличие мобильного доступа и веб-интерфейса для работы вне офиса;
• качество технической поддержки и доступность обучающих материалов для пользователей;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

Окончательный выбор СУП должен базироваться на тщательном анализе потребностей бизнеса, оценке потенциальных рисков и выгод от внедрения системы, а также на прогнозировании того, как система будет развиваться вместе с компанией. Важно не только учесть текущие требования, но и предусмотреть возможность расширения функциональности в будущем, чтобы система оставалась актуальной и эффективной на протяжении длительного времени.

Системы управления проектами (СУП) играют ключевую роль в оптимизации процессов планирования, реализации и контроля проектов. Они позволяют повысить эффективность работы команд, улучшить координацию действий и обеспечить достижение поставленных целей. Основные преимущества и польза от применения СУП включают:

• Улучшение координации работы команд. СУП обеспечивают централизованное хранение информации о проекте, что позволяет всем участникам иметь доступ к актуальным данным и понимать свои задачи и обязанности, снижая риск недопонимания и ошибок.

• Оптимизация распределения ресурсов. Системы позволяют анализировать загрузку сотрудников, эффективно распределять задачи и ресурсы, учитывая навыки и опыт работников, что способствует рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов.

• Повышение прозрачности процессов. СУП обеспечивают визуализацию этапов проекта, сроков и прогресса выполнения задач, что позволяет руководству и участникам проекта в реальном времени отслеживать состояние дел и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

• Упрощение контроля качества и соблюдения сроков. С помощью СУП можно устанавливать контрольные точки, отслеживать выполнение задач в соответствии с графиком и стандартами качества, что снижает вероятность срыва сроков и отклонения от требований.

• Автоматизация рутинных процессов. Системы автоматизируют рутинные операции, такие как отправка уведомлений, формирование отчётов и сбор данных, что освобождает время сотрудников для более сложных и творческих задач.

• Улучшение коммуникации и обмена знаниями. СУП создают платформу для обмена информацией, документами и знаниями между участниками проекта, что способствует формированию единой информационной среды и повышению уровня компетенций команды.

• Анализ и улучшение проектных процессов. Системы предоставляют инструменты для сбора и анализа данных о проекте, что позволяет выявлять узкие места, оптимизировать рабочие процессы и повышать эффективность реализации будущих проектов.

Чтобы претендовать на включение в категорию управления проектами, программный продукт должен:

• Создавать планы проектов и программ и структуры декомпозиции работ (СДР, WBS), увязанные с границами проекта,

• Определять, управлять и распределять ресурсы в зависимости от потребности и доступности,

• Создавать бюджеты проектов и сравнивать их с фактическими затратами и расходами,

• Поддерживать одну или несколько методологий организации проектов, таких как (PMBOK, agile и прочие),

• Позволять использовать шаблоны проектов, которые можно изменять или комбинировать для создания новых проектов,

• Управление взаимозависимостями между задачами и их влиянием на сроки выполнения,

• Автоматически генерировать критический путь и обновлять его при изменении проекта,

• Обеспечивать отображение проекта в различных представлениях, таких как календарь, представление для клиента, PERT, диаграмма Ганта и прочие.

• Мониторинг хода выполнения проекта, использования ресурсов и производительности пользователей.

В 2025 году на рынке систем управления проектами (СУП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением эффективности управления проектами. Среди ключевых трендов выделяются более глубокая интеграция с инструментами искусственного интеллекта, развитие облачных решений, усиление функций аналитики и отчётности, а также повышение внимания к безопасности данных и пользовательскому опыту.

• Интеграция ИИ и машинного обучения. Системы управления проектами будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования сроков выполнения задач, оптимизации ресурсов и выявления потенциальных рисков на основе анализа больших объёмов данных.

• Развитие облачных платформ. СУП продолжат переходить в облако, что обеспечит более гибкую масштабируемость, доступность с любых устройств и снижение затрат на инфраструктуру для компаний.

• Углублённая аналитика и отчётность. Системы будут предоставлять более детализированные аналитические отчёты с визуализацией данных, что позволит руководству быстрее принимать обоснованные решения и отслеживать ключевые показатели эффективности проектов.

• Улучшение интерфейсов и UX/UI-дизайна. Внимание к пользовательскому опыту приведёт к созданию более интуитивно понятных и удобных интерфейсов, что снизит время на обучение сотрудников и повысит общую продуктивность работы с системой.

• Безопасность и защита данных. В условиях растущего числа киберугроз СУП будут внедрять более продвинутые механизмы шифрования, аутентификации и контроля доступа для защиты конфиденциальной информации.

• Интеграция с другими корпоративными системами. СУП будут обеспечивать более тесную интеграцию с ERP, CRM и другими системами, что позволит создать единую информационную среду и улучшить координацию между различными подразделениями компании.

• Поддержка гибких методологий управления проектами. Системы будут предоставлять инструменты для работы с Agile, Scrum и другими гибкими методологиями, обеспечивая возможность быстрой адаптации к изменяющимся условиям и требованиям проекта.

Россия

WEEEK, ADVANTA, Directum Projects, Visary Project, Timetta, SimpleOne SDLC, FeedBackTalk, Spider Project, Shtab, Comindware Business Application Platform

США

ПланФикс