Британские Системы управления данными об удаленных сотрудниках

Системы управления данными об удаленных сотрудниках (СУДУС, англ. Remote Employees Data Management Systems, REDM) представляют собой специальные компьютерные программы, разработанные для автоматизации и упрощения работы компаний с удаленными сотрудниками. Эти системы помогают собирать, обрабатывать и хранить информацию о сотрудниках, работающих из других городов, стран или даже материков.

В систему входят такие функции, как учет рабочего времени, управление проектами, учет заработной платы, контроль за производительностью работы сотрудников, а также множество других функций, которые важны для работы удаленной команды.

Управление данными об удалённых сотрудниках – это процесс сбора, хранения, обработки и использования информации о работниках, выполняющих свои обязанности вне традиционного офисного пространства. Этот процесс направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между сотрудниками, находящимися на расстоянии друг от друга, а также на поддержку принятия обоснованных управленческих решений.

Основные аспекты управления данными об удалённых сотрудниках:

• Сбор и хранение данных: Сбор и хранение информации о личных данных, образовании, опыте работы, навыках и компетенциях удалённых сотрудников. Это включает в себя как первичную информацию, предоставленную при найме, так и данные, собранные в процессе работы.

• Использование данных: Применение собранных данных для оценки эффективности работы, планирования карьеры и развития сотрудников, а также для принятия решений о повышении заработной платы, премировании и продвижении по службе.

• Защита данных: Обеспечение безопасности персональных данных удалённых сотрудников от несанкционированного доступа, потери или повреждения. Это включает в себя использование надёжных систем хранения данных, шифрование информации и контроль доступа.

• Соблюдение законодательства: Соблюдение требований законодательства о защите персональных данных, включая обработку, хранение и передачу данных только в соответствии с установленными правилами.

• Информирование сотрудников: Предоставление сотрудникам информации о том, какие данные собираются, как они используются и как обеспечивается их защита. Это способствует повышению доверия сотрудников к процессу управления данными.

• Управление изменениями: Регулярный пересмотр и обновление политики управления данными в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями бизнеса.

Эффективное управление данными об удалённых сотрудниках способствует укреплению доверия между работодателем и работниками, повышению эффективности управления персоналом и соблюдению правовых норм.

Системы управления данными об удалённых сотрудниках предназначены для сбора, хранения, анализа и управления информацией о сотрудниках, работающих вне офиса. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению эффективности управления человеческими ресурсами, оптимизации рабочих процессов и улучшению качества обслуживания клиентов.

Функциональное предназначение систем управления данными об удалённых сотрудниках включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в сборе и систематизации информации о рабочем времени, задачах, проектах и других аспектах работы удалённых сотрудников, что позволяет руководству иметь полное представление о деятельности компании и её персонала. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для анализа данных, выявления тенденций, прогнозирования и принятия обоснованных управленческих решений, направленных на улучшение работы компании и повышение её конкурентоспособности. В-третьих, системы управления данными об удалённых сотрудниках способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и результатах работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы управления данными об удалённых сотрудниках в основном используют следующие группы пользователей:

• компании с распределёнными офисами и филиалами, где сотрудники работают в разных географических локациях и требуется централизованное управление их деятельностью;
• организации, активно применяющие формат удалённой работы, в том числе IT-компании, консалтинговые и аутсорсинговые фирмы, где значительная часть сотрудников работает дистанционно;
• предприятия, привлекающие фрилансеров и контрактных работников для выполнения проектов, которым необходимо контролировать выполнение задач и учитывать результаты работы;
• корпорации с масштабными проектными работами, где требуется координация действий множества участников, расположенных в разных регионах или странах;
• организации, работающие в отраслях с высокой долей дистанционной занятости, например, в сфере онлайн-образования, цифрового маркетинга и удалённого технического обслуживания.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Системы управления данными об удалённых сотрудниках (СУДУС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных бизнес-условиях. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции учёта рабочего времени и управления проектами, тогда как крупным корпорациям потребуется расширенный набор возможностей, включая глубокий аналитический инструментарий, интеграцию с другими корпоративными системами и поддержку большого числа одновременных пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает особые требования к безопасности и конфиденциальности информации. Не менее значимы технические ограничения: необходимо оценить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и каналам связи, а также возможности для масштабирования и модернизации системы в будущем.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-задачам (например, наличие модулей для учёта рабочего времени, управления проектами, контроля производительности, расчёта заработной платы);
• возможность интеграции с другими используемыми корпоративными системами (CRM, ERP и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование, разграничение прав доступа, резервное копирование и восстановление данных);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и число пользователей;
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и управленческого персонала);
• наличие механизмов для формирования отчётности и аналитики по работе удалённых сотрудников;
• поддержка различных каналов связи и устройств (компьютеры, планшеты, мобильные телефоны);
• стоимость владения системой, включая лицензии, техническую поддержку и возможные расходы на доработку и интеграцию.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное тестирование нескольких наиболее подходящих решений, чтобы на практике оценить их удобство, производительность и соответствие специфике бизнес-процессов компании. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и обратить внимание на репутацию и надёжность поставщика программного продукта, его способность предоставлять качественную техническую поддержку и обновлять систему в соответствии с изменениями в законодательстве и бизнес-требованиях.

Системы управления данными об удалённых сотрудниках предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы управления данными об удалённых сотрудниках позволяют компаниям иметь полное представление о работе каждого сотрудника, независимо от его местоположения. Это включает в себя информацию о задачах, проектах, сроках выполнения и результатах работы. Такая прозрачность способствует более эффективному планированию и координации работы, а также позволяет оперативно выявлять и решать возникающие проблемы.

Также системы управления данными об удалённых сотрудниках способствуют повышению мотивации и удовлетворённости работой среди сотрудников. Имея доступ к информации о своих достижениях и прогрессе в работе, сотрудники могут видеть результаты своего труда и чувствовать свою значимость для компании. Это, в свою очередь, способствует укреплению корпоративной культуры, основанной на сотрудничестве и доверии.

Таким образом, внедрение систем управления данными об удалённых сотрудниках является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления данными об удалённых сотрудниках, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Сбор и хранение данных: Система должна обеспечивать сбор и централизованное хранение данных об удалённых сотрудниках, включая их личные данные, контактные данные, информацию о проектах и задачах.

• Управление доступом: Система должна предоставлять инструменты для управления доступом к данным об удалённых сотрудниках, позволяя определять права доступа для разных пользователей и групп пользователей.

• Отчётность и аналитика: Система может включать инструменты для создания отчётов и проведения аналитики на основе данных об удалённых сотрудниках, позволяя анализировать эффективность работы, выявлять тенденции и принимать обоснованные решения.

• Интеграция с другими системами: Система может обеспечивать интеграцию с другими корпоративными системами, такими как системы управления проектами, CRM-системы и системы учёта рабочего времени, позволяя обмениваться данными и повышать эффективность работы.

• Безопасность данных: Система должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных об удалённых сотрудниках, включая защиту от несанкционированного доступа, шифрование данных и регулярное резервное копирование важной информации.

В 2025 году на рынке систем управления данными об удалённых сотрудниках (СУДУС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий и повышения уровня персонализации рабочих процессов. Системы будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на обеспечение безопасности данных и адаптивными к изменяющимся условиям работы.

• Интеграция искусственного интеллекта. СУДУС будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для анализа продуктивности сотрудников, прогнозирования рабочих нагрузок и автоматизации рутинных задач, что позволит существенно повысить эффективность управления удалёнными командами.

• Развитие блокчейн-технологий. Применение распределённых реестров для хранения и верификации данных о рабочем времени, выполненных задачах и других ключевых показателях обеспечит высокий уровень безопасности и прозрачности информации, снизив риск манипуляций.

• Расширение возможностей аналитики данных. Системы получат более развитые инструменты для сбора и анализа данных о работе сотрудников, что позволит глубже понимать их потребности, оптимизировать рабочие процессы и улучшать корпоративную культуру.

• Внедрение технологий расширенной реальности (XR). Использование XR-технологий для проведения виртуальных встреч, обучения и совместной работы над проектами сделает взаимодействие в удалённой команде более продуктивным и личным.

• Персонализация пользовательского опыта. СУДУС будут предлагать индивидуальные интерфейсы и настройки, учитывающие стиль работы и предпочтения каждого сотрудника, что повысит удовлетворённость работой и лояльность к компании.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СУДУС будут уделять особое внимание защите данных, внедряя многофакторную аутентификацию, шифрование и другие современные методы защиты.

• Облачные решения и масштабируемость. Системы будут всё чаще базироваться на облачных платформах, что обеспечит лёгкость масштабирования, доступность из любой точки мира и снижение затрат на инфраструктуру.

Россия

Proaction.pro, Jinn, МояКоманда, Контур.Зарплата, Контур.Персонал, K-Team HRM, Контур.Гособлако, Контур.КЭДО, Directum Targets, ТопФактор:Управление талантами, HR ЧатБот, VK People Hub Talent, Mirapolis HCM, Shtab, Монолит: Персонал, АСМО-управление персоналом, Websoft HCM, Talantix, Хантфлоу, Олимп Управление персоналом, Timetta, SimpleOne HRMS, Imredi WFM, Goodt WFM, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, Поток Цели, 1С:Зарплата и управление персоналом, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, АСМО-зарплата, 1С:Управление по целям и KPI, Saby Staff — Зарплата и кадры, AMBER HRMS, Saby Staff — КЭДО, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, EmplDocs, ЭОС КАДРЫ, ТопФактор, Saby HRM — Управление персоналом, Skillaz, БОСС-Кадровик, Главбух 24/7, Sostaff, Пульс, HRBOX, Галактика HCM, Компас: Управление персоналом, Neon HRM, АДС: Зарплата и управление персоналом для НФО, АДС: Зарплата и управление персоналом для Банков, BSC-ФОТ, BSC Табель, BSC Графики, AINFORM: Зарплата и Кадры, Росатом HCM, Стахановец, Digital Q.TMS, Арча, Мини-Зарплата, Эксперт:Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях, Парус Управление персоналом, AtTrack, Highper, Zyfra VG Work&Safety Management, Сфера.Команда, Кайтен, Naumen Workforce Management, Компас: управление трудовыми ресурсами, Webasyst Удаленка, Smena WFM, SIGURD WFM-CC, Saby KPI и Мотивация, CrocoTime, Bitcop, BioTime, ОфисМЕТРИКА, Битрикс24.HRM

Великобритания

Sage HR

Индия

Zoho People

Швеция

Quinyx Workforce Management

Австралия

SafetyCulture

США

BambooHR, Zenefits, OrangeHRM, Workday HCM, Oracle HCM Cloud, Microsoft Viva, Infor Payroll, ActivTrak

Украина

Yaware.HRM, Hurma System

Германия

SAP SuccessFactors HCM, IceHrm