Системы управления данными об удаленных сотрудниках

Системы управления данными об удаленных сотрудниках (СУДУС, англ. Remote Employees Data Management Systems, REDM) представляют собой специальные компьютерные программы, разработанные для автоматизации и упрощения работы компаний с удаленными сотрудниками. Эти системы помогают собирать, обрабатывать и хранить информацию о сотрудниках, работающих из других городов, стран или даже материков.

В систему входят такие функции, как учет рабочего времени, управление проектами, учет заработной платы, контроль за производительностью работы сотрудников, а также множество других функций, которые важны для работы удаленной команды.

Управление данными об удалённых сотрудниках – это процесс сбора, хранения, обработки и использования информации о работниках, выполняющих свои обязанности вне традиционного офисного пространства. Этот процесс направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между сотрудниками, находящимися на расстоянии друг от друга, а также на поддержку принятия обоснованных управленческих решений.

Основные аспекты управления данными об удалённых сотрудниках:

• Сбор и хранение данных: Сбор и хранение информации о личных данных, образовании, опыте работы, навыках и компетенциях удалённых сотрудников. Это включает в себя как первичную информацию, предоставленную при найме, так и данные, собранные в процессе работы.

• Использование данных: Применение собранных данных для оценки эффективности работы, планирования карьеры и развития сотрудников, а также для принятия решений о повышении заработной платы, премировании и продвижении по службе.

• Защита данных: Обеспечение безопасности персональных данных удалённых сотрудников от несанкционированного доступа, потери или повреждения. Это включает в себя использование надёжных систем хранения данных, шифрование информации и контроль доступа.

• Соблюдение законодательства: Соблюдение требований законодательства о защите персональных данных, включая обработку, хранение и передачу данных только в соответствии с установленными правилами.

• Информирование сотрудников: Предоставление сотрудникам информации о том, какие данные собираются, как они используются и как обеспечивается их защита. Это способствует повышению доверия сотрудников к процессу управления данными.

• Управление изменениями: Регулярный пересмотр и обновление политики управления данными в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями бизнеса.

Эффективное управление данными об удалённых сотрудниках способствует укреплению доверия между работодателем и работниками, повышению эффективности управления персоналом и соблюдению правовых норм.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

Контур.ГособлакоСКБ КонтурОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Контур.КЭДОСКБ КонтурОфициальный сайт

JinnПравовед.Ру ЛабОфициальный сайт

Системы управления данными об удалённых сотрудниках предназначены для сбора, хранения, анализа и управления информацией о сотрудниках, работающих вне офиса. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению эффективности управления человеческими ресурсами, оптимизации рабочих процессов и улучшению качества обслуживания клиентов.

Функциональное предназначение систем управления данными об удалённых сотрудниках включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в сборе и систематизации информации о рабочем времени, задачах, проектах и других аспектах работы удалённых сотрудников, что позволяет руководству иметь полное представление о деятельности компании и её персонала. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для анализа данных, выявления тенденций, прогнозирования и принятия обоснованных управленческих решений, направленных на улучшение работы компании и повышение её конкурентоспособности. В-третьих, системы управления данными об удалённых сотрудниках способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и результатах работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы управления данными об удалённых сотрудниках предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы управления данными об удалённых сотрудниках позволяют компаниям иметь полное представление о работе каждого сотрудника, независимо от его местоположения. Это включает в себя информацию о задачах, проектах, сроках выполнения и результатах работы. Такая прозрачность способствует более эффективному планированию и координации работы, а также позволяет оперативно выявлять и решать возникающие проблемы.

Также системы управления данными об удалённых сотрудниках способствуют повышению мотивации и удовлетворённости работой среди сотрудников. Имея доступ к информации о своих достижениях и прогрессе в работе, сотрудники могут видеть результаты своего труда и чувствовать свою значимость для компании. Это, в свою очередь, способствует укреплению корпоративной культуры, основанной на сотрудничестве и доверии.

Таким образом, внедрение систем управления данными об удалённых сотрудниках является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления данными об удалённых сотрудниках, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Сбор и хранение данных: Система должна обеспечивать сбор и централизованное хранение данных об удалённых сотрудниках, включая их личные данные, контактные данные, информацию о проектах и задачах.

• Управление доступом: Система должна предоставлять инструменты для управления доступом к данным об удалённых сотрудниках, позволяя определять права доступа для разных пользователей и групп пользователей.

• Отчётность и аналитика: Система может включать инструменты для создания отчётов и проведения аналитики на основе данных об удалённых сотрудниках, позволяя анализировать эффективность работы, выявлять тенденции и принимать обоснованные решения.

• Интеграция с другими системами: Система может обеспечивать интеграцию с другими корпоративными системами, такими как системы управления проектами, CRM-системы и системы учёта рабочего времени, позволяя обмениваться данными и повышать эффективность работы.

• Безопасность данных: Система должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных об удалённых сотрудниках, включая защиту от несанкционированного доступа, шифрование данных и регулярное резервное копирование важной информации.

Россия

Контур.Персонал, Контур.Гособлако, МояКоманда, Контур.КЭДО, Jinn, K-Team HRM, Directum Targets, Websoft HCM, Олимп Управление персоналом, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление по целям и KPI, Goodt WFM, Битрикс24.HRM, БОСС-Кадровик, Поток Цели, Imredi WFM, SimpleOne HRMS, ТопФактор, Хантфлоу, AMBER HRMS, Talantix, АСМО-управление персоналом, Монолит: Персонал, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, Галактика HCM, Компас: Управление персоналом, Пульс, HRBOX, Neon HRM, Saby HRM — Управление персоналом, Skillaz, VK People Hub Talent, ТопФактор:Управление талантами, HR ЧатБот, Mirapolis HCM, Proaction.pro, Sostaff, EmplDocs, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ЭОС КАДРЫ, Saby Staff — КЭДО, LDM.КЭДО, Saby Staff — Зарплата и кадры, АСМО-зарплата, BSC Табель, BSC-ФОТ, BSC Графики, Росатом HCM, Стахановец, AtTrack, Workpoint, Сфера.Команда, Shtab, Кайтен, Naumen Workforce Management, Q.TMS, Highper, Парус Управление персоналом

Великобритания

Sage HR

Индия

Zoho People

США

Zenefits, OrangeHRM, BambooHR, Workday HCM, Microsoft Viva, Oracle HCM Cloud

Украина

Hurma System, Yaware.HRM

Германия

IceHrm, SAP SuccessFactors HCM