Системы управления данными об удаленных сотрудниках c функцией Кадровое делопроизводство

Системы управления данными об удаленных сотрудниках (СУДУС, англ. Remote Employees Data Management Systems, REDM) представляют собой специальные компьютерные программы, разработанные для автоматизации и упрощения работы компаний с удаленными сотрудниками. Эти системы помогают собирать, обрабатывать и хранить информацию о сотрудниках, работающих из других городов, стран или даже материков.

В систему входят такие функции, как учет рабочего времени, управление проектами, учет заработной платы, контроль за производительностью работы сотрудников, а также множество других функций, которые важны для работы удаленной команды.

Управление данными об удалённых сотрудниках – это процесс сбора, хранения, обработки и использования информации о работниках, выполняющих свои обязанности вне традиционного офисного пространства. Этот процесс направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между сотрудниками, находящимися на расстоянии друг от друга, а также на поддержку принятия обоснованных управленческих решений.

Основные аспекты управления данными об удалённых сотрудниках:

• Сбор и хранение данных: Сбор и хранение информации о личных данных, образовании, опыте работы, навыках и компетенциях удалённых сотрудников. Это включает в себя как первичную информацию, предоставленную при найме, так и данные, собранные в процессе работы.

• Использование данных: Применение собранных данных для оценки эффективности работы, планирования карьеры и развития сотрудников, а также для принятия решений о повышении заработной платы, премировании и продвижении по службе.

• Защита данных: Обеспечение безопасности персональных данных удалённых сотрудников от несанкционированного доступа, потери или повреждения. Это включает в себя использование надёжных систем хранения данных, шифрование информации и контроль доступа.

• Соблюдение законодательства: Соблюдение требований законодательства о защите персональных данных, включая обработку, хранение и передачу данных только в соответствии с установленными правилами.

• Информирование сотрудников: Предоставление сотрудникам информации о том, какие данные собираются, как они используются и как обеспечивается их защита. Это способствует повышению доверия сотрудников к процессу управления данными.

• Управление изменениями: Регулярный пересмотр и обновление политики управления данными в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями бизнеса.

Эффективное управление данными об удалённых сотрудниках способствует укреплению доверия между работодателем и работниками, повышению эффективности управления персоналом и соблюдению правовых норм.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления данными об удалённых сотрудниках предназначены для сбора, хранения, анализа и управления информацией о сотрудниках, работающих вне офиса. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению эффективности управления человеческими ресурсами, оптимизации рабочих процессов и улучшению качества обслуживания клиентов.

Функциональное предназначение систем управления данными об удалённых сотрудниках включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в сборе и систематизации информации о рабочем времени, задачах, проектах и других аспектах работы удалённых сотрудников, что позволяет руководству иметь полное представление о деятельности компании и её персонала. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для анализа данных, выявления тенденций, прогнозирования и принятия обоснованных управленческих решений, направленных на улучшение работы компании и повышение её конкурентоспособности. В-третьих, системы управления данными об удалённых сотрудниках способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и результатах работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы управления данными об удалённых сотрудниках в основном используют следующие группы пользователей:

• компании с распределёнными офисами и филиалами, где сотрудники работают в разных географических локациях и требуется централизованное управление их деятельностью;
• организации, активно применяющие формат удалённой работы, в том числе IT-компании, консалтинговые и аутсорсинговые фирмы, где значительная часть сотрудников работает дистанционно;
• предприятия, привлекающие фрилансеров и контрактных работников для выполнения проектов, которым необходимо контролировать выполнение задач и учитывать результаты работы;
• корпорации с масштабными проектными работами, где требуется координация действий множества участников, расположенных в разных регионах или странах;
• организации, работающие в отраслях с высокой долей дистанционной занятости, например, в сфере онлайн-образования, цифрового маркетинга и удалённого технического обслуживания.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Системы управления данными об удалённых сотрудниках (СУДУС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных бизнес-условиях. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции учёта рабочего времени и управления проектами, тогда как крупным корпорациям потребуется расширенный набор возможностей, включая глубокий аналитический инструментарий, интеграцию с другими корпоративными системами и поддержку большого числа одновременных пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает особые требования к безопасности и конфиденциальности информации. Не менее значимы технические ограничения: необходимо оценить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и каналам связи, а также возможности для масштабирования и модернизации системы в будущем.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-задачам (например, наличие модулей для учёта рабочего времени, управления проектами, контроля производительности, расчёта заработной платы);
• возможность интеграции с другими используемыми корпоративными системами (CRM, ERP и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование, разграничение прав доступа, резервное копирование и восстановление данных);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и число пользователей;
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и управленческого персонала);
• наличие механизмов для формирования отчётности и аналитики по работе удалённых сотрудников;
• поддержка различных каналов связи и устройств (компьютеры, планшеты, мобильные телефоны);
• стоимость владения системой, включая лицензии, техническую поддержку и возможные расходы на доработку и интеграцию.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное тестирование нескольких наиболее подходящих решений, чтобы на практике оценить их удобство, производительность и соответствие специфике бизнес-процессов компании. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и обратить внимание на репутацию и надёжность поставщика программного продукта, его способность предоставлять качественную техническую поддержку и обновлять систему в соответствии с изменениями в законодательстве и бизнес-требованиях.

Системы управления данными об удалённых сотрудниках предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы управления данными об удалённых сотрудниках позволяют компаниям иметь полное представление о работе каждого сотрудника, независимо от его местоположения. Это включает в себя информацию о задачах, проектах, сроках выполнения и результатах работы. Такая прозрачность способствует более эффективному планированию и координации работы, а также позволяет оперативно выявлять и решать возникающие проблемы.

Также системы управления данными об удалённых сотрудниках способствуют повышению мотивации и удовлетворённости работой среди сотрудников. Имея доступ к информации о своих достижениях и прогрессе в работе, сотрудники могут видеть результаты своего труда и чувствовать свою значимость для компании. Это, в свою очередь, способствует укреплению корпоративной культуры, основанной на сотрудничестве и доверии.

Таким образом, внедрение систем управления данными об удалённых сотрудниках является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления данными об удалённых сотрудниках, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Сбор и хранение данных: Система должна обеспечивать сбор и централизованное хранение данных об удалённых сотрудниках, включая их личные данные, контактные данные, информацию о проектах и задачах.

• Управление доступом: Система должна предоставлять инструменты для управления доступом к данным об удалённых сотрудниках, позволяя определять права доступа для разных пользователей и групп пользователей.

• Отчётность и аналитика: Система может включать инструменты для создания отчётов и проведения аналитики на основе данных об удалённых сотрудниках, позволяя анализировать эффективность работы, выявлять тенденции и принимать обоснованные решения.

• Интеграция с другими системами: Система может обеспечивать интеграцию с другими корпоративными системами, такими как системы управления проектами, CRM-системы и системы учёта рабочего времени, позволяя обмениваться данными и повышать эффективность работы.

• Безопасность данных: Система должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных об удалённых сотрудниках, включая защиту от несанкционированного доступа, шифрование данных и регулярное резервное копирование важной информации.

В 2025 году на рынке систем управления данными об удалённых сотрудниках (СУДУС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий и повышения уровня персонализации рабочих процессов. Системы будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на обеспечение безопасности данных и адаптивными к изменяющимся условиям работы.

• Интеграция искусственного интеллекта. СУДУС будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для анализа продуктивности сотрудников, прогнозирования рабочих нагрузок и автоматизации рутинных задач, что позволит существенно повысить эффективность управления удалёнными командами.

• Развитие блокчейн-технологий. Применение распределённых реестров для хранения и верификации данных о рабочем времени, выполненных задачах и других ключевых показателях обеспечит высокий уровень безопасности и прозрачности информации, снизив риск манипуляций.

• Расширение возможностей аналитики данных. Системы получат более развитые инструменты для сбора и анализа данных о работе сотрудников, что позволит глубже понимать их потребности, оптимизировать рабочие процессы и улучшать корпоративную культуру.

• Внедрение технологий расширенной реальности (XR). Использование XR-технологий для проведения виртуальных встреч, обучения и совместной работы над проектами сделает взаимодействие в удалённой команде более продуктивным и личным.

• Персонализация пользовательского опыта. СУДУС будут предлагать индивидуальные интерфейсы и настройки, учитывающие стиль работы и предпочтения каждого сотрудника, что повысит удовлетворённость работой и лояльность к компании.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СУДУС будут уделять особое внимание защите данных, внедряя многофакторную аутентификацию, шифрование и другие современные методы защиты.

• Облачные решения и масштабируемость. Системы будут всё чаще базироваться на облачных платформах, что обеспечит лёгкость масштабирования, доступность из любой точки мира и снижение затрат на инфраструктуру.

Россия

МояКоманда, Контур.Зарплата, Контур.Персонал, Контур.КЭДО, EmplDocs, ЭОС КАДРЫ, Олимп Управление персоналом, Галактика HCM, Компас: Управление персоналом, ТопФактор, Websoft HCM, 1С:Зарплата и управление персоналом, БОСС-Кадровик, Монолит: Персонал, АСМО-управление персоналом, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, АДС: Зарплата и управление персоналом для Банков, АДС: Зарплата и управление персоналом для НФО, Эксперт:Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях, Арча, AINFORM: Зарплата и Кадры

США

Zenefits