Системы управления снабжением c функцией Многопользовательский доступ

Системы управления снабжением (СУС, англ. Supply Management Systems, SM) – это программные решения, предназначенные для автоматизации процессов закупки товаров и услуг. Они помогают компаниям оптимизировать процесс снабжения, сокращая затраты и время на поиск поставщиков, а также улучшая контроль над закупками.

Управление снабжением — это комплексная деятельность, направленная на обеспечение организации необходимыми ресурсами (товарами, материалами, услугами) в требуемом объёме и в установленные сроки с минимальными затратами. Она включает в себя планирование потребностей, выбор и оценку поставщиков, оформление заказов, контроль поставок, учёт и анализ затрат, а также оптимизацию логистических и закупочных процессов. Эффективное управление снабжением позволяет повысить конкурентоспособность компании, обеспечить бесперебойность производственных процессов и улучшить финансовые показатели.

Среди ключевых аспектов управления снабжением можно выделить:

• анализ потребностей организации в ресурсах,
• исследование рынка поставщиков и выбор оптимальных партнёров,
• разработку и согласование закупочных процедур,
• мониторинг исполнения договорных обязательств,
• контроль качества поставляемых товаров и услуг,
• оптимизацию складских запасов,
• анализ и минимизацию затрат на снабжение.

В современных условиях цифровизация процессов управления снабжением приобретает особую значимость. Программные решения (системы управления снабжением) автоматизируют рутинные операции, обеспечивают интеграцию данных, позволяют проводить многокритериальный анализ и прогнозирование, что существенно повышает эффективность и прозрачность закупочной деятельности.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ЛогистикаСКБ КонтурОфициальный сайт

Системы управления снабжением предназначены для автоматизации и оптимизации процессов закупки товаров и услуг в компании. Они позволяют реализовать комплексный подход к управлению снабжением, обеспечивая эффективное планирование потребностей, выбор оптимальных поставщиков, контроль исполнения договорных обязательств, а также управление запасами и логистикой.

Функциональное предназначение СУС заключается в снижении транзакционных издержек, минимизации рисков, связанных с непоставками или избыточными запасами, и повышении прозрачности процессов снабжения. Системы обеспечивают аналитическую поддержку принятия решений, позволяют моделировать различные сценарии закупок, анализировать рыночные тенденции и поведение поставщиков, а также способствуют интеграции данных о снабжении с другими корпоративными информационными системами, что в итоге ведёт к повышению эффективности работы компании и улучшению её финансовых показателей.

Системы управления снабжением в основном используют следующие группы пользователей:

• производственные предприятия, которым необходимо систематизировать закупки сырья и комплектующих для обеспечения непрерывности производственного процесса;
• торговые компании, оптимизирующие закупки товаров для розничной и оптовой торговли и стремящиеся минимизировать издержки на снабжение;
• крупные розничные сети, управляющие большими объёмами закупок и требующие эффективного контроля над ассортиментом и сроками поставок;
• холдинги и корпорации с разветвлённой структурой, которым нужно централизованно контролировать закупки в различных подразделениях и филиалах;
• государственные и муниципальные учреждения, организующие тендеры и закупки товаров и услуг в соответствии с законодательством и стремящиеся повысить эффективность расходования бюджетных средств.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления снабжением (СУС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими инструментами. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере фармацевтики система должна поддерживать строгие процедуры контроля качества и соответствия нормативным требованиям, а в розничной торговле — обеспечивать быструю обработку больших объёмов данных о закупках и складском учёте. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности для дальнейшего развития и модернизации. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части управления поставщиками, анализа цен и рынка, автоматизации документооборота, отчётности и аналитики.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании;
• наличие модулей для интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.);
• возможности масштабирования и адаптации системы под растущий объём данных и операций;
• поддержка необходимых форматов электронных документов и обмена данными с контрагентами;
• наличие инструментов для анализа рынка поставщиков и оптимизации закупочных цен;
• соответствие требованиям информационной безопасности и защиты данных;
• доступность технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• наличие обучающих материалов и возможности для обучения сотрудников работе с системой.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме данных и операций, чтобы оценить её реальную эффективность и удобство использования в условиях конкретного бизнеса. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые СУС, и учесть их опыт в части выявленных преимуществ и недостатков систем.

Системы управления снабжением (СУС) играют ключевую роль в оптимизации закупочных процессов компаний, обеспечивая более высокий уровень контроля и эффективности. Преимущества использования СУС заключаются в следующем:

• Оптимизация закупочных процедур. СУС автоматизируют рутинные операции, связанные с закупками, что позволяет сократить время на оформление заказов и снизить вероятность ошибок в документации.

• Снижение затрат. За счёт анализа рынка и выбора наиболее выгодных предложений СУС помогают минимизировать расходы на закупку товаров и услуг, оптимизировать объёмы закупок и избежать излишних запасов.

• Улучшение контроля над закупками. СУС предоставляют возможность отслеживать каждый этап закупочного процесса, контролировать выполнение контрактов и соблюдение условий поставок, что снижает риски срыва сроков и невыполнения обязательств.

• Повышение прозрачности взаимодействий с поставщиками. СУС обеспечивают централизованное хранение информации о поставщиках, их рейтингах и истории взаимодействий, что способствует более обоснованному выбору партнёров и улучшению качества поставок.

• Интеграция с другими корпоративными системами. СУС могут быть интегрированы с ERP-системами, системами управления складом и другими информационными системами компании, что обеспечивает более тесное взаимодействие между различными бизнес-процессами и повышает общую эффективность работы.

• Анализ и прогнозирование потребностей в закупках. СУС позволяют анализировать исторические данные о закупках, выявлять тенденции и прогнозировать будущие потребности, что помогает более точно планировать бюджет и объёмы закупок.

• Упрощение соблюдения нормативных требований. СУС помогают автоматизировать процесс сбора и хранения документов, необходимых для соблюдения законодательства и корпоративных стандартов, что снижает риски юридических нарушений и штрафов.

Системы управления отношениями с поставщиками

Системы управления отношениями с поставщиками (CУП, англ. Supplier Relationship Management Systems, SRM) — это специализированные программные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов взаимодействия с поставщиками. Они помогают компаниям выстраивать эффективные партнерские отношения, снижать затраты и минимизировать риски.

Системы управления закупками

Системы управления закупками (СУЗ, англ. Purchase-Order Processing Systems, POP) – это комплексные программные решения для автоматизации и оптимизации всего процесса закупок в компании, от создания заказа до получения товара

Системы организации закупок и размещения заказов

Системы организации закупок и размещения заказов (СОЗРЗ, англ. Procurement and Order Placement Systems, POP) — это информационные системы, предназначенные для автоматизации процессов закупок и управления заказами в организациях. Они помогают оптимизировать процесс приобретения товаров и услуг, управлять взаимоотношениями с поставщиками, контролировать запасы и обеспечивать эффективное снабжение.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления снабжением, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов поиска и отбора поставщиков, включая возможность ведения базы данных поставщиков с детализированной информацией о них,
• управление запросами на закупку и тендерами, включая формирование и рассылку запросов, сбор и анализ предложений,
• планирование потребностей в товарах и услугах с учётом текущих запасов и прогнозируемого потребления,
• контроль исполнения договорных обязательств и сроков поставок, включая мониторинг статусов заказов и уведомлений о нарушениях условий договора,
• управление складскими запасами в контексте закупок, включая синхронизацию данных о запасах с процессами заказа и поступления товаров.

В 2025 году на рынке систем управления снабжением (СУС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с технологиями искусственного интеллекта и машинного обучения, расширения возможностей аналитики больших данных, повышения уровня автоматизации и роботизации процессов, развития облачных решений и API-интерфейсов для интеграции с другими корпоративными системами, а также роста внимания к кибербезопасности и соответствию регуляторным требованиям.

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУС будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования потребностей в снабжении, оптимизации закупочных цен и выявления потенциальных рисков в цепочке поставок.

• Аналитика больших данных. Системы будут предоставлять более глубокие аналитические возможности для обработки данных о поставщиках, ценах, логистике, что позволит принимать более обоснованные решения в сфере снабжения.

• Автоматизация и роботизация. Роботизированные процессы (RPA) будут шире применяться для автоматизации рутинных операций в СУС, таких как обработка заказов, сверка данных, формирование отчётности.

• Облачные решения. Рост популярности облачных платформ для развёртывания СУС обеспечит более гибкое масштабирование систем, снижение затрат на ИТ-инфраструктуру и упрощение доступа к данным из любой точки.

• API-интерфейсы и интеграция. СУС будут предлагать более развитые API для интеграции с ERP-системами, системами логистики и другими корпоративными приложениями, что повысит общую эффективность бизнес-процессов.

• Кибербезопасность. В условиях роста киберугроз СУС будут включать более продвинутые механизмы защиты данных, шифрования и аутентификации, а также средства мониторинга и реагирования на инциденты.

• Соответствие регуляторным требованиям. Системы будут предоставлять инструменты для автоматического отслеживания и соблюдения нормативных требований в области закупок, налогообложения, таможенного регулирования и других аспектов снабжения.

Россия

Контур.Логистика, Бустрейд | Портал поставщика, Naumen GPMS, МАРКЕР, ЕТС Умные закупки, Галактика AMM, B2B-Center, AGORA, ЕТС Управление закупками №223-ФЗ, ABM Inventory, КОРУС | Управление запасами, ЭТПРФ, Гарант Тендер, Сбербанк-АСТ, РТС-Тендер, ТЭК-Торг, Фабрикант, Росэлторг, ЭТП ГПБ

Германия

SAP Ariba Buying and Invoicing