Системы таск-менеджеры (ТМС)

Системы таск-менеджеры (ТМС, англ. Task Manager Systems, TMS) - это программные решения, предназначенные для организации и управления задачами и проектами в компаниях. Эти системы помогают командам структурировать свою работу, делая процессы более прозрачными и управляемыми. С помощью таск-менеджеров можно создавать проекты, разделять сложные задачи на подзадачи и назначать их исполнителям, что способствует грамотной организации рабочего времени и повышению продуктивности.

Системы таск-менеджеры предназначены для комплексной организации и управления задачами и проектами в командах. Они позволяют создавать структурированные планы работы, разделять крупные задачи на более мелкие и назначать их исполнителям, что способствует грамотной организации рабочего процесса и повышению продуктивности. Такие системы обеспечивают визуализацию проектов через диаграммы Ганта и календари, что помогает командам лучше понимать временные рамки и зависимости задач, а также эффективно распределять ресурсы и управлять рабочей нагрузкой.

Кроме того, таск-менеджеры предназначены для приоритизации задач и управления временем, что позволяет командам фокусироваться на наиболее важных делах и соблюдать установленные сроки. Встроенные инструменты для совместной работы и обмена информацией способствуют быстрому решению возникающих вопросов и поддержанию высокого уровня коммуникации внутри команды. Это обеспечивает прозрачность рабочего процесса и позволяет руководству всегда быть в курсе текущего состояния проектов и занятости сотрудников, что в конечном итоге ведет к более эффективному взаимодействию и оперативному принятию решений.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Таск-менеджеры предоставляют компаниям значительные преимущества, содействуя оптимизации рабочих процессов и повышению общей продуктивности. Одним из основных плюсов является возможность комплексного управления проектами и задачами, что позволяет командам эффективно структурировать свою работу и распределять ресурсы. Благодаря инструментам визуализации, таким как диаграммы Ганта, компании могут наглядно отслеживать временные рамки проектов, зависимости задач и критические пути, что способствует более четкому пониманию текущего состояния дел и своевременному принятию решений.

Кроме того, таск-менеджеры улучшают коммуникацию и взаимодействие внутри команды, предоставляя платформу для совместной работы и обмена информацией в реальном времени. Это ускоряет процесс решения возникающих вопросов и минимизирует количество недоразумений, связанных с задачами и их выполнением. Возможность приоритизации задач и управления временем помогает командам фокусироваться на наиболее важных делах, соблюдая установленные сроки и избегая перегрузки сотрудников. В результате компании могут более рационально использовать свои ресурсы, повышать эффективность работы и достигать поставленных бизнес-целей с большей вероятностью успеха.

Для того, чтобы соответствовать категории систем таск-менеджеров (Task Manager Systems, TMS), они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание и управление проектами: Таск-менеджеры должны предоставлять возможность структурировать работу в виде проектов и подпроектов, что позволяет командам организовывать задачи на разных уровнях детализации. Это включает в себя деление крупных задач на подзадачи и назначение ответственных исполнителей для каждой из них.

• Диаграмма Ганта и календари: Эти инструменты помогают визуализировать сроки выполнения задач и их зависимости, что позволяет командам лучше понимать временные рамки проектов и управлять своим временем более эффективно. Диаграммы Ганта и календари отображают временные графики выполнения задач и критические пути проекта.

• Ресурсное планирование: Таск-менеджеры должны предлагать функции для распределения ресурсов и мониторинга их загрузки, что помогает избежать перегрузки сотрудников и оптимально использовать доступные ресурсы. Это включает в себя возможность назначения приоритетов задач и балансировки рабочей нагрузки.

• Назначение и отслеживание задач: Системы должны предоставлять возможность назначать задачи конкретным исполнителям и отслеживать их выполнение в режиме реального времени. Это включает в себя установку дедлайнов, изменение статусов задач (например, “в работе”, “на проверке”, “завершено”) и автоматическое уведомление исполнителей и руководителей о приближающихся сроках.

• Канбан-доски и списки задач: Таск-трекеры должны поддерживать визуализацию задач с помощью канбан-досок или списков, что позволяет командам видеть весь процесс работы, перемещать задачи между статусами и легко идентифицировать узкие места в процессе выполнения проектов.

• Совместная работа и уведомления: Встроенные механизмы для совместной работы и обмена информацией между участниками проекта способствуют быстрому решению возникающих вопросов. Таск-менеджеры должны обеспечивать возможность отправки уведомлений и обновлений в реальном времени, что поддерживает высокий уровень коммуникации и координации внутри команды.

Россия

SimpleOne SDLC, Аспро.Agile, Visary Tracker