Системы бронирования рабочих мест c функцией Управление правилами бронирования

Системы бронирования рабочих мест (СУРМ, англ. Work Desk Booking Systems, WDB) упрощают процесс бронирования отдельных столов в рабочем пространстве. Данные решения позволяют сотрудникам просматривать и резервировать свободные рабочие места на интерактивной карте (плане этажа) компании, обеспечивая также 3D-визуализацию и функции для пользователей, планирующих своё рабочее пространство.

Бронирование рабочих мест – это процесс, при котором администраторы или сами сотрудники резервируют рабочие места для себя или выбранной группы сотрудников. Бронирование рабочих мест может включать в себя как физическое резервирование мест, так и виртуальное резервирование рабочих столов, рабочих станций или переговорных помещений.

Процесс бронирования рабочих мест обычно включает в себя планирование, координацию и управление ресурсами компании для обеспечения того, чтобы все сотрудники имели доступ к необходимым инструментам и оборудованию для выполнения своих задач.

Компании организуют процесс бронирования рабочих мест для обеспечения эффективной работы своих сотрудников. Бронирование рабочих мест помогает компаниям управлять доступностью ресурсов, предотвращать конфликты между сотрудниками за доступ к ресурсам и обеспечивать соответствие рабочих мест требованиям безопасности и эргономики. Это также может помочь компаниям снизить затраты на оборудование и программное обеспечение, так как они не должны покупать или арендовать новые ресурсы каждый раз, когда сотрудник меняет рабочее место.

Ключевым элементом процесса бронирования рабочих мест в современных компаниях является соответствующее цифровое решение, позволяющее организовать сопутствующую информацию и предоставить администраторам и сотрудникам сервис по бронированию ресурсов.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

UnSpotАнспотОфициальный сайт

Программное обеспечение для бронирования рабочих мест часто используется в гибридных моделях рабочих мест, в которых сотрудникам компании предоставляется возможность гибко решать, в какие дни находиться в офисе, а в какие - работать удаленно. Однако программное обеспечение для бронирования столов можно использовать как с фиксированными (назначенными), так и с открытыми (неназначенными) планами этажей, что делает его подходящим решением для компаний, в которых работают как сотрудники с постоянными рабочими местами, так и сотрудники с гибридным режимом работы.

Программное обеспечение для бронирования рабочих мест позволяет компаниям выделять часть офиса для определенных команд или отделов, способствуя более тесному сотрудничеству между сотрудниками в офисе. Администраторы используют данные программные продукты для бронирования столов от имени пользователей, ограничения количества столов или зон в офисе, доступных для бронирования, и мониторинга использования с помощью аналитики рабочих мест. Имея доступ к аналитике на рабочем месте, предприятия могут принимать более разумные решения о планировке офисов и требованиях к их использованию. Многие решения по бронированию столов доступны пользователям через мобильное приложение, что позволяет сотрудникам легко бронировать столы на ходу.

Системы бронирования рабочих мест в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компаний, работающие в опен-спейсах или коворкингах и нуждающиеся в резервировании рабочего места для эффективной организации своего рабочего времени и пространства;
• менеджеры и администраторы офисных пространств, которые с помощью системы контролируют загрузку рабочих мест, планируют расстановку персонала и оптимизируют использование офисной площади;
• HR-специалисты, использующие систему для анализа распределения сотрудников по рабочим зонам, планирования корпоративных мероприятий и учёта рабочего времени;
• руководители подразделений, которые через систему получают данные о занятости рабочих мест в своих отделах и могут более рационально распределять задачи и ресурсы среди подчинённых;
• компании, предоставляющие коворкинговые услуги, — система позволяет им эффективно управлять бронированием рабочих мест, учитывать количество клиентов и оптимизировать ценообразование в зависимости от спроса на определённые зоны.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бронирование рабочих пространств

Функция Бронирования рабочих пространств представляет собой возможность для авторизованного пользователя зарезервировать определенное рабочее пространство, рабочее место, переговорку или парковочное место на определенное время.

Вывод статуса на панель

Функция Вывода статуса на панель позволяет отображать информацию о состоянии помещения на панели или на планшете, размещаемом рядом с помещением, что позволяет пользователям быстро и удобно ориентироваться в текущей доступности помещений. Данные о статусе помещения могут включать информацию о занятости или доступности для бронирования переговорного помещения, о наличии свободных рабочих мест в офисной зоне, а также дополнительную информацию, такую как температура, уровень шума или качество воздуха и прочее.

Закрепление рабочих мест

Функция Закрепление рабочих мест представляет собой возможность заранее забронировать и привязать определенное рабочее место к конкретному сотруднику или группе сотрудников.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Конструирование плана офиса

Функция Конструирование плана офиса представляет собой процесс создания и организации плана офисного помещения, включая загрузку и редактирование плана, управление этажами, разметку мест и ресурсов, именование и цветовое кодирование мест.

Контроль загрузки помещений

Функция Контроль загрузки помещений позволяет выполнять мониторинг и управление загрузкой помещений и рабочих мест в офисе или другом рабочем пространстве. Эта функция позволяет определить, какие помещения и рабочие места заняты, а какие свободны, а также контролирует, сколько времени каждый занимает определенное помещение или рабочее место. На основании получаемой информации ответственные лица в компании могут делать выводы об оптимальности организации офисных пространств и шагах по развитию рабочих пространств.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Управление несколькими офисами

Функция Управление несколькими офисами представляет собой возможность централизованного управления в единой системе возможностей контроля и информации по нескольким разным офисам одновременно.

Управление правилами бронирования

Функция Управление правилами бронирования представляет собой возможность настройки и управления правилами и ограничениями, касающимися бронирования и использования рабочих пространств, рабочих мест и переговорок в организации. В число таких правил и ограничений, например, могут входить временной регламент, недельное расписание или разграничение прав доступа для групп сотрудников.

База данных сотрудников

База данных сотрудников в системах управления рабочими пространствами представляет собой хранилище информации о всех сотрудниках организации, которое позволяет использовать данные сотрудников при бронировании помещений и получать общую информацию о сотрудниках из системы.

Управление парковочными местами

Функция Управление парковочными местами представляет собой возможность контролировать и управлять доступом к парковочным местам в офисном или коммерческом здании, как отдельным управляемым классом ресурсов компании.

Управление переговорными комнатами

Управление переговорными комнатами представляет собой возможность бронирования и управления доступом к переговорным комнатам в офисных зданиях, как отдельно управляемого класса ресурсов компании.

Управление рабочими местами

Возможность Управление рабочими местами представляет предполагает, что система приспособлена для организации и оптимизации рабочих мест, как отдельно взятого класса ресурсов компании, - в офисе или других рабочих пространствах (в бизнес-центре, в коворкинге или гибком офисе).

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем бронирования рабочих мест (СБРМ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в конкретной организации. Важно оценить масштаб деятельности компании — для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных. Также следует проанализировать отраслевые требования: например, в IT-компаниях может быть востребована интеграция с системами управления проектами и таск-трекерами, а в образовательных учреждениях — возможность учёта расписания занятий и аудиторий.

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (поддержка используемых операционных систем, браузеров, корпоративных сетей и протоколов);
• наличие модулей для интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP, системами управления доступом и т. д.);
• возможности кастомизации интерфейса и функционала под специфические нужды компании;
• поддержка различных режимов бронирования (предварительное бронирование, бронирование по расписанию, динамическое бронирование);
• наличие функций аналитики и отчётности по использованию рабочих мест;
• обеспечение необходимого уровня безопасности и конфиденциальности данных;
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании;
• поддержка мобильных устройств и наличие веб-версии для доступа из любой точки;
• наличие механизмов уведомления пользователей о статусе бронирования и изменениях в расписании.

Кроме того, стоит обратить внимание на качество технической поддержки и обучения пользователей, а также на условия лицензирования и стоимость владения системой в долгосрочной перспективе. Необходимо учесть требования к аппаратным ресурсам и оценить, насколько система будет требовательна к инфраструктуре компании. Также важно проверить, соответствует ли программное обеспечение действующим стандартам и нормативам в области информационной безопасности и защиты персональных данных, что особенно актуально для организаций, работающих с чувствительной информацией.

Системы бронирования рабочих мест могут принести компаниям ряд преимуществ, таких как:

• Повышение эффективности использования ресурсов: системы бронирования рабочих мест позволяют компаниям контролировать доступ сотрудников к оборудованию и рабочим местам, что может снизить потери и повысить эффективность использования ресурсов.

• Улучшение коммуникации и координации: системы бронирования рабочих мест облегчают коммуникацию между сотрудниками и руководством, что может улучшить координацию работы и уменьшить количество конфликтов.

• Снижение затрат: системы бронирования рабочих мест могут помочь компаниям сократить затраты на оборудование, аренду и обслуживание, поскольку они позволяют более эффективно использовать существующие ресурсы.

• Повышение безопасности: системы бронирования рабочих мест также могут помочь улучшить безопасность на рабочем месте, предоставляя информацию о том, какие рабочие места заняты и какие свободны, что может предотвратить несчастные случаи и нарушения безопасности.

• Удобство для сотрудников: системы бронирования рабочих мест могут упростить процесс перемещения сотрудников между рабочими местами, что может повысить удовлетворенность сотрудников и улучшить их продуктивность.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию систем бронирования рабочих мест, продукт должен:

• Разрешать пользователям просматривать и резервировать свободные столы в отведённом рабочем пространстве,
• Позволять создавать постоянные рабочие места и гибкие рабочие места (гостевые столы) для работников,
• Предоставлять интерактивную карту рабочих мест, показывающую доступность каждого рабочего места в режиме реального времени,
• Управлять расписанием бронирования рабочих мест,
• Позволять администраторам ограничивать или расширять доступность рабочего стола в зависимости от изменений пропускной способности.

В соответствие с аналитическими прогнозами Soware, в 2026 году на рынке систем бронирования рабочих мест (СБРМ) продолжат развиваться тенденции, зародившиеся в предыдущие годы, при этом ожидается углубление интеграции технологий и расширение функциональности систем. Среди основных трендов можно выделить:

• Интеграция с корпоративными системами. СБРМ будут обеспечивать ещё более тесную интеграцию с ERP и другими системами управления предприятием, что позволит автоматизировать процессы учёта занятости рабочих мест и синхронизировать их с рабочими графиками, проектами и кадровыми изменениями.

• Развитие алгоритмов машинного обучения. Системы будут использовать усовершенствованные модели машинного обучения для более точного прогнозирования спроса на рабочие места, учитывая не только исторические данные, но и внешние факторы, такие как погодные условия, события в компании и в городе.

• Расширение аналитических возможностей. СБРМ будут предоставлять углублённые аналитические отчёты, включающие данные о производительности сотрудников в зависимости от выбранного рабочего места, что поможет компаниям оптимизировать организацию офисного пространства и сократить издержки.

• Мультиплатформенность и мобильность. Системы будут поддерживать ещё больше платформ и устройств, а мобильные приложения получат дополнительные функции, например, возможность совместной работы над бронированием мест для командных мероприятий и интеграцию с календарями встреч.

• Применение технологий расширенной и виртуальной реальности (AR/VR). СБРМ начнут активно использовать VR для виртуального «посещения» рабочего места перед бронированием и AR для отображения дополнительной информации о пространстве и коллегах в режиме реального времени.

• Усовершенствование пользовательского интерфейса. Интерфейсы СБРМ станут ещё более интуитивными и адаптируемыми, с возможностью глубокой персонализации, включая настройку отображения информации в зависимости от роли пользователя и его предпочтений.

• Усиление мер безопасности и конфиденциальности. Системы будут внедрять более сложные механизмы защиты данных, включая биометрическую аутентификацию и продвинутое шифрование, чтобы обеспечить защиту информации о бронировании и личных данных пользователей.

Россия

UnSpot, BOOCO, Indaspace, Q:OS, Simple Office