Системы бронирования рабочих мест

Системы бронирования рабочих мест (СУРМ, англ. Work Desk Booking Systems, WDB) упрощают процесс бронирования отдельных столов в рабочем пространстве. Данные решения позволяют сотрудникам просматривать и резервировать свободные рабочие места на интерактивной карте (плане этажа) компании, обеспечивая также 3D-визуализацию и функции для пользователей, планирующих своё рабочее пространство.

Бронирование рабочих мест – это процесс, при котором администраторы или сами сотрудники резервируют рабочие места для себя или выбранной группы сотрудников. Бронирование рабочих мест может включать в себя как физическое резервирование мест, так и виртуальное резервирование рабочих столов, рабочих станций или переговорных помещений.

Процесс бронирования рабочих мест обычно включает в себя планирование, координацию и управление ресурсами компании для обеспечения того, чтобы все сотрудники имели доступ к необходимым инструментам и оборудованию для выполнения своих задач.

Компании организуют процесс бронирования рабочих мест для обеспечения эффективной работы своих сотрудников. Бронирование рабочих мест помогает компаниям управлять доступностью ресурсов, предотвращать конфликты между сотрудниками за доступ к ресурсам и обеспечивать соответствие рабочих мест требованиям безопасности и эргономики. Это также может помочь компаниям снизить затраты на оборудование и программное обеспечение, так как они не должны покупать или арендовать новые ресурсы каждый раз, когда сотрудник меняет рабочее место.

Ключевым элементом процесса бронирования рабочих мест в современных компаниях является соответствующее цифровое решение, позволяющее организовать сопутствующую информацию и предоставить администраторам и сотрудникам сервис по бронированию ресурсов.

Программное обеспечение для бронирования рабочих мест часто используется в гибридных моделях рабочих мест, в которых сотрудникам компании предоставляется возможность гибко решать, в какие дни находиться в офисе, а в какие - работать удаленно. Однако программное обеспечение для бронирования столов можно использовать как с фиксированными (назначенными), так и с открытыми (неназначенными) планами этажей, что делает его подходящим решением для компаний, в которых работают как сотрудники с постоянными рабочими местами, так и сотрудники с гибридным режимом работы.

Программное обеспечение для бронирования рабочих мест позволяет компаниям выделять часть офиса для определенных команд или отделов, способствуя более тесному сотрудничеству между сотрудниками в офисе. Администраторы используют данные программные продукты для бронирования столов от имени пользователей, ограничения количества столов или зон в офисе, доступных для бронирования, и мониторинга использования с помощью аналитики рабочих мест. Имея доступ к аналитике на рабочем месте, предприятия могут принимать более разумные решения о планировке офисов и требованиях к их использованию. Многие решения по бронированию столов доступны пользователям через мобильное приложение, что позволяет сотрудникам легко бронировать столы на ходу.

Системы бронирования рабочих мест могут принести компаниям ряд преимуществ, таких как:

• Повышение эффективности использования ресурсов: системы бронирования рабочих мест позволяют компаниям контролировать доступ сотрудников к оборудованию и рабочим местам, что может снизить потери и повысить эффективность использования ресурсов.

• Улучшение коммуникации и координации: системы бронирования рабочих мест облегчают коммуникацию между сотрудниками и руководством, что может улучшить координацию работы и уменьшить количество конфликтов.

• Снижение затрат: системы бронирования рабочих мест могут помочь компаниям сократить затраты на оборудование, аренду и обслуживание, поскольку они позволяют более эффективно использовать существующие ресурсы.

• Повышение безопасности: системы бронирования рабочих мест также могут помочь улучшить безопасность на рабочем месте, предоставляя информацию о том, какие рабочие места заняты и какие свободны, что может предотвратить несчастные случаи и нарушения безопасности.

• Удобство для сотрудников: системы бронирования рабочих мест могут упростить процесс перемещения сотрудников между рабочими местами, что может повысить удовлетворенность сотрудников и улучшить их продуктивность.

Чтобы претендовать на включение в категорию систем бронирования рабочих мест, продукт должен:

• Разрешать пользователям просматривать и резервировать свободные столы в отведённом рабочем пространстве,
• Позволять создавать постоянные рабочие места и гибкие рабочие места (гостевые столы) для работников,
• Предоставлять интерактивную карту рабочих мест, показывающую доступность каждого рабочего места в режиме реального времени,
• Управлять расписанием бронирования рабочих мест,
• Позволять администраторам ограничивать или расширять доступность рабочего стола в зависимости от изменений пропускной способности.