Системы взаимодействия с рабочим пространством

Системы взаимодействия с рабочим пространством (СВРП, англ. Workplace Experience Systems, WEX) — это программные решения для организации удобного и эффективного использования корпоративных рабочих мест. Они предоставляют сотрудникам инструменты для бронирования пространств, навигации, доступа к сервисам и коммуникации, повышая комфорт и продуктивность работы в офисе.

Взаимодействие с рабочим пространством как деятельность представляет собой комплекс мероприятий и процессов, направленных на организацию и оптимизацию использования рабочих мест в корпоративной среде. Оно включает в себя не только физическое взаимодействие сотрудников с офисным пространством, но и использование различных цифровых инструментов и сервисов для повышения эффективности работы, упрощения коммуникации, доступа к необходимым ресурсам и информации. В условиях современного офиса взаимодействие с рабочим пространством становится ключевым фактором, определяющим уровень комфорта и продуктивности сотрудников, а также общую эффективность бизнес-процессов организации.

Взаимодействие с рабочим пространством как процесс, позволяет фокусироваться на следующих аспектах деятельности:

• бронирование рабочих мест и переговорных комнат,
• навигация по офисному пространству,
• доступ к корпоративным сервисам и приложениям,
• обмен информацией и коммуникация между сотрудниками,
• управление рабочими задачами и проектами,
• мониторинг использования рабочего пространства и анализ его эффективности.

Важную роль в оптимизации взаимодействия с рабочим пространством играют цифровые (программные) решения, которые позволяют автоматизировать и упростить многие процессы, связанные с использованием рабочих мест. Системы взаимодействия с рабочим пространством (СВРП) обеспечивают интеграцию различных сервисов и инструментов в единую платформу, что способствует созданию более гибкой и адаптивной рабочей среды, отвечающей потребностям современного бизнеса.

Системы взаимодействия с рабочим пространством предназначены для оптимизации использования корпоративных рабочих мест и создания условий, способствующих повышению комфорта и продуктивности сотрудников. Они интегрируют различные функциональные возможности, которые позволяют автоматизировать и упростить ряд процессов, связанных с работой в офисе, — от бронирования рабочих пространств и переговорных комнат до обеспечения доступа к корпоративным сервисам и улучшения коммуникации между сотрудниками.

Функциональное предназначение СВРП заключается также в создании единой информационной среды, которая способствует более эффективному взаимодействию сотрудников и упрощает навигацию по корпоративным ресурсам и офисному пространству. Такие системы могут включать модули для управления доступом к различным зонам офиса, инструменты для организации совместных рабочих процессов, а также средства для сбора и анализа данных о использовании рабочих мест и офисных ресурсов, что позволяет оптимизировать их распределение и использование.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бронирование рабочих пространств

Функция Бронирования рабочих пространств представляет собой возможность для авторизованного пользователя зарезервировать определенное рабочее пространство, рабочее место, переговорку или парковочное место на определенное время.

Вывод статуса на панель

Функция Вывода статуса на панель позволяет отображать информацию о состоянии помещения на панели или на планшете, размещаемом рядом с помещением, что позволяет пользователям быстро и удобно ориентироваться в текущей доступности помещений. Данные о статусе помещения могут включать информацию о занятости или доступности для бронирования переговорного помещения, о наличии свободных рабочих мест в офисной зоне, а также дополнительную информацию, такую как температура, уровень шума или качество воздуха и прочее.

Закрепление рабочих мест

Функция Закрепление рабочих мест представляет собой возможность заранее забронировать и привязать определенное рабочее место к конкретному сотруднику или группе сотрудников.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Конструирование плана офиса

Функция Конструирование плана офиса представляет собой процесс создания и организации плана офисного помещения, включая загрузку и редактирование плана, управление этажами, разметку мест и ресурсов, именование и цветовое кодирование мест.

Контроль загрузки помещений

Функция Контроль загрузки помещений позволяет выполнять мониторинг и управление загрузкой помещений и рабочих мест в офисе или другом рабочем пространстве. Эта функция позволяет определить, какие помещения и рабочие места заняты, а какие свободны, а также контролирует, сколько времени каждый занимает определенное помещение или рабочее место. На основании получаемой информации ответственные лица в компании могут делать выводы об оптимальности организации офисных пространств и шагах по развитию рабочих пространств.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Управление несколькими офисами

Функция Управление несколькими офисами представляет собой возможность централизованного управления в единой системе возможностей контроля и информации по нескольким разным офисам одновременно.

Управление правилами бронирования

Функция Управление правилами бронирования представляет собой возможность настройки и управления правилами и ограничениями, касающимися бронирования и использования рабочих пространств, рабочих мест и переговорок в организации. В число таких правил и ограничений, например, могут входить временной регламент, недельное расписание или разграничение прав доступа для групп сотрудников.

База данных сотрудников

База данных сотрудников в системах управления рабочими пространствами представляет собой хранилище информации о всех сотрудниках организации, которое позволяет использовать данные сотрудников при бронировании помещений и получать общую информацию о сотрудниках из системы.

Управление парковочными местами

Функция Управление парковочными местами представляет собой возможность контролировать и управлять доступом к парковочным местам в офисном или коммерческом здании, как отдельным управляемым классом ресурсов компании.

Управление переговорными комнатами

Управление переговорными комнатами представляет собой возможность бронирования и управления доступом к переговорным комнатам в офисных зданиях, как отдельно управляемого класса ресурсов компании.

Управление рабочими местами

Возможность Управление рабочими местами представляет предполагает, что система приспособлена для организации и оптимизации рабочих мест, как отдельно взятого класса ресурсов компании, - в офисе или других рабочих пространствах (в бизнес-центре, в коворкинге или гибком офисе).

По оценке аналитиков Soware, в 2026 году на рынке систем взаимодействия с рабочим пространством (СВРП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации пользовательского опыта и расширения возможностей для гибридной работы. Особое внимание будет уделяться безопасности данных, оптимизации взаимодействия с IoT-устройствами и развитию мультиплатформенности.

Системы взаимодействия с рабочим пространством в 2026 году будут развиваться с высоким фокусом внимания на следующие тренды:

• Интеграция искусственного интеллекта. СВРП будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для анализа поведения пользователей, прогнозирования потребностей в рабочих пространствах и автоматизации рутинных задач, что позволит существенно повысить эффективность использования офисных ресурсов.

• Развитие мультимодальных интерфейсов. Появится больше решений, поддерживающих взаимодействие через голос, жесты и другие неклавиатурные способы ввода, что сделает использование СВРП более интуитивным и удобным.

• Расширение возможностей для гибридной работы. Системы будут предоставлять более гибкие инструменты для совмещения удалённой и офисной работы, включая расширенные функции для совместной работы и управления распределёнными командами.

• Углублённая персонализация пользовательского опыта. СВРП начнут предлагать индивидуальные настройки интерфейса, рекомендации по использованию рабочих пространств и сервисов на основе анализа предпочтений и привычек каждого сотрудника.

• Усиление мер безопасности данных. В условиях растущего числа киберугроз разработчики будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации, хранящейся и обрабатываемой в СВРП.

• Интеграция с IoT-устройствами. СВРП станут более тесно взаимодействовать с интернет-вещами, что позволит автоматизировать управление освещением, климатом и другими аспектами офисного пространства на основе данных о присутствии и действиях сотрудников.

• Развитие мультиплатформенности. Системы будут обеспечивать бесшовную работу на различных устройствах и операционных системах, что повысит доступность и удобство использования СВРП для всех категорий сотрудников.

Япония

RICOH Spaces

Бельгия

Tribeloo

США

ServiceNow Workplace Service Delivery, 22Miles, Workplace SuperApp, Enlighted, Envoy, OfficeSpace, HqO

Объединенные Арабские Эмираты

WiseMeetings

Румыния

Yarooms

Великобритания

Freespace Employee App

Сингапур

Jumpree Pro