Системы управления отпусками и больничными c функцией Многопользовательский доступ

Системы управления отпусками и больничными (СУОБ, англ. Absence & Leave Management Systems, ALM) – это компьютерные программы, которые позволяют работодателям автоматизировать процесс управления отпусками и больничными сотрудников. С помощью УОБ работодатели могут создавать и утверждать отпуска и больничные, отслеживать их использование, вести учет рабочего времени и связанных с ним расходов. Такие системы могут быть интегрированы с системами оплаты заработной платы, отчетности и другими HR-системами, что позволяет обеспечивать более эффективное управление персоналом.

Управление отпусками и больничными представляет собой комплексный процесс, направленный на эффективное планирование и контроль отпусков сотрудников, а также учет и обработку больничных листов. Этот процесс играет ключевую роль в обеспечении непрерывности работы компании, поддержании здоровой рабочей атмосферы и предотвращении возможных проблем, связанных с отсутствием сотрудников на рабочем месте.

Основные аспекты управления отпусками и больничными:

• Планирование отпусков: Определение оптимального графика отпусков сотрудников, учитывая потребности компании и индивидуальные пожелания работников. Это позволяет избежать одновременного отсутствия большого количества сотрудников и минимизировать возможные простои в работе.

• Обработка больничных листов: Регистрация и учет больничных листов, предоставление сотрудникам возможности своевременно сообщать о своем отсутствии по причине болезни. Это помогает поддерживать прозрачность и справедливость в отношении больничных отпусков.

• Контроль и отчётность: Использование специализированных систем и инструментов для контроля за использованием отпусков и больничных, а также для подготовки отчетности о состоянии отпусков и больничных в компании. Это позволяет руководству оперативно получать информацию о текущем положении дел и принимать соответствующие управленческие решения.

• Оптимизация процессов: Разработка и внедрение мер по оптимизации процессов управления отпусками и больничными, включая автоматизацию рутинных задач, упрощение процедур подачи заявлений на отпуск и больничные, а также улучшение коммуникации между сотрудниками и руководством.

• Соблюдение законодательства: Обеспечение соблюдения всех законодательных норм и требований, касающихся отпусков и больничных, включая правила предоставления отпусков по уходу за ребенком, отпуска по беременности и родам, а также правила оплаты больничных листов.

Эффективное управление отпусками и больничными способствует созданию благоприятной рабочей атмосферы, повышению удовлетворенности сотрудников и снижению риска возникновения конфликтов и недоразумений, связанных с отсутствием сотрудников на рабочем месте.

Системы управления отпусками и больничными предназначены для автоматизации и оптимизации процессов, связанных с планированием, предоставлением и учётом отпусков и больничных листов среди сотрудников организации. Эти системы играют ключевую роль в обеспечении эффективного управления рабочим временем, соблюдении трудового законодательства и поддержании здоровой рабочей атмосферы. Они позволяют точно отслеживать использование отпусков и больничных, предотвращать злоупотребления и обеспечивать справедливое распределение ресурсов, что способствует повышению удовлетворённости сотрудников и снижению рисков, связанных с отсутствием работников на рабочем месте.

Системы управления отпусками и больничными в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы компаний — для организации процесса оформления отпусков и больничных, ведения учёта рабочего времени и соблюдения трудового законодательства;
• руководители подразделений — для контроля за распределением рабочего времени сотрудников, планирования работы с учётом отпусков и больничных;
• сотрудники компаний — для ознакомления с графиком отпусков, подачи заявок на отпуск или оформление больничного, отслеживания остатков дней отпуска;
• бухгалтеры и специалисты по расчёту заработной платы — для синхронизации данных об отпусках и больничных с системами оплаты труда, расчёта компенсаций и отпусков;
• топ-менеджеры и владельцы бизнеса — для анализа использования рабочего времени, оценки эффективности работы персонала и оптимизации расходов на оплату труда.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Системы управления отпусками и больничными (СУОБ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-процессов компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации, специфику отрасли, существующие технические ограничения и требования к интеграции с другими корпоративными системами. Для компаний с большим штатом сотрудников будет актуальна система с возможностью массового обработки запросов на отпуска и больничные, а для организаций с территориально распределёнными подразделениями — система с поддержкой удалённого доступа и мультиплатформенности. Также следует оценить необходимость соответствия отраслевым стандартам и нормативам, например, требованиям к учёту рабочего времени в финансовом или государственном секторе.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• масштаб деятельности компании (малый бизнес, средняя или крупная компания, холдинг);
• количество сотрудников, которым необходимо управлять отпусками и больничными (небольшое подразделение, несколько сотен или тысяч сотрудников);
• необходимость интеграции с существующими HR-системами, системами оплаты труда и отчётности;
• требования к безопасности данных и соответствию законодательным и отраслевым нормам;
• возможность работы с системой через веб-интерфейс или необходимость установки клиентского ПО;
• поддержка различных типов отпусков и больничных (стандартные, дополнительные, по уходу за ребёнком и т. д.);
• функциональность по отслеживанию рабочего времени и формированию отчётности;
• наличие модулей для прогнозирования нагрузки на кадровый отдел в связи с отпусками и больничными;
• техническая инфраструктура компании и совместимость с ней (например, поддержка определённых операционных систем, баз данных);
• возможности кастомизации и настройки системы под специфические нужды бизнеса.

После анализа перечисленных факторов можно составить детальный перечень требований к СУОБ и приступить к поиску подходящего программного продукта. При этом важно не только оценить функциональность системы, но и учесть такие аспекты, как стоимость владения, уровень технической поддержки, наличие обучающих материалов и возможности масштабирования системы в будущем. Также стоит обратить внимание на репутацию разработчика и отзывы других компаний, уже использующих данную СУОБ.

В результате, использование программных систем управления отпусками и больничными помогает упрощать процесс управления отпусками и больничными, уменьшать ошибки, экономить время и деньги, улучшать связность и прозрачность между работодателями и сотрудниками.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления отпусками и больничными, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Планирование отпусков: Инструменты для автоматического планирования отпусков сотрудников на основе заранее определённых правил и ограничений, что позволяет избежать конфликтов графиков и обеспечить равномерное распределение отпусков в течение года.

• Учёт больничных листов: Поддержка ввода и учёта больничных листов, включая возможность автоматического расчёта компенсаций и пособий на основе трудового стажа и других параметров, определённых законодательством.

• Уведомления и напоминания: Отправка уведомлений сотрудникам о предстоящих отпусках и больничных, а также напоминаний о необходимости подачи заявок на отпуск или больничный лист в установленные сроки.

• Отчёты и аналитика: Генерация отчётов о текущем состоянии использования отпусков и больничных, анализ тенденций и предоставление аналитики для принятия управленческих решений.

• Интеграция с кадровыми системами: Возможность интеграции с другими системами управления персоналом для обмена данными и автоматизации процессов, связанных с отпусками и больничными, например, автоматическое обновление табелей учёта рабочего времени при оформлении больничного листа.

В 2025 году на рынке систем управления отпусками и больничными (СУОБ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта для анализа данных о рабочем времени и прогнозирования потребностей в отпусках, а также развития мобильных и облачных решений, обеспечивающих доступ к системе из любой точки. Важными будут также повышение уровня безопасности данных, внедрение персонализированных функций и расширение возможностей аналитики.

• Интеграция с ERP-системами. СУОБ будут более тесно интегрироваться с системами управления предприятием для обеспечения единого информационного пространства и автоматизации процессов расчёта заработной платы и отчётности.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения позволят анализировать тенденции использования отпусков и больничных, предсказывать пиковые периоды и оптимизировать график работы сотрудников.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут основным способом развёртывания СУОБ, что обеспечит гибкость масштабирования, доступность данных из любой точки и снижение затрат на инфраструктуру.

• Мобильные приложения. Разработка полноценных мобильных версий СУОБ позволит сотрудникам и HR-специалистам управлять отпусками и больничными в режиме реального времени с мобильных устройств.

• Усиление мер безопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СУОБ будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.

• Персонализация функционала. Системы будут предлагать настраиваемые интерфейсы и функционал, учитывающий специфику отрасли, размер компании и индивидуальные потребности пользователей.

• Расширенные аналитические возможности. СУОБ будут предоставлять более глубокие аналитические отчёты о распределении рабочего времени, эффективности использования отпусков, что поможет руководству принимать обоснованные управленческие решения.

Россия

Контур.КЭДО, Контур.Персонал, МоиКадры, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, Корс Кадры, Saby Staff — КЭДО, Vacation Solution, Сотрудники предприятия, Олимп Управление персоналом, Saby Staff — Зарплата и кадры, БОСС-Кадровик, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, LDM.КЭДО, Отдел кадров плюс, EmplDocs

США

OrangeHRM