Системы управления кандидатами (ATS) c функцией Управление работой с клиентами (CRM)

Системы управления кандидатами (СУК, англ. Applicant Tracking, ATS) предназначены для поддержки и оптимизации процесса найма новых сотрудников. ATS фокусируются на автоматизации рутинных задач рекрутера, таких как сбор резюме с джоб-сайтов и социальных сетей, обработка этих данных, соотнесение резюме с открытыми вакансиями, размещение вакансий на джоб-сайтах, автоматический сбор откликов и ведение кандидатов по всем этапам воронки подбора.

Управление кандидатами - это бизнес-процесс, который включает в себя систематическое и эффективное управление процессом привлечения, отбора, оценки и найма кандидатов на вакансии в организации.

Такой процесс может включать в себя автоматизацию ряда задач, связанных с управлением потоком кандидатов, например, автоматическую фильтрацию резюме, планирование интервью, создание и хранение баз данных кандидатов.

Бизнес-процесс Управления кандидатами часто используется для оптимизации найма новых работников и повышения эффективности работы отдела кадров.

Системы управления кандидатами управляют всем процессом подбора персонала, начиная с размещения страницы карьеры и заканчивая планированием собеседований. Данные системы помогают рекрутерам сократить время, затрачиваемое на чтение резюме и проверку потенциальных кандидатов, путём сбора, сортировки и систематизации резюме кандидатов.

Программное обеспечение класса ATS хранит информацию о кандидатах в централизованной системе учёта, чтобы можно было сохранять информацию о кандидатах, создавать резервы кандидатов для обращения к ним в будущем.

Системы управления кандидатами (Applicant Tracking System, ATS) близки по назначению с Системами управления рекрутментом (Recruitment Management Systems, RMS), однако они выполняют различные функции в процессе подбора персонала. Системы управления кандидатами (ATS) фокусируются на автоматизации рутинных задач рекрутера, таких как сбор резюме с джоб-сайтов и социальных сетей, обработка этих данных, соотнесение резюме с открытыми вакансиями, размещение вакансий на джоб-сайтах, автоматический сбор откликов и ведение кандидатов по всем этапам воронки подбора. Они помогают экономить время и ресурсы компании, улучшают коммуникацию с кандидатами и позволяют сосредоточиться на более важных задачах.

Выбор между RMS и ATS зависит от конкретных потребностей и размера агентства. Небольшим агентствам, которые только начинают свою деятельность, может быть достаточно ATS для автоматизации базовых задач. Однако по мере роста и развития агентства, переход на RMS может стать более целесообразным, поскольку эти системы предлагают более широкий спектр функций и возможностей для управления процессом

Системы управления кандидатами (ATS) в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-специалисты и рекрутёры, которые применяют ATS для поиска, отбора и управления резюме кандидатов.

• Менеджеры по найму и руководители отделов, которые используют систему для участия в оценке кандидатов и принятия решений о трудоустройстве.

• Кандидаты на вакансии, которые могут взаимодействовать с ATS через онлайн-формы для подачи резюме и прохождения отборочных этапов.

• Внешние консультанты и агентства по подбору персонала, которые сотрудничают с компаниями и используют ATS для обмена информацией о кандидатах.

• Аналитики и топ-менеджеры, которые применяют систему для анализа эффективности процессов подбора и найма персонала.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

При выборе системы управления кандидатами важно учитывать масштабы и специфику HR-процессов в компании. Обратите внимание на функциональность системы: наличие инструментов для автоматизации поиска и отбора кандидатов, управления вакансиями, а также аналитики и отчётности по рекрутинговым кампаниям. Интеграция с популярными платформами для размещения вакансий и социальными сетями может значительно расширить возможности по привлечению talent pool.

Удобство использования системы как для рекрутеров, так и для кандидатов, играет ключевую роль. Интуитивно понятный интерфейс, возможность персонализации пользовательского опыта и наличие мобильных версий помогут повысить эффективность работы и улучшить взаимодействие с соискателями. Также важно оценить уровень поддержки и обучения, предоставляемый поставщиком решения, что обеспечит более гладкое внедрение и адаптацию к системе.

Не забывайте о вопросах безопасности и конфиденциальности данных. Убедитесь, что система соответствует всем необходимым стандартам и требованиям по защите информации. Кроме того, важно провести анализ стоимости владения системой, включая не только стоимость лицензий, но и расходы на обслуживание, обновления и возможные дополнительные услуги, чтобы выбрать наиболее выгодное решение для вашей компании.

Применение Системы управления кандидатами (ATS) в работе компании имеет несколько полезных эффектов:

• Увеличение эффективности найма: СУК помогает автоматизировать процесс отбора кандидатов на вакансии, сокращая время и ресурсы, затрачиваемые на поиск и привлечение новых сотрудников.

• Улучшение качества найма: СУК позволяет точнее оценивать компетенции, опыт и другие критерии отбора кандидатов, что позволяет сократить вероятность ошибочного выбора сотрудников, которые не соответствуют требованиям вакансии.

• Оптимизация управления кандидатами: ATS предоставляет компании инструменты для управления пулом кандидатов, которые могут быть использованы для перевыборов, анализа данных и прогнозирования на будущее.

• Улучшение взаимодействия с соискателями: СУК облегчает взаимодействие компании с соискателями, предоставляя им возможность отправлять свои резюме и записываться на собеседования в один клик.

• Сокращение затрат и увеличение дохода: Система помогает сократить затраты на поиск и привлечение новых сотрудников и увеличить доход компании за счет повышения эффективности и качества найма.

Чтобы претендовать на включение в класс Систем управления кандидатами, продукт должен соответствовать функциональным требованиям:

• Собирать, обрабатывать и представлять резюме и связанные сведения о кандидатах,
• Управлять пулом кандидатов в рамках настраиваемого рабочего процесса,
• Обеспечивать связь между рекрутером и кандидатом.

В 2025 году системы управления кандидатами (ATS) продолжат активно интегрировать новые технологии цифровизации, особенно в области искусственного интеллекта (ИИ). Ожидается, что ИИ будет играть ключевую роль в автоматизации процессов анализа резюме и проведения первичных собеседований, что позволит HR-специалистам сосредоточиться на более сложных задачах, таких как оценка soft skills и адаптация кандидатов в команде. Кроме того, алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования успешности кандидатов на основе анализа больших данных, что повысит эффективность подбора персонала и снизит риск ошибок.

Также в тренде окажутся системы ATS, обеспечивающие более глубокий анализ данных о кандидатах и рынке труда в целом. Это позволит компаниям не только оптимизировать процесс найма, но и стратегически планировать развитие кадрового потенциала, предсказывать потребности в определённых специалистах и адаптировать свои подходы к рекрутингу в соответствии с изменениями на рынке. Персонализация взаимодействия с кандидатами также будет набирать популярность: системы смогут адаптировать коммуникацию в зависимости от предпочтений соискателей, что улучшит их опыт и повысит вовлечённость.

Россия

Saby HRM - подбор персонала, ТопФактор: Управление подбором персонала, e-staff, Talantix, Experium, СберПодбор