Системы ведения кандидатов (ATS) c функцией База данных сотрудников

Системы ведения кандидатов (СВК, англ. Applicant Tracking Systems, ATS) — это программные платформы для автоматизации рекрутинговых процессов от публикации вакансий до найма. Они позволяют централизованно управлять резюме, отслеживать этапы отбора и координировать взаимодействие рекрутеров с кандидатами.

Ведение кандидатов — это комплекс мероприятий, направленных на поиск, отбор и найм сотрудников. Эта деятельность включает в себя публикацию вакансий, сбор и анализ резюме, проведение различных этапов отбора (тестирования, интервью), координацию взаимодействия между рекрутерами и кандидатами, а также ведение необходимой документации. Эффективное ведение кандидатов требует систематизации большого объёма данных и обеспечения прозрачности всех этапов рекрутингового процесса, что особенно сложно при массовом наборе персонала или в крупных организациях. Среди ключевых задач ведения кандидатов можно выделить:

• поиск подходящих кандидатов по заданным критериям,
• анализ профессиональных и личностных качеств соискателей,
• организацию и проведение оценочных мероприятий,
• отслеживание прогресса кандидатов на разных этапах отбора,
• обеспечение коммуникации с кандидатами и информирование их о статусе рассмотрения их заявок,
• формирование базы данных резюме и истории взаимодействия с кандидатами.

В современных условиях объём информации и количество кандидатов значительно возрастают, что делает ручное ведение практически невозможным. Поэтому использование цифровых (программных) решений, таких как системы ведения кандидатов (СВК), становится критически важным для оптимизации рекрутинговых процессов и повышения их эффективности.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

ЮнионТ1 ИнновацииОфициальный сайт

Системы ведения кандидатов предназначены для автоматизации и оптимизации рекрутинговых процессов в организациях. Они позволяют автоматизировать широкий спектр задач, связанных с подбором персонала: от публикации вакансий и сбора резюме до организации этапов отбора и найма сотрудников. СВК обеспечивают централизованное хранение и обработку данных о кандидатах, что существенно упрощает работу рекрутеров и повышает эффективность процесса подбора персонала.

Функциональное предназначение СВК также заключается в обеспечении прозрачности и контроля на всех этапах рекрутингового процесса. Системы позволяют отслеживать прогресс в работе с кандидатами, координировать действия рекрутеров, анализировать эффективность используемых методов подбора персонала и оптимизировать воронку найма. Благодаря применению алгоритмов обработки данных и аналитических инструментов СВК способствуют выявлению наиболее подходящих кандидатов и снижению времени, необходимого для закрытия вакансий.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

По экспертной оценке Soware, в 2026 году на рынке систем ведения кандидатов (СВК) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением эффективности рекрутинговых процессов. Среди ключевых трендов — дальнейшее развитие алгоритмов машинного обучения, расширение применения инструментов анализа больших данных, усиление роли облачных решений, развитие мультиплатформенности и мобильности, повышение уровня персонализации пользовательского опыта, а также усиление акцента на безопасность и соответствие нормативным требованиям.

В целом Системы ведения кандидатов в 2026 году будут развиваться с акцентом на следующие тренды:

• Интеграция искусственного интеллекта. СВК будут активнее использовать ИИ для автоматизации анализа резюме, предсказания успешности кандидатов и оптимизации процесса отбора, что позволит существенно сократить время на первичную оценку и повысить точность подбора.

• Анализ больших данных. Системы будут обрабатывать более обширные массивы данных о кандидатах и рынке труда, выявляя скрытые закономерности и тренды, что поможет компаниям принимать более обоснованные кадровые решения.

• Облачные технологии. Переход к облачным решениям продолжится, обеспечивая масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру, а также упрощая доступ к системе с различных устройств и локаций.

• Мультиплатформенность и мобильность. СВК будут предоставлять более широкие возможности для работы с системой через мобильные устройства и различные платформы, что повысит удобство использования для рекрутеров и кандидатов.

• Персонализация пользовательского опыта. Системы начнут учитывать индивидуальные предпочтения и рабочие стили пользователей, адаптируя интерфейс и функционал под конкретные задачи и привычки рекрутеров.

• Безопасность данных. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СВК будут уделять больше внимания защите персональных данных кандидатов и корпоративной информации, внедряя современные криптографические и организационные решения.

• Соответствие нормативным требованиям. СВК будут включать функционал, обеспечивающий соответствие законодательным и отраслевым стандартам в области обработки персональных данных и рекрутинга, что станет важным фактором при выборе системы компаниями.

Индия

Zoho People

Россия

МояКоманда, Юнион, Mirapolis HCM, Websoft HCM, 1С:Зарплата и управление персоналом, SimpleOne HRMS, ТопФактор: Управление подбором персонала, AMBER HRMS, e-staff, Experium, Talantix, Росатом HCM

США

BambooHR, OrangeHRM, Zenefits, Oracle Taleo Cloud

Германия

IceHrm