Системы онбординга сотрудников c функцией Учёт командировок

Системы онбординга сотрудников (СОС, англ. Employee Onboarding Systems, EOS) – это специализированные программные решения, которые помогают компаниям автоматизировать и упростить процесс ввода новых сотрудников в организацию и корпоративной адаптации.

Онбординг сотрудников (onboarding) – это комплекс мероприятий, направленных на адаптацию новых сотрудников в компании, их интеграцию в корпоративную культуру и рабочие процессы. Это важный этап в жизни каждого сотрудника, который определяет его дальнейшую мотивацию, продуктивность и лояльность к компании.

Основные аспекты онбординга:

• Знакомство с компанией: Включение новых сотрудников в корпоративную культуру, историю компании, её ценности и миссию.

• Обучение и развитие: Предоставление необходимой информации и навыков для эффективного выполнения рабочих обязанностей.

• Ввод в должность: Постепенное погружение в рабочие процессы, знакомство с коллегами и руководством.

• Поддержка и наставничество: Назначение наставника или ментора для помощи в адаптации и решении возникающих вопросов.

• Обратная связь: Регулярные встречи и обсуждения для получения обратной связи от нового сотрудника о процессе адаптации и предложений по его улучшению.

• Вовлечение в жизнь компании: Привлечение новых сотрудников к участию в корпоративных мероприятиях, тренингах и проектах.

• Оценка эффективности: Проведение оценки эффективности процесса онбординга и внесение корректировок для улучшения последующих этапов адаптации.

Эффективный онбординг способствует быстрой и успешной интеграции новых сотрудников в рабочий процесс, снижению уровня стресса и неопределённости, а также повышению мотивации и удовлетворённости работой. Это, в свою очередь, ведёт к увеличению производительности труда, снижению текучести кадров и укреплению корпоративной культуры.

Системы онбординга сотрудников предназначены для создания более эффективного и структурированного процесса обучения, взаимодействия и адаптации новых сотрудников.

Такие системы включают в себя функции, позволяющие предоставлять новым сотрудникам все необходимые ресурсы, информацию о компании, политики и процедуры, а также расписание обучения и тестирования, контрольные списки прохождения адаптации. Они также позволяют автоматизировать процессы заполнения и подписи документов, прохождения проверок безопасности и позволяют новым сотрудникам легко взаимодействовать с другими членами команды и руководством.

Программные системы онбординга сотрудников могут значительно сократить время, затрачиваемое на административные задачи и улучшить общий опыт новых сотрудников, что в конечном итоге повышает их эффективность и лoяльность к компании.

Системы онбординга сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-специалисты и менеджеры по персоналу для организации процесса адаптации новых сотрудников, управления задачами и отслеживания прогресса интеграции персонала в компанию.

• Новые сотрудники, которые через систему получают доступ к необходимой информации о компании, должностных обязанностях, корпоративных стандартах и процедурах.

• Руководители подразделений, использующие систему для контроля адаптации подчинённых, получения отчётов о выполнении адаптационных задач и оценки готовности сотрудников к самостоятельной работе.

• Специалисты по обучению и развитию персонала для планирования и проведения обучающих программ, отслеживания уровня усвоения знаний и навыков новыми сотрудниками.

• Топ-менеджеры и владельцы бизнеса для анализа эффективности процессов онбординга, оценки влияния адаптации персонала на ключевые показатели деятельности компании и принятия стратегических решений.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем онбординга сотрудников необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в компании. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим потоком новых сотрудников потребуются решения с расширенными возможностями масштабирования и интеграционными возможностями, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономически выгодные варианты с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе или здравоохранении могут быть жёсткие требования к защите персональных данных и соответствию нормативным актам, что накладывает определённые ограничения на выбор системы. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру компании, совместимость с другими корпоративными системами (например, с HR-системами, системами электронного документооборота), требования к производительности и надёжности. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы, удобство пользовательского интерфейса, наличие мобильных версий и возможностей для персонализации процесса онбординга.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы задачам компании (например, наличие модулей для обучения, тестирования знаний, отслеживания прогресса адаптации сотрудников);
• возможность интеграции с другими корпоративными информационными системами (например, с системами управления персоналом, обучения и развития, документооборота);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требования к защите персональных данных, сертификация систем);
• масштабируемость и гибкость системы (возможность расширения функционала, увеличения числа пользователей без существенного снижения производительности);
• удобство использования и интуитивность интерфейса как для новых сотрудников, так и для HR-специалистов и руководителей;
• наличие технической поддержки и обучающих материалов для пользователей;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

Окончательный выбор системы онбординга должен базироваться на тщательном анализе потребностей компании, оценке доступных на рынке решений с учётом их соответствия ключевым критериям и прогнозировании долгосрочных эффектов от внедрения системы. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед полным внедрением, чтобы убедиться в её эффективности и удобстве использования в реальных рабочих условиях.

Системы онбординга сотрудников являются ключевым элементом успешного управления персоналом, обеспечивая эффективное включение новых работников в рабочий процесс и корпоративную культуру компании. Эти системы приносят ряд значительных преимуществ, способствующих повышению производительности, снижению текучести кадров и укреплению бренда работодателя.

Во-первых, грамотно организованный процесс онбординга помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться к своим должностным обязанностям и корпоративной культуре компании. Это снижает риск их ухода из компании в первые месяцы работы, что, в свою очередь, уменьшает издержки на подбор и обучение новых сотрудников. Кроме того, хорошо продуманная система онбординга способствует повышению эффективности работы новых сотрудников, поскольку они быстрее осваивают свои обязанности и начинают вносить вклад в достижение общих целей компании.

Также системы онбординга позволяют выявить проблемные моменты в компании, которые могут быть незаметны для текущего персонала. Новые сотрудники, проходящие через процесс адаптации, могут обратить внимание на процессы, требующие улучшения, или предложить новые идеи для развития компании. Это способствует постоянному совершенствованию внутренних процессов и услуг, предоставляемых компанией.

В целом, внедрение систем онбординга является важным шагом на пути к успешному управлению персоналом, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиции на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем онбординга сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Интерактивные руководства и обучение. Система должна предоставлять интерактивные руководства и обучающие материалы, которые помогут новым сотрудникам быстро освоиться в компании, изучить её культуру, ценности и основные процессы.

• Адаптация и интеграция. Система должна обеспечивать поддержку процесса адаптации новых сотрудников, включая предоставление информации о команде, проектах и задачах, а также инструментов для интеграции нового сотрудника в рабочий процесс.

• Обратная связь и оценка. Система должна предоставлять инструменты для сбора обратной связи от новых сотрудников о процессе онбординга, а также для оценки их адаптации и интеграции в компанию.

• Персонализация. Система должна позволять настраивать процесс онбординга под индивидуальные потребности и предпочтения каждого нового сотрудника, учитывая его предыдущий опыт, навыки и интересы.

• Мониторинг и аналитика. Система должна предоставлять инструменты для мониторинга процесса онбординга, анализа его эффективности и выявления областей для улучшения.

В 2025 году на рынке систем онбординга сотрудников (СОС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения передовых технологий искусственного интеллекта и машинного обучения, расширения возможностей персонализации пользовательского опыта, а также роста значимости безопасности данных и соответствия регуляторным требованиям. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с корпоративными информационными системами. СОС будут активно интегрироваться с ERP, CRM и другими системами для обеспечения бесшовного обмена данными и повышения эффективности онбординга.

• Применение технологий ИИ и машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа поведения новых сотрудников, прогнозирования их потребностей и адаптации обучающих программ под индивидуальные особенности.

• Персонализация онбординга. Системы будут предлагать индивидуализированные маршруты адаптации, учитывая профессиональный опыт, навыки и личностные характеристики новых сотрудников.

• Использование расширенной аналитики и отчётности. СОС будут предоставлять детализированные аналитические отчёты о процессе онбординга, позволяющие оценивать его эффективность и вносить коррективы в стратегию адаптации.

• Внедрение технологий расширенной реальности (AR/VR). Виртуальные и дополненные реальности будут применяться для создания иммерсивных обучающих модулей и симуляций рабочих процессов.

• Усиление мер безопасности данных. В условиях растущего числа киберугроз СОС будут внедрять более сложные механизмы защиты персональных данных сотрудников и обеспечивать соответствие законодательным требованиям.

• Развитие мобильных решений. Мобильные версии СОС станут более функциональными, позволяя новым сотрудникам проходить этапы онбординга в удобном для них режиме и с любого устройства.

Россия

KitBot, БОСС-Кадровик, Монолит: Персонал, Битрикс24.HRM

США

BambooHR, Zenefits