Северо-Американские (США) Корпоративные информационные порталы (EIP)

Корпоративные информационные порталы (КИП, англ. Enterprise Information Portals, EIP) – это веб-приложения, которые предоставляют сотрудникам компании централизованный доступ к информации, инструментам, ресурсам и кадровым сервисам компании, необходимым для выполнения их рабочих задач.

Обмен корпоративной информацией представляет собой ключевой элемент эффективного функционирования любой организации, обеспечивающий своевременное и точное распространение важной информации среди сотрудников, отделов и внешних заинтересованных сторон. Этот процесс охватывает различные каналы и методы коммуникации, направленные на поддержание единого информационного поля и координацию действий внутри компании.

Основные аспекты обмена корпоративной информацией:

• Определение информационных потребностей: Идентификация ключевых информационных потоков, необходимых для обеспечения эффективной работы каждого подразделения и сотрудника.

• Выбор каналов коммуникации: Определение наиболее подходящих каналов для распространения информации, включая электронную почту, корпоративные мессенджеры, видеоконференции, веб-сайты и социальные сети.

• Создание и обновление контента: Разработка и регулярное обновление корпоративного сайта, новостных рассылок, блогов и других информационных ресурсов.

• Организация внутренних коммуникаций: Обеспечение эффективного обмена информацией между отделами и сотрудниками, включая регулярные встречи, совещания и брифинги.

• Внешние коммуникации: Распространение информации о компании, её продуктах и услугах среди клиентов, партнёров и общественности через пресс-релизы, социальные сети, веб-сайт и другие каналы.

• Обратная связь и аналитика: Сбор и анализ отзывов и предложений сотрудников, а также мониторинг эффективности используемых каналов коммуникации для оптимизации процесса обмена информацией.

• Безопасность данных: Обеспечение защиты конфиденциальной информации и соблюдение законодательства о защите персональных данных.

Эффективный обмен корпоративной информацией способствует повышению производительности, снижению операционных расходов, укреплению корпоративной культуры и достижению стратегических целей компании.

Корпоративные порталы предназначены для получения информации о компании, проектах, задачах, документах, общения с коллегами и руководством, а также управления своими рабочими процессами и кадровыми документами.

КП могут быть интегрированы с другими корпоративными системами, такими как системы управления проектами, базы данных, системы электронного документооборота (СЭД), системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) и т.д., что позволяет сотрудникам получать доступ к необходимой информации из разных источников в одном месте.

Кроме того, КП могут предоставлять дополнительные функции, такие как самообслуживание сотрудников в личном кабинете, управление знаниями, обучение, оценка эффективности работы сотрудников, управление доступом к ресурсам, нематериальная мотивация сотрудников и другие.

Корпоративные информационные порталы в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники различных подразделений компании — для доступа к необходимой для работы информации, инструментам и сервисам, упрощения взаимодействия с коллегами и руководством;
• руководители и менеджеры — для мониторинга выполнения задач, анализа показателей деятельности подразделений, распределения ресурсов и координации работы сотрудников;
• HR-специалисты — для управления кадровыми процессами, размещения вакансий, проведения обучения и оценки компетенций сотрудников;
• IT-специалисты — для настройки и поддержки работы портала, интеграции с другими системами, обеспечения безопасности данных;
• внешние партнёры и подрядчики — для обмена информацией, совместной работы над проектами, доступа к определённым ресурсам компании в рамках договорных отношений.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам.

База знаний

Функции Базы знаний позволяют сотрудникам получать доступ к документации, файлам, вики-страницам, обучающим материалам, часто задаваемым вопросам и другим информационным ресурсам, необходимым для выполнения их рабочих задач. Часто базы знаний поддерживают возможности групповой работы с веб-документами.

Вовлечение сотрудников

Функции Вовлечения сотрудников позволяет внедрять различные игровые механики во взаимодействии персонала, которые способствуют повышению продуктивности, командообразованию, укреплению корпоративной культуры. Среди механик геймификации могут, например, использоваться корпоративная (игровая) валюта, награды (значки, бейджи), рейтинги, конкурсы и квесты, магазин брендированных товаров (призов, мерча).

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое самообслуживание

Функции Кадрового самообслуживания позволяют вовлекать сотрудников при решении задач кадрового учёта и документооборота в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации, а также снижение нагрузки на работников кадрового делопроизводства.

Корпоративное обучение

Функции Корпоративного обучения позволяют сотрудникам повышать свою квалификацию, развиваться в профессиональном плане и изучать новые технологии, необходимые для успешной работы в компании.

Личный кабинет

Функции Личного кабинета сотрудника позволяют управлять персональными данными, просматривать информацию о компании, общаться с коллегами, участвовать в корпоративных мероприятиях, получать доступ к информационным ресурсам компании, организовывать свое рабочее время, оставлять обратную связь и предложения, а также обучаться и развиваться.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Новости и уведомления

Функции получения Новостей и уведомлений в корпоративном информационном портале позволяют сотрудникам быть в курсе последних событий, изменений и обновлений, происходящих в компании. Также работники могут получать оповещения о новых заданиях, обновлениях в проектах и других важных событиях, связанных с работой.

Общение

Функции Общения позволяют общаться и обмениваться информацией с коллегами (или другими профессионалами), обсуждать проекты, продукты и инициативы, задавать вопросы и получать ответы, а также участвовать в профессиональных дискуссиях и делиться своими знаниями и опытом. Функции общения могут быть реализованы в форме прямых персональных сообщений, чатов, комментариев, дискуссий и блогов.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поиск профессионалов и компаний

Функции Поиска профессионалов и компаний позволяют пользователям находить специалистов в нужной области, связываться с ними, направлять им деловые предложения и нанимать их для выполнения определенных задач, а также исследовать компании, их продукты или услуги.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования.

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат.

Управление опросами

Функции Управления опросами позволяют проводить опросы среди сотрудников, собирать их мнения и отзывы, а также анализировать результаты для принятия решений по улучшению процессов и качества работы.

Управление пространствами и группами

Функции Управления социальными пространствами и группами позволяют администраторам создавать и управлять различными сообществами и группами, организовывать мероприятия, управлять доступом к ресурсам, поддерживать единое информационное пространство в служебных группах и группах по интересам.

База данных компаний

База данных компаний позволяет пользователям искать и находить компании по различным параметрам, таким как отрасль, местоположение, размер, тип и специализация. Это помогает профессионалам связывать компании со своим профессиональным опытом, а потенциальным клиентам находить подходящие компании для сотрудничества. Сами компании получают возможность расширять свою клиентскую базу, создавать вокруг компании профессиональное сообщество и привлекать новых партнеров. Кроме того, база данных компаний может содержать информацию о продуктах и услугах, контактных данных, новостях и событиях, что является полезным инструментом продвижения.

База данных профессионалов

База данных профессионалов служит для получения информации о специалистах и компаниях, их контактах, опыте, навыках, проектах и рекомендациях. Данные возможности помогают пользователям находить нужных экспертов и компании, а профессионалам – продвигать свои услуги и продукты, искать партнёров и сотрудников, расширять сеть контактов и привлекать новых клиентов.

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Корпоративные информационные порталы (КИП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность решения для конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого и среднего бизнеса могут быть достаточны порталы с базовым набором функций и относительно простой архитектурой, тогда как крупным корпорациям потребуются решения с высокой масштабируемостью, поддержкой большого числа одновременных пользователей и расширенными возможностями интеграции с другими системами. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении существуют строгие правила обработки и хранения данных, которые должны быть учтены в КИП. Технические ограничения, такие как существующая ИТ-инфраструктура, поддерживаемые протоколы и стандарты, также играют значительную роль в выборе портала. Не менее важно обратить внимание на функциональность, связанную с управлением контентом, бизнес-процессами, взаимодействием между сотрудниками и доступом к корпоративным сервисам.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности КИП текущим и перспективным бизнес-процессам компании (например, наличие модулей для управления проектами, документооборота, CRM-функционала);
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота и т. д.);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных, финансовым и медицинским стандартам);
• масштабируемость и производительность портала (способность поддерживать необходимое количество пользователей, обрабатывать большие объёмы данных);
• удобство пользовательского интерфейса и доступность для сотрудников с разным уровнем технической подготовки;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных, средств мониторинга и управления производительностью системы;
• поддержка различных устройств и браузеров для обеспечения универсального доступа к порталу.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном участке, чтобы оценить его работоспособность в реальных условиях, выявить возможные проблемы с интеграцией и адаптацией, а также получить обратную связь от конечных пользователей. Это позволит минимизировать риски и убедиться в том, что выбранный КИП действительно соответствует потребностям компании и способствует повышению эффективности бизнес-процессов.

Применение корпоративных порталов в компании позволяет компаниям улучшить эффективность работы сотрудников, повысить уровень коммуникации и координации между ними, повысить уровень лояльности к корпоративному бренду, а также снизить затраты на управление информацией и рабочими процессами.

Для отнесения к корпоративным порталам программный продукт должен соответствовать следующим функциональным возможностям:

• Информация. Предоставлять сотрудникам доступ к корпоративной информации, такой как новости, события, документы, проектная и продуктовая информация.

• Общение. Обеспечивать горизонтальную и вертикальную коммуникацию, позволяя общаться друг с другом, а также с руководством, напрямую или в формате групп по интересам.

• Управление рабочими процессами: порталы могут помочь сотрудникам управлять своими проектами и задачами, отслеживать прогресс и контролировать сроки.

• Обучение и развитие: порталы могут содержать ресурсы для обучения и развития сотрудников, такие как базы знаний, вебинары, курсы.

• Оценка эффективности работы: порталы могут использоваться для оценки эффективности работы сотрудников, отслеживания их KPI, Оценки 360 и предоставления обратной связи.

• Управление доступом: порталы позволяют управлять доступом сотрудников к различным ресурсам и информации, обеспечивая безопасность данных.

• Нематериальная мотивация сотрудников: порталы предоставляют к системе обратной связи, инструментам для обучения и развития, а также системе признания и награждения, внутренней корпоративной валюте и получения брендированных ценных подарков.

В 2025 году на рынке корпоративных информационных порталов (КИП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня персонализации пользовательского опыта. Развитие КИП будет направлено на улучшение взаимодействия с пользователями, повышение безопасности данных и оптимизацию бизнес-процессов.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Внедрение алгоритмов ИИ для анализа поведения пользователей, прогнозирования их потребностей и автоматизации рутинных операций, что позволит повысить эффективность работы с КИП.

• Бесшовная интеграция с другими системами. Разработка КИП с возможностью лёгкой интеграции с ERP, CRM и другими корпоративными системами для обеспечения единого информационного пространства и упрощения обмена данными.

• Повышенная безопасность данных. Внедрение современных криптографических методов и механизмов защиты данных, включая многофакторную аутентификацию и системы обнаружения вторжений, для защиты конфиденциальной информации.

• Персонализация пользовательского интерфейса. Создание адаптивных интерфейсов, которые учитывают роль, полномочия и предпочтения пользователя, обеспечивая тем самым более удобный и эффективный доступ к необходимым ресурсам.

• Использование низкокодовых и безкодовых платформ. Рост популярности платформ, позволяющих быстро разрабатывать и модифицировать КИП без глубоких знаний в области программирования, что ускорит внедрение новых функций и улучшений.

• Облачные технологии. Расширение использования облачных решений для развёртывания и масштабирования КИП, что обеспечит гибкость, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение управления ресурсами.

• Расширенная аналитика и отчётность. Внедрение продвинутых инструментов аналитики и отчётности, позволяющих получать детальные и актуальные данные о работе компании и эффективности использования КИП, что поможет принимать обоснованные управленческие решения.

Россия

Контур.Гособлако, Directum Portal, ХайХаб, Incomand, Platrum, Naumen KnowledgeCat

США

Jive, Microsoft SharePoint

Мальта

Remote.Team