Системы учёта информационно-технологических активов (ITAM)

Системы учёта информационно-технологических активов (СУИТА, англ. Information Technology Asset Management Systems, ITAM) — это комплекс процессов, инструментов и методов, направленных на управление и оптимизацию использования информационно-технологических активов организации на протяжении всего их жизненного цикла. Они позволяют эффективно контролировать и управлять активами, такими как аппаратное и программное обеспечение, лицензии, данные и другие ресурсы, обеспечивая максимальную отдачу от инвестиций в ИТ и минимизацию рисков.

Учёт информационно-технологических активов (ИТА) как деятельность представляет собой систематизированный процесс идентификации, классификации, мониторинга и управления различными видами ИТ-ресурсов организации, включая аппаратное и программное обеспечение, лицензии, инфраструктурные элементы и данные. Цель учёта ИТА — обеспечить эффективное использование ИТ-активов на всех этапах их жизненного цикла, оптимизировать затраты, минимизировать риски, связанные с их эксплуатацией, и повысить общую эффективность ИТ-инфраструктуры. В рамках учёта ИТА осуществляется сбор и анализ данных о состоянии и использовании активов, планирование их обновления и модернизации, контроль соответствия лицензионным требованиям и нормативным актам.

Ключевые аспекты данного процесса:

• идентификация и инвентаризация всех ИТ-активов организации,
• классификация активов по различным критериям (тип, стоимость, критичность для бизнеса и т. д.),
• мониторинг состояния и использования активов,
• оценка эффективности использования ИТА и расчёт ROI (возврата инвестиций),
• планирование закупок и обновления ИТ-ресурсов,
• контроль соблюдения лицензионных соглашений и правовых норм,
• анализ рисков, связанных с использованием ИТА, и разработка мер по их снижению.

Важную роль в процессе учёта ИТА играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют рутинные операции, обеспечивают централизованное хранение данных об активах, позволяют строить аналитические отчёты и прогнозировать потребности в ИТ-ресурсах. Такие решения существенно повышают точность и оперативность учёта, снижают вероятность ошибок и облегчают принятие управленческих решений в области ИТ.

Системы учёта информационно-технологических активов предназначены для обеспечения комплексного управления и оптимизации использования ИТ-активов организации на протяжении всего их жизненного цикла. Они позволяют реализовать механизмы централизованного контроля над аппаратным и программным обеспечением, лицензиями, данными и другими ресурсами, что способствует повышению эффективности эксплуатации ИТ-инфраструктуры, снижению операционных затрат и предотвращению ситуаций, связанных с избыточным или неэффективным использованием активов.

Функциональное предназначение СУИТА заключается также в минимизации ИТ-рисков и обеспечении соответствия нормативным и лицензионным требованиям. Системы позволяют отслеживать состояние активов, прогнозировать необходимость их обновления или замены, оптимизировать процессы закупок и списания оборудования и ПО, а также обеспечивать соблюдение правовых и регуляторных требований в области использования ИТ-ресурсов. В результате организация получает инструмент для повышения рентабельности инвестиций в ИТ и улучшения общей информационной безопасности.

Системы учёта информационно-технологических активов в основном используют следующие группы пользователей:

• ИТ-департаменты крупных и средних организаций для контроля и оптимизации использования аппаратного и программного обеспечения, управления лицензиями и минимизации рисков, связанных с ИТ-активами.

• Компании, работающие в регулируемых отраслях (например, в финансовом секторе или здравоохранении), где требуется строгий учёт и соответствие нормативным требованиям к использованию ИТ-ресурсов.

• Организации с разветвлённой ИТ-инфраструктурой, включая холдинги и корпорации, которым необходимо централизованно управлять большим количеством активов и обеспечивать их эффективное использование.

• Компании, ориентированные на управление затратами и оптимизацию ROI (возврата инвестиций) в ИТ, которые используют СУИТА для анализа эффективности использования ресурсов и планирования закупок нового оборудования и ПО.

• Поставщики ИТ-услуг и аутсорсинговые компании, которые должны учитывать и контролировать ИТ-активы клиентов, обеспечивая при этом соответствие договорным обязательствам и стандартам качества обслуживания.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы учёта информационно-технологических активов (СУИТА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой ИТ-инфраструктурой потребуются решения с расширенными возможностями интеграции и масштабируемости, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые и экономичные варианты. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает особые требования к функциональности и безопасности СУИТА. Не менее значимы технические ограничения, связанные с существующей ИТ-инфраструктурой, включая совместимость с операционными системами, базами данных и другими корпоративными системами.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам (например, наличие модулей для управления лицензиями, отслеживания жизненного цикла активов, анализа затрат на ИТ);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами управления конфигурациями и т. д.);
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам и нормативам (например, ГОСТ, ISO, требования регуляторов);
• масштабируемость и гибкость системы для адаптации к росту и изменениям в ИТ-инфраструктуре;
• наличие механизмов отчётности и аналитики, позволяющих оценивать эффективность использования ИТ-активов и оптимизировать затраты;
• удобство интерфейса и возможности обучения пользователей, что влияет на скорость внедрения и эффективность использования системы;
• стоимость владения, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном участке ИТ-инфраструктуры, чтобы убедиться в его совместимости и эффективности. Также целесообразно изучить отзывы других организаций, уже использующих рассматриваемые СУИТА, и оценить уровень поддержки и качества обслуживания со стороны поставщика программного продукта.

Системы учёта информационно-технологических активов (СУИТА) играют ключевую роль в управлении ИТ-ресурсами организации, обеспечивая структурированный подход к контролю и оптимизации использования активов. Применение СУИТА позволяет достичь ряда существенных преимуществ:

• Оптимизация затрат на ИТ. СУИТА даёт возможность анализировать использование активов и выявлять неиспользуемые или избыточные ресурсы, что позволяет сократить расходы на приобретение, обслуживание и лицензирование ИТ-активов.

• Повышение эффективности управления активами. Система обеспечивает централизованный учёт и мониторинг всех ИТ-активов, что упрощает процесс принятия управленческих решений и повышает оперативность реагирования на изменения в ИТ-инфраструктуре.

• Минимизация рисков, связанных с использованием ИТ-активов. СУИТА позволяет отслеживать сроки действия лицензий, состояние оборудования и программного обеспечения, что снижает риски нарушения лицензионных соглашений и возникновения технических сбоев.

• Улучшение соответствия нормативным требованиям. Система помогает обеспечить соблюдение законодательства и отраслевых стандартов в области управления ИТ-активами, что особенно важно для организаций, работающих с конфиденциальной и чувствительной информацией.

• Увеличение возврата инвестиций в ИТ. Благодаря оптимизации использования активов и снижению затрат СУИТА способствует повышению рентабельности ИТ-инфраструктуры и улучшению ключевых показателей эффективности бизнеса.

• Упрощение процесса планирования и бюджетирования. СУИТА предоставляет достоверные данные о текущем состоянии ИТ-активов, что облегчает прогнозирование потребностей в ресурсах и составление бюджетов на развитие ИТ-инфраструктуры.

• Улучшение управления жизненным циклом активов. Система позволяет отслеживать все этапы жизненного цикла ИТ-активов — от приобретения до списания, что способствует рациональному использованию ресурсов и своевременному обновлению инфраструктуры.

Системы управления цифровыми активами

Системы управления цифровыми активами (СУЦА, англ. Digital Asset Management Systems, DAM) — это комплексные программные решения для централизованного хранения, организации и управления цифровыми медиафайлами (изображениями, видео, аудио, документами), обеспечивающие полный контроль над жизненным циклом цифровых активов, включая автоматизированную каталогизацию, управление метаданными, версионность, контроль доступа и распространение контента с возможностью интеграции в рабочие процессы организации для повышения эффективности работы с цифровым контентом.

Системы управления инфраструктурой центров обработки данных

Системы управления инфраструктурой центров обработки данных (СУ ЦОД, англ. Data Center Infrastructure Management Systems, DCIM) — это комплексные программные решения для мониторинга, учёта и управления всеми критически важными ресурсами дата-центра, включая инженерную инфраструктуру, ИТ-оборудование, системы энергоснабжения и охлаждения, обеспечивающие эффективное планирование и контроль работы всех компонентов центра обработки данных.

Системы управления аппаратными активами

Системы управления аппаратными активами (СУАА, англ. Hardware Asset Management Systems, HAM) — это специализированные программные решения для учёта, контроля и оптимизации жизненного цикла физических ИТ-активов организации, включая компьютеры, серверы, сетевое оборудование и периферийные устройства, которые обеспечивают полный цикл управления от закупки до списания, отслеживание местоположения, состояния и использования активов в режиме реального времени, а также помогают оптимизировать затраты, предотвращать потери и обеспечивать соответствие требованиям аудита.

Системы управления программными активами

Системы управления программными активами (СУПА, англ. Software Asset Management Systems, SAM) — это комплексные решения для учёта, контроля и оптимизации использования программного обеспечения и лицензий в организации, обеспечивающие полный цикл управления от закупки до списания, включая автоматизированную инвентаризацию установленных программ, мониторинг лицензионной чистоты, оптимизацию затрат на ПО и обеспечение соответствия требованиям аудита, что позволяет минимизировать риски штрафов и повысить эффективность использования ИТ-ресурсов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы учёта информационно-технологических активов, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов инвентаризации информационно-технологических активов, включая аппаратное и программное обеспечение,
• управление лицензиями и отслеживание их статусов, сроков действия и условий использования,
• контроль перемещения и использования активов внутри организации,
• учёт затрат на приобретение, обслуживание и обновление ИТ-активов,
• формирование базы данных с подробной информацией об активах, включая технические характеристики, состояние и историю обслуживания.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем учёта информационно-технологических активов (СУИТА) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов управления ИТ-активами. Среди ключевых трендов будут:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУИТА будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования потребностей в ИТ-ресурсах, автоматизации процессов учёта и оптимизации использования активов.

• Применение технологий блокчейн. Блокчейн позволит обеспечить более высокий уровень прозрачности и безопасности при учёте ИТ-активов, а также упростить процессы верификации лицензий и прав доступа к ресурсам.

• Развитие облачных решений. СУИТА будут всё чаще реализовываться в облачной модели, что обеспечит гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение доступа к данным из любой точки.

• Усиление функций аналитики и отчётности. Системы будут предоставлять более глубокие аналитические возможности, включая многомерный анализ данных, визуализацию и формирование персонализированных отчётов для разных уровней управления.

• Автоматизация жизненного цикла активов. СУИТА будут предлагать более продвинутые инструменты для автоматизации всех этапов жизненного цикла ИТ-активов — от закупки и внедрения до списания и утилизации.

• Интеграция с системами управления идентификацией и доступом (IAM). Углублённая интеграция с IAM-системами позволит более эффективно управлять правами доступа к ИТ-активам, снижая риски несанкционированного использования ресурсов.

• Развитие API и возможностей интеграции. СУИТА будут предоставлять более широкий набор API для интеграции с другими корпоративными системами, что позволит создать единую экосистему управления данными и ресурсами в организации.

Турция

Medar

Бельгия

MediaBeacon, Stylelabs Marketing Content Hub

Великобритания

DeskCenter Management Suite, ProfileTailor LicenseAuditor, License Dashboard License Manager, License Dashboard Portal, License Dashboard Discovery, License Dashboard ScanWin

Швеция

Velory, Xupervisor

Бразилия

Nomid / MDM Mobile Device Management

Австрия

Celum Digital Asset Management

Австралия

MyAssets, QBank Digital Asset Management

Нидерланды

WoodWing Assets

Израиль

OpenLM Software License Management

Канада

New Spark, On Brand, Telescope, Xinet, OpenText ZENworks Asset Management, OpenText OTMM, OpenText Core Digital Asset Management, OpenText MediaBin

Япония

CIERTO

Франция

Filerobot

Швейцария

Sharedien, Filecamp, Picturepark Digital Asset Management

Россия

AggreGate Network Manager, КСУТО, Инферит ИТМен, АСМО-ВТиПО, СДИ Базис

Дания

Kontainer, Digizuite

Индия

tbAssetManager

Норвегия

Fotoware, Papirfly

США

Air Creative operations, ServiceNow Hardware Asset Management, SymphonyAI IT Asset Management, Veeva Vault PromoMats, SMARTCENTER, Aprimo Digital Asset Management, FlexNet Manager, Snow License Manager, Flexera One IT Asset Management, Flexera Snow Optimizer for SAP, Snow Spend Optimizer, Cloudinary, Daminion, Simplydesk, eQuip, IntelliTrack, Elateral, Acquia DAM, Eracent IT Management Center, Eracent CLR Base, Eracent CLR Oracle, Eracent CLR IBM, Eracent CLR SAP, Eracent ITMC Lifecycle, AssetExplorer, Stockpress, Adobe Experience Manager, AllSight, WebDAM, Brand Connect, Cireson Asset Management, ManageEngine ServiceDesk Plus, Tenovos DAM, SAS Marketing Operations Management, WISER ATLAS, AuditBOT License Saver, Extensis Portfolio, Connect + Insight, EZO AssetSonar, LicenseAnalyzer, Open iT Analyzer, Asset Vision Suite, CampaignDrive

Германия

AtroDAM, OMN Digital Asset Management, TESSA DAM, eyebase, JDisc Discovery, Matrix42 Software Asset Management, RaySAMi, USU SAM for Clients + Datacenter / Oracle, USU SAM for SAP, USU Discovery, VAM2, Censhare Digital Asset Management, Demoup Cliplister Digital Asset Management, samQ