Северо-Американские (США) Системы организационно-штатного планирования

Системы организационно-штатного планирования (СОШП, англ. Organizational and Staff Planning Systems, OSP) – это программные продукты для цифровизации процессов управления персоналом и принятия решений в области развития организационной структуры и штатного планирования. Они помогают работодателям и менеджерам принимать взвешенные решения по наиболее эффективному использованию персонала, оптимизации расходов на рабочую силу и предотвращению возможных проблем в организации труда и управлении персоналом. Поскольку они относятся к категории HR-технологий (программ и решений, связанных с управлением персоналом), они играют ключевую роль в развитии современного бизнеса.

Организационно-штатное планирование представляет собой комплексный процесс, направленный на оптимизацию структуры и численности персонала в организации с целью повышения её эффективности и конкурентоспособности. Этот процесс включает в себя анализ текущих и будущих потребностей компании, разработку организационной структуры, определение оптимального количества штатных единиц и распределение обязанностей между ними.

Основные этапы организационно-штатного планирования:

• Анализ текущей ситуации: Оценка текущего состояния дел в компании, включая анализ задач, проектов и стратегий, а также определение потребностей в персонале.

• Разработка организационной структуры: Создание иерархической структуры, отражающей основные направления деятельности и процессы в компании.

• Определение должностных обязанностей: Чёткое формулирование функций и задач для каждой должности, включая требования к квалификации и навыкам.

• Установление квалификационных требований: Разработка критериев отбора кандидатов на основе необходимых знаний, умений и опыта.

• Расчёт оптимального количества штатных единиц: Определение оптимального числа сотрудников для каждой позиции с учётом текущих и будущих потребностей компании.

• Управление изменениями: Планирование и реализация изменений в штатном расписании в соответствии с изменениями в стратегии, процессах и технологиях компании.

• Оценка эффективности: Регулярный анализ и оценка эффективности организационно-штатного планирования для корректировки и оптимизации структуры и численности персонала.

Эффективное организационно-штатное планирование способствует повышению эффективности работы компании, оптимизации затрат на персонал и обеспечению соответствия кадрового потенциала стратегическим целям и задачам бизнеса.

Системы организационно-штатного планирования предназначены для комплексной автоматизации процессов управления структурой и составом персонала в организациях. Они играют ключевую роль в современном менеджменте, помогая руководителям и HR-специалистам оптимизировать рабочие процессы, планировать развитие компании и контролировать расходы на персонал.

Функциональное предназначение систем организационно-штатного планирования охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они позволяют создавать и обновлять штатное расписание, включая информацию о должностях, ставках заработной платы, количестве штатных единиц и других важных параметрах. Это помогает руководству компании иметь чёткое представление о структуре и составе своего персонала. Во-вторых, системы организационно-штатного планирования предлагают инструменты для анализа эффективности работы сотрудников, расчёта фонда оплаты труда и прогнозирования потребностей в персонале на будущее. Это способствует более точному планированию бюджета и принятию обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами. В-третьих, они упрощают процесс управления вакансиями, позволяя оперативно реагировать на изменения в структуре компании и потребности в новых сотрудниках.

Системы организационно-штатного планирования в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена и топ-менеджеры компаний, которые нуждаются в инструментах для стратегического планирования структуры организации и эффективного распределения кадровых ресурсов;
• специалисты по управлению персоналом и HR-департаменты, которые применяют СОШП для анализа штатного расписания, планирования найма и ротации персонала, оценки потребности в кадрах;
• руководители подразделений и менеджеры среднего звена, которые используют СОШП для оптимизации работы своих команд, распределения задач и контроля загрузки сотрудников;
• аналитики и специалисты по бизнес-процессам, которые с помощью СОШП проводят анализ эффективности организационной структуры, выявляют «узкие места» и предлагают пути оптимизации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем организационно-штатного планирования (СОШП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных бизнес-условиях. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой могут потребоваться решения с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого количества пользователей, тогда как для малого и среднего бизнеса будут актуальны более простые и экономически выгодные решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в производственных компаниях может быть важна интеграция с системами планирования производства и управления запасами, а в IT-компаниях — возможности учёта и планирования работы проектных команд. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности масштабирования и обеспечения необходимого уровня информационной безопасности. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части аналитики и отчётности, наличие инструментов для прогнозирования потребности в персонале, возможности моделирования организационных структур и анализа эффективности использования трудовых ресурсов.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным задачам управления персоналом и организационной структурой;
• наличие модулей для анализа загрузки персонала и оптимизации штатного расписания;
• возможности интеграции с другими корпоративными информационными системами (ERP, CRM и др.);
• поддержка необходимого количества одновременных пользователей и объём обрабатываемых данных;
• соответствие требованиям по информационной безопасности и защите персональных данных;
• наличие инструментов для формирования регламентированной и аналитической отчётности;
• возможности кастомизации и настройки системы под специфические бизнес-процессы;
• наличие механизмов для прогнозирования потребности в персонале и моделирования организационных изменений;
• поддержка различных методов и подходов к штатному планированию (например, по компетенциям, ролям, проектам);
• удобство пользовательского интерфейса и доступность обучающих материалов и поддержки.

Завершая, отметим, что выбор СОШП должен базироваться на тщательном анализе потребностей организации, её масштабов и специфики деятельности, а также на оценке способности системы адаптироваться к изменяющимся условиям бизнеса и интегрироваться с существующей ИТ-экосистемой. Важно также учитывать репутацию разработчика, наличие успешных кейсов внедрения в аналогичных организациях и возможность получения качественной технической поддержки.

Системы организационно-штатного планирования (СОШП) представляют собой важный инструмент для современных компаний, стремящихся к эффективному управлению персоналом и оптимизации организационных процессов. Эти системы предлагают ряд существенных преимуществ, которые способствуют повышению производительности, снижению издержек и улучшению общей эффективности работы организации.

Во-первых, СОШП помогают компаниям принимать взвешенные решения относительно наиболее эффективного использования персонала. Они предоставляют инструменты для анализа текущей ситуации в области кадрового менеджмента, позволяя выявлять потенциальные проблемы и разрабатывать меры по их решению. Это способствует предотвращению возможных проблем в организации труда и управлении персоналом, что, в свою очередь, снижает риски возникновения конфликтов и недовольства среди сотрудников.

Кроме того, СОШП играют ключевую роль в оптимизации расходов на рабочую силу. Они позволяют точно определять необходимое количество сотрудников для выполнения текущих и будущих задач, избегая как нехватки персонала, так и его избытка. Это способствует снижению издержек на заработную плату и социальные отчисления, а также минимизирует финансовые потери, связанные с неэффективным использованием трудовых ресурсов.

Таким образом, внедрение систем организационно-штатного планирования является важным шагом на пути к успешному управлению компанией, обеспечивающим её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем организационно-штатного планирования, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание организационной структуры. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования организационной структуры компании, включая определение иерархии, отделов и должностей.

• Планирование штатного расписания. Система должна позволять планировать штатное расписание, учитывая потребности в персонале, квалификацию сотрудников и требования к должностям.

• Управление вакансиями. Система должна предоставлять функции для размещения вакансий, получения резюме кандидатов, проведения собеседований и отбора персонала.

• Обучение и развитие персонала. Система должна включать инструменты для планирования обучения и развития сотрудников, отслеживания прогресса и оценки эффективности программ обучения.

• Оценка и аттестация персонала. Система должна предоставлять функции для проведения оценки и аттестации персонала, включая сбор и анализ данных о производительности, компетенциях и потенциале сотрудников.

В 2025 году на рынке систем организационно-штатного планирования (СОШП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации решений и расширения возможностей аналитики. Прогнозируется более тесная интеграция с другими корпоративными системами, развитие функционала на базе искусственного интеллекта, увеличение внимания к безопасности данных и адаптивности систем к изменениям бизнес-среды.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СОШП будут активнее интегрироваться с платформами для анализа больших данных, что позволит получать более глубокие инсайты о производительности персонала и эффективности организационной структуры.

• Применение машинного обучения и ИИ. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования потребностей в персонале, выявления потенциальных рисков в управлении человеческими ресурсами и оптимизации рабочих процессов.

• Персонализация и кастомизация решений. Разработчики будут предлагать более гибкие решения, позволяющие адаптировать СОШП под уникальные потребности конкретных организаций и отраслей.

• Развитие мобильных и облачных решений. Увеличится доля мобильных приложений и облачных сервисов в сегменте СОШП, что обеспечит удалённый доступ к системам и повысит гибкость использования.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СОШП будут уделять больше внимания защите данных, внедряя современные криптографические методы и системы мониторинга угроз.

• Автоматизация рутинных процессов. СОШП будут предоставлять более широкие возможности для автоматизации рутинных задач, связанных с кадровым учётом, расчётом заработной платы и другими операциями.

• Учёт требований устойчивого развития и ESG-факторов. Системы будут включать функционал для отслеживания показателей, связанных с устойчивым развитием, социальной ответственностью и экологическими аспектами деятельности компании.

Россия

Jinn, UnSpot, Контур.Персонал, Контур.КЭДО, Контур.Гособлако, МоиКадры, Сотрудники предприятия, Отдел кадров плюс, БОСС-Кадровик, EmplDocs, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, Корс Кадры, ЭОС КАДРЫ, Vacation Solution, LDM.КЭДО, Saby Staff — Зарплата и кадры, АСМО-зарплата, Saby Staff — Воинский учет, 1С:Зарплата и управление персоналом, Goodt WFM, Saby Staff — КЭДО, Олимп Управление персоналом, Saby HRM — Управление персоналом, Saby Bu — Бухгалтерия и учет , Тил Эйчар, АСМО-управление персоналом, BSC Графики, Арча, Росатом HCM

США

OrangeHRM, Zenefits

Великобритания

Sage HR

Германия

IceHrm

Индия

Zoho People