Системы безбумажного документооборота c функцией Многопользовательский доступ

Системы безбумажного документооборота (СБД, англ. Paperless Document Management Systems, PLDM) — это комплексные цифровые решения, которые позволяют полностью исключить или существенно сократить использование бумажных носителей в делопроизводстве, обеспечивая автоматизацию всех процессов создания, обработки и хранения документов в электронном формате. Они способствуют экономии ресурсов, ускорению рабочих процессов, повышению безопасности данных и снижению негативного воздействия на окружающую среду.

Безбумажный документооборот — это деятельность, направленная на организацию работы с документами в электронном виде, исключающая или существенно сокращающая использование бумажных носителей. Она включает в себя автоматизацию процессов создания, обработки, согласования, подписания, хранения и передачи документов, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками бизнес-процессов и государственными органами. Внедрение безбумажного документооборота позволяет оптимизировать рабочие процессы, снизить затраты на печать и хранение бумажных документов, повысить скорость обмена информацией, улучшить безопасность и конфиденциальность данных, а также минимизировать воздействие на окружающую среду.

Безбумажный документооборот как процесс, позволяет фокусироваться на следующих аспектах деятельности:

• сокращение использования бумажных носителей,
• автоматизация документооборота,
• ускорение процессов обработки документов,
• повышение уровня защиты информации,
• оптимизация затрат на печать и хранение документов,
• улучшение взаимодействия между подразделениями и внешними контрагентами,
• снижение экологического воздействия.

Важную роль в реализации безбумажного документооборота играют цифровые (программные) решения — системы безбумажного документооборота (СБД), которые предоставляют необходимый инструментарий для автоматизации всех этапов работы с документами и обеспечивают интеграцию с другими корпоративными информационными системами.

Системы безбумажного документооборота предназначены для автоматизации процессов создания, обработки и хранения документов в электронном формате, что позволяет минимизировать или полностью исключить использование бумажных носителей в делопроизводстве. Они обеспечивают интеграцию различных функциональных модулей, позволяющих осуществлять маршрутизацию документов, контролировать их исполнение, обеспечивать доступ к ним в соответствии с заданными правами и ролями пользователей, а также вести учёт и анализ документооборота в организации.

Функциональное предназначение систем безбумажного документооборота заключается также в оптимизации рабочих процессов и повышении эффективности делопроизводства. Такие системы способствуют сокращению временных затрат на обработку документов, улучшению взаимодействия между структурными подразделениями и внешними контрагентами, повышению уровня безопасности и конфиденциальности данных, а также снижению материальных затрат на печать, хранение и транспортировку бумажных документов. Кроме того, внедрение систем безбумажного документооборота способствует уменьшению экологического воздействия, связанного с использованием бумажных носителей.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

По оценке аналитиков Soware, в 2026 году на рынке систем безбумажного документооборота (СБД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными информационными системами, развития технологий искусственного интеллекта для автоматизации обработки документов, повышения уровня безопасности и защиты данных, а также расширения возможностей мобильного доступа и работы с документами в облачных средах.

Системы безбумажного документооборота в 2026 году будут развиваться с высоким фокусом внимания на следующие тренды:

• Интеграция с ERP и CRM-системами. СБД будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и взаимоотношениями с клиентами, что позволит автоматизировать обмен данными и улучшить координацию бизнес-процессов.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматического распознавания и классификации документов, извлечения ключевых данных, что существенно ускорит обработку больших объёмов информации.

• Усиление мер кибербезопасности. В связи с ростом числа киберугроз разработчики СБД будут внедрять более продвинутые механизмы шифрования, многофакторной аутентификации и мониторинга утечек данных.

• Развитие облачных решений. СБД всё чаще будут предоставляться как облачные сервисы, что обеспечит гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение доступа к документам из любой точки.

• Мобильные технологии. Увеличится количество мобильных приложений и веб-интерфейсов, позволяющих работать с документами на смартфонах и планшетах, что повысит мобильность и оперативность бизнес-процессов.

• Блокчейн-технологии. Внедрение блокчейна для обеспечения неизменности и прозрачности документооборота, особенно в сферах, где важна верификация и отслеживание истории изменений документов.

• Персонализация пользовательского интерфейса. СБД будут предлагать более гибкие настройки интерфейса и рабочих процессов, учитывающие индивидуальные потребности пользователей и специфику бизнес-процессов компаний.

Россия

Directum RX, LDM.Express, Visary СЭД, Симфония, A2B, Олимп Делопроизводство, LDM.Документооборот, Directum Lite, Directum СЭД+, Flow