Немецкие (Германские) Специальные системы управления персоналом

Специальные системы управления персоналом (ССУП, англ. Personnel Management Special Systems, PMSS) – это программные инструменты, позволяющие решать специальные задачи управления персоналом, такие как контроль работы сотрудников, аналитика персонала (HR-аналитика) и другие.

Специальные задачи управления персоналом представляют собой комплекс мер и действий, направленных на эффективное использование человеческих ресурсов в организации. Эти задачи охватывают широкий спектр активностей, начиная от найма и отбора персонала до его обучения, развития и удержания.

Основные специальные задачи управления персоналом включают:

• HR-брендинг: Развитие и продвижение HR-бренда компании, создание условий, при которых сотрудники хотят оставаться в компании на долгое время. Включает в себя формирование имиджа и репутации организации на рынке труда.

• Контроль работы сотрудников: Мониторинг и анализ эффективности работы сотрудников, включая использование рабочего времени, выполнение поставленных задач и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).

• Анализ персонала: Сбор, обработка и анализ данных о персонале компании, включая информацию о квалификации, компетенциях, производительности и других аспектах работы сотрудников.

• Управление безопасностью: Обеспечение безопасности на рабочем месте, включая физическую безопасность сотрудников, защиту от внутренних и внешних угроз, а также соблюдение правил охраны труда и техники безопасности.

• Развитие корпоративной культуры: Формирование и поддержание корпоративной культуры, которая способствует эффективному взаимодействию сотрудников, повышению их мотивации и лояльности к компании.

• Управление конфликтами: Разрешение трудовых споров и конфликтов, поддержание благоприятного психологического климата в коллективе.

Эффективное выполнение специальных задач управления персоналом способствует повышению производительности труда, снижению текучести кадров, улучшению качества работы и достижению стратегических целей компании.

Специальные системы управления персоналом предназначены для комплексной автоматизации и оптимизации процессов управления человеческими ресурсами в организациях. Они играют ключевую роль в современном менеджменте, помогая руководителям и HR-специалистам эффективно управлять персоналом, повышать производительность труда и обеспечивать высокое качество работы.

Функциональное предназначение специальных систем управления персоналом охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они автоматизируют процессы подбора, найма, адаптации и обучения персонала, что позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты на эти операции. Во-вторых, такие системы предоставляют инструменты для оценки эффективности работы сотрудников, анализа их компетенций и навыков, а также для формирования индивидуальных планов развития. Это способствует повышению мотивации персонала и улучшению качества работы. В-третьих, специальные системы управления персоналом обеспечивают эффективное управление кадровым документооборотом, включая учёт рабочего времени, отпусков, больничных и других важных данных. Это упрощает процессы контроля и отчётности, а также повышает уровень безопасности и сохранности информации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Специальные системы управления персоналом представляют собой инновационные решения, направленные на оптимизацию процессов управления человеческими ресурсами в компаниях. Эти системы предлагают широкий спектр преимуществ и выгод, способствуя повышению эффективности работы, улучшению качества обслуживания клиентов и укреплению позиций компании на рынке.

Во-первых, специальные системы управления персоналом позволяют автоматизировать рутинные задачи, связанные с управлением кадрами, такие как учёт рабочего времени, расчёт заработной платы, управление отпусками и больничными. Это не только сокращает временные затраты на выполнение этих операций, но и снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Кроме того, автоматизация рутинных задач освобождает время сотрудников отдела кадров для более важных и творческих задач, таких как разработка стратегий развития персонала, улучшение корпоративной культуры и повышение удовлетворённости сотрудников.

Также специальные системы управления персоналом предоставляют инструменты для анализа данных о персонале, что позволяет выявлять тенденции и закономерности в поведении сотрудников, а также оценивать эффективность работы отдельных подразделений и всей компании в целом. На основе полученных данных можно разрабатывать и внедрять меры по улучшению условий труда, повышению мотивации сотрудников и оптимизации рабочих процессов.

Таким образом, внедрение специальных систем управления персоналом является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Системы анализа персонала

Системы HR-аналитики и анализа персонала (САП, англ. Head Resources Analytics Systems, HRA) помогают специалистам по персоналу и кадрам собирать данные, анализировать ситуацию и определять важные показатели управления персоналом.

Системы контроля работы сотрудников

Системы контроля работы сотрудников (СКРС, англ. Employee Monitoring Systems, EMS) – это инструменты, которые помогают работодателям отслеживать работу своих сотрудников в режиме реального времени. Они используются для мониторинга привычек, производительности, пунктуальности и других аспектов работы сотрудников.

Системы контроля работы сотрудников используются в различных организациях для повышения эффективности работы сотрудников, предотвращения утечек конфиденциальной информации, обеспечения безопасности и принятия решений при управлении персоналом.

Системы управления опросами сотрудников

Системы управления опросами сотрудников (СУОС, англ. Employee Surveys Management Systems, ESM) – это программные решения, которые помогают организациям собирать, анализировать и использовать обратную связь от своих сотрудников.

Для того чтобы соответствовать категории специальных систем управления персоналом, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление кадровым резервом. Система должна предоставлять инструменты для планирования и развития кадрового резерва, включая оценку потенциала сотрудников, разработку индивидуальных планов развития и отслеживание прогресса.

• Управление обучением и развитием. Система должна включать функции для планирования и реализации программ обучения и развития персонала, включая выбор курсов, регистрацию участников, отслеживание посещаемости и оценку эффективности обучения.

• Управление эффективностью работы. Система должна предоставлять инструменты для оценки и мониторинга эффективности работы сотрудников, включая сбор и анализ данных о производительности, компетенциях и потенциале сотрудников.

• Управление компенсациями и льготами. Система должна включать функции для расчёта и управления компенсациями и льготами сотрудников, включая заработную плату, бонусы, премии и дополнительные выплаты.

• Управление внутренними коммуникациями. Система должна предоставлять инструменты для организации и управления внутренними коммуникациями между сотрудниками, отделами и руководством, включая обмен сообщениями, проведение опросов и обратную связь.