Системы управления обратной связью сотрудников c функцией Импорт/экспорт данных

Системы управления обратной связью сотрудников (СУОС, англ. Employee Feedback Management Systems, EFM) – это программные решения, которые позволяют организациям собирать, анализировать и использовать обратную связь от сотрудников. Данные системы помогают создавать опросы, распространять их, собирать ответы, анализировать данные и визуализировать результаты.

Управление обратной связью сотрудников – это комплексный процесс, направленный на сбор, анализ и использование мнений и предложений сотрудников для улучшения рабочих процессов, повышения эффективности и качества работы, а также для создания благоприятной рабочей атмосферы. Этот процесс играет ключевую роль в развитии корпоративной культуры и достижении стратегических целей компании.

Основные аспекты управления обратной связью сотрудников:

• Сбор обратной связи: Организация регулярных опросов, анкетирований, личных бесед и других форм сбора мнений сотрудников о работе, руководстве, условиях труда и других аспектах работы в компании.

• Анализ полученной информации: Обработка и систематизация собранных данных, выявление ключевых тенденций, проблем и возможностей для улучшения.

• Доведение результатов до сведения руководства: Предоставление руководству отчетов о результатах обратной связи, выделение основных моментов и предложений сотрудников.

• Разработка и реализация мер по улучшению: На основе полученной обратной связи разработка и внедрение мероприятий, направленных на решение выявленных проблем и реализацию предложений сотрудников.

• Повторный сбор обратной связи: После реализации мер по улучшению проведение повторного сбора обратной связи для оценки эффективности проведенных изменений и корректировки дальнейших действий.

• Укрепление корпоративной культуры: Использование обратной связи для укрепления доверия между руководством и сотрудниками, создания атмосферы открытости и взаимопонимания.

Эффективное управление обратной связью сотрудников способствует повышению вовлеченности сотрудников в работу компании, улучшению качества работы и достижению стратегических целей организации.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

JinnПравовед.Ру ЛабОфициальный сайт

Поток ОпросыПотокОфициальный сайт

Системы управления обратной связью сотрудников предназначены для сбора, анализа и использования обратной связи от сотрудников с целью улучшения процессов в организации.

СУОС используются менеджерами и командами для понимания результатов опросов и определения областей для улучшений.

Системы управления обратной связью сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена для оценки общего состояния корпоративной культуры и уровня удовлетворённости персонала, принятия стратегических решений;
• руководители подразделений и менеджеры среднего звена для анализа работы команд, выявления проблем в рабочих процессах и корректировки управленческих решений;
• отделы кадров и HR-специалисты для мониторинга настроения в коллективе, выявления потенциальных конфликтов, планирования программ обучения и развития персонала;
• службы внутреннего аудита и контроля для оценки соответствия рабочих процессов установленным стандартам и выявления областей для оптимизации;
• аналитики и специалисты по обработке данных для сбора и анализа информации, построения аналитических отчётов и визуализации результатов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Системы управления обратной связью сотрудников (СУОС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой могут потребоваться СУОС с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого числа пользователей, в то время как для небольших компаний будет достаточно более простых и экономически выгодных решений с базовым функционалом. Также следует обратить внимание на отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере IT могут быть важны возможности автоматизации сбора обратной связи по проектам и задачам, а в производственных компаниях — функции мониторинга удовлетворённости работников условиями труда и выявления проблем на производственных линиях. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, поддержка необходимых протоколов и стандартов безопасности данных. Кроме того, стоит оценить возможности аналитики и отчётности, предоставляемые СУОС, — наличие инструментов для визуализации данных, построения дашбордов, генерации отчётов в различных форматах.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим потребностям бизнеса (например, возможность создания различных типов опросов, настройка логики их прохождения, сегментация аудитории);
• наличие механизмов обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных сотрудников в соответствии с применимыми законодательными и отраслевыми нормативами;
• возможности интеграции с другими используемыми в компании системами (CRM, ERP, системами кадрового учёта и т. д.);
• удобство использования для конечных пользователей (сотрудников и HR-специалистов) — интуитивный интерфейс, мобильность, доступность с различных устройств;
• масштабируемость системы — возможность расширения функционала и увеличения числа пользователей без существенного снижения производительности;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, документация и обучающие материалы для пользователей;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание, возможные дополнительные расходы на интеграцию и доработку.

Окончательный выбор СУОС должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом стратегических целей компании в области управления персоналом и повышения эффективности работы коллектива. Необходимо провести пилотное тестирование нескольких решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях и убедиться в соответствии заявленным требованиям. Также целесообразно привлечь к процессу выбора специалистов по HR и ИТ, которые смогут дать экспертную оценку с точки зрения своих направлений деятельности.

По результатам применения Систем управления обратной связью компании получают ряд преимуществ:

• Во-первых, процесс помогает компании узнать, что думают её сотрудники, и использовать эту информацию для улучшения своей работы.

• Во-вторых, управление опросами может помочь улучшить моральный дух сотрудников и их удовлетворенность работой.

• В-третьих, процесс может помочь снизить текучесть кадров, так как сотрудники будут чувствовать, что их мнение учитывается и к нему прислушиваются.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления обратной связью сотрудников, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Поддержка различных типов обратной связи: Возможность сбора и обработки как поддерживающей, корректирующей, так и развивающей обратной связи от сотрудников, что позволяет всесторонне оценивать эффективность работы и потенциал развития.

• Использование моделей BOFF и SOR: Интеграция моделей BOFF (Behaviors, Outcomes, Feedback) и SOR (Standard, Observation, Result) для структурирования и анализа обратной связи, что обеспечивает более глубокое понимание ситуации и разработку эффективных корректирующих действий.

• Автоматизация процессов: Внедрение алгоритмов и инструментов для автоматизации процессов сбора, анализа и хранения обратной связи, что сокращает время на обработку данных и повышает оперативность реагирования на запросы сотрудников.

• Управление коммуникациями: Предоставление функционала для организации встреч, обсуждений и обмена информацией между сотрудниками и руководством, что способствует более открытому и эффективному диалогу.

• Интеграция с системами управления персоналом: Возможность интеграции с существующими системами управления персоналом для обмена данными и автоматизации некоторых процессов, таких как сбор обратной связи и анализ данных, что повышает общую эффективность работы.

В 2025 году на рынке систем управления обратной связью сотрудников (СУОС) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня персонализации. Программные решения будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на глубокий анализ данных и обеспечение мгновенной обратной связи, а также на улучшение пользовательского опыта и интеграцию с другими корпоративными системами. Среди ключевых трендов:

• Расширение применения искусственного интеллекта. СУОС будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для анализа тональности и содержания отзывов, выявления скрытых паттернов и прогнозирования возможных проблем в коллективе.

• Интеграция с системами управления персоналом. СУОС будут глубже интегрироваться с HR-системами, что позволит автоматизировать процессы принятия решений на основе данных об обратной связи и улучшить управление талантами.

• Персонализация опросов и анкет. Системы будут учитывать индивидуальные особенности сотрудников, их должности и обязанности, предлагая адаптированные опросники и аналитические отчёты, что повысит релевантность собираемых данных.

• Использование расширенной аналитики и визуализации. СУОС будут предоставлять более сложные аналитические инструменты и интерактивные дашборды, позволяющие в реальном времени отслеживать ключевые показатели удовлетворённости и вовлечённости персонала.

• Внедрение технологий блокчейн для обеспечения безопасности данных. Блокчейн может использоваться для создания неизменяемых журналов обратной связи, что повысит доверие сотрудников к системам сбора данных и обеспечит защиту конфиденциальной информации.

• Развитие мобильных и кроссплатформенных решений. СУОС будут оптимизированы для использования на мобильных устройствах и различных операционных системах, что обеспечит сотрудникам удобный доступ к опросам и обратной связи в любое время и в любом месте.

• Фокус на психологической безопасности и конфиденциальности. Системы будут включать механизмы обеспечения анонимности и защиты личных данных, что позволит сотрудникам более открыто выражать своё мнение и повысит качество собираемой информации.

Россия

Jinn, Поток Опросы, Тил Эйчар, Поток Оценка 360, FeedBackTalk, EmplDocs, Happy Job