Системы управления жизненным циклом сотрудников (УЖЦС) c функцией Отчётность и аналитика

Системы управления жизненным циклом сотрудников (УЖЦС, англ. Employee Lifecycle Management Systems, ELM) – это инструменты, которые позволяют автоматизировать и управлять всеми процессами, связанными с жизненным циклом сотрудника в компании - от подбора и приема на работу, до увольнения или перевода на другую должность. Эти системы помогают компаниям оптимизировать и ускорить процессы работы с персоналом, повысить эффективность и качество кадрового управления, улучшить степень контроля над кадровыми процессами и минимизировать ошибки.

Управление жизненным циклом сотрудников (англ. Employee Lifecycle Management, ELM) представляет собой системный подход к управлению персоналом на всех этапах его пребывания в компании, начиная с момента привлечения кандидата и заканчивая его уходом из организации. Этот процесс охватывает все ключевые аспекты взаимодействия с сотрудниками, включая наем, адаптацию, профессиональное развитие, оценку эффективности, мотивацию и удержание.

Основные этапы жизненного цикла сотрудника:

• Привлечение и наем: Поиск, отбор и найм новых сотрудников, соответствующих требованиям компании и способных внести вклад в достижение ее целей.

• Адаптация: Введение новых сотрудников в рабочий процесс, ознакомление с корпоративной культурой, ценностями и правилами компании.

• Профессиональное развитие: Организация обучения, тренингов и курсов повышения квалификации для расширения знаний и навыков сотрудников.

• Оценка эффективности: Регулярная оценка результатов работы сотрудников, выявление их сильных и слабых сторон, определение потребностей в дополнительном обучении или развитии.

• Мотивация и удержание: Разработка и внедрение программ мотивации, бонусов и льгот для повышения удовлетворенности работой и снижения текучести кадров.

• Завершение трудовых отношений: Планирование и проведение процедуры увольнения, включая выплату компенсаций и помощь в поиске новой работы.

Инструменты и технологии для управления жизненным циклом сотрудников:

• Системы управления персоналом (HRMS) для автоматизации кадровых процессов.

• Мобильные приложения и онлайн-платформы для адаптации новых сотрудников и организации обучения.

• Системы оценки 360 градусов для сбора обратной связи от коллег и руководителей.

• Программы мотивации и поощрения, включая бонусы и льготы.

Управление жизненным циклом сотрудников направлено на создание благоприятной рабочей среды, повышение производительности и удовлетворенности работой, а также на снижение затрат на подбор и обучение персонала. Эффективное управление этим процессом позволяет компаниям достигать стратегических целей и обеспечивать долгосрочный успех на рынке.

предназначены для комплексного подхода к управлению человеческими ресурсами на протяжении всего периода работы сотрудника в компании. Они охватывают все этапы взаимодействия с персоналом, начиная от подбора и найма до увольнения, включая адаптацию, обучение, оценку эффективности, карьерное развитие и даже выход на пенсию.

Эти системы обеспечивают эффективное управление процессами, связанными с персоналом, за счёт автоматизации рутинных операций, предоставления инструментов для анализа и контроля, а также поддержки принятия обоснованных управленческих решений. Они помогают оптимизировать рабочие процессы, повышать производительность труда и качество работы сотрудников, а также способствуют созданию благоприятной рабочей атмосферы и удовлетворённости персонала.

Системы управления жизненным циклом сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена для стратегического планирования развития персонала и оценки эффективности кадровой политики компании;
• HR-специалисты и менеджеры по персоналу для автоматизации процессов подбора, адаптации, обучения и оценки сотрудников;
• руководители подразделений для управления своими командами, контроля выполнения задач и оценки производительности подчинённых;
• сотрудники компании для доступа к информации о своих правах и обязанностях, возможностях карьерного роста и обучения, а также для участия в опросах и оценке рабочих процессов;
• специалисты по обучению и развитию персонала для планирования и реализации программ повышения квалификации и профессионального роста сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления жизненным циклом сотрудников (УЖЦС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации (малый бизнес, средняя или крупная компания), специфику отрасли (например, производственная сфера, IT, услуги), существующие технические ограничения (например, совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам), а также требования к функциональности системы (наличие модулей для рекрутинга, адаптации сотрудников, оценки производительности, обучения и развития персонала, управления карьерой и увольнением). Кроме того, следует обратить внимание на соответствие системы действующим законодательным и отраслевым нормам (например, требованиям по защите персональных данных, стандартам кадрового учёта и отчётности), возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.), уровень поддержки и сопровождения со стороны разработчика, а также наличие обучающих материалов и возможности кастомизации под специфические нужды бизнеса.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• масштаб деятельности: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций; для крупных компаний требуются масштабируемые системы с расширенными возможностями и поддержкой большого количества пользователей;
• отраслевые требования: в медицинской сфере важны функции, связанные с учётом лицензий и сертификатов сотрудников, в образовательной — с планированием обучения и развития персонала;
• технические ограничения: совместимость с операционной системой и базами данных, которые уже используются в компании; требования к серверным мощностям и сетевым ресурсам;
• функциональность: наличие модулей для автоматизации рекрутинга и подбора персонала, системы оценки KPI, инструментов для организации обучения и повышения квалификации сотрудников, механизмов управления карьерным ростом и ротацией кадров;
• безопасность и соответствие нормам: реализация механизмов защиты персональных данных, соответствие требованиям законодательства в области кадрового учёта и отчётности;
• интеграция с другими системами: возможность обмена данными с ERP-системами, CRM, системами электронного документооборота и другими корпоративными приложениями;
• поддержка и обслуживание: наличие службы технической поддержки, регулярные обновления системы, предоставление обучающих материалов и консультаций для пользователей.

Окончательный выбор УЖЦС должен базироваться на тщательном анализе текущих и будущих потребностей компании в управлении персоналом, оценке бюджета, выделенного на внедрение и поддержку системы, а также на рассмотрении долгосрочных перспектив развития бизнеса и возможности масштабирования системы в соответствии с этими перспективами. Важно также учесть опыт внедрения подобных систем в компаниях-аналогах и отзывы пользователей, чтобы минимизировать риски, связанные с выбором неподходящего решения.

Системы управления жизненным циклом сотрудников представляют собой комплексный подход к управлению человеческими ресурсами, охватывающий все этапы взаимодействия компании с сотрудниками – от привлечения и адаптации до профессионального развития, удержания и расставания. Эти системы позволяют компаниям визуализировать полный путь, который проходит сотрудник в компании, облегчая планирование дальнейшего развития карьеры и постановку дальнейших целей.

Основные преимущества использования систем управления жизненным циклом сотрудников включают:

• Планирование и оптимизация: Системы позволяют планировать и оптимизировать каждый этап жизненного цикла сотрудника, начиная от привлечения и заканчивая расставанием. Это включает в себя автоматизацию процессов подбора персонала, адаптацию новых сотрудников, профессиональное развитие и удержание ключевых сотрудников.

• Сбор и анализ данных: Сбор и анализ данных на каждом этапе жизненного цикла позволяет более эффективно управлять человеческими ресурсами и лучше понимать развитие сотрудников. Это помогает компаниям принимать обоснованные решения относительно управления персоналом и оптимизации рабочих процессов.

• Улучшение опыта сотрудника: Оптимизация каждого этапа жизненного цикла сотрудника способствует улучшению его опыта работы в компании. Это включает в себя обеспечение постоянного профессионального развития, создание условий для карьерного роста и повышение уровня удовлетворенности работой.

• Снижение текучести кадров: Эффективное управление жизненным циклом сотрудников способствует снижению текучести кадров, поскольку компания может предложить сотрудникам условия для профессионального развития и карьерного роста, а также обеспечить высокий уровень удовлетворенности работой.

Таким образом, системы управления жизненным циклом сотрудников играют важную роль в оптимизации процессов управления человеческими ресурсами, повышении эффективности работы компании и улучшении опыта сотрудников.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем управления жизненным циклом сотрудников, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Привлечение и отбор кандидатов: Интеграция с социальными сетями и профессиональными платформами для привлечения кандидатов, а также использование структурированных интервью и профессиональных тестов для объективного отбора.

• Адаптация и ориентация новых сотрудников: Вводные программы, менторство и регулярные обратные связи для быстрой интеграции новых сотрудников в команду и начала эффективной работы.

• Развитие и продвижение сотрудников: Регулярное проведение тренингов, курсов повышения квалификации и предоставление возможностей для перехода на новые позиции для стимулирования профессионального роста и удержания талантов.

• Управление уходом сотрудника: Организация корректного процесса ухода, независимо от причин, включая переход в другую компанию или выход на пенсию, для минимизации потерь и обеспечения поддержки.

• Мониторинг и анализ показателей жизненного цикла: Оценка эффективности процессов на каждом этапе жизненного цикла сотрудника, включая время заполнения вакансий, степень удержания сотрудников, эффективность ориентации и развитие карьеры, для оптимизации HR-стратегии и улучшения корпоративной культуры.

Эти функции делают системы управления жизненным циклом сотрудников незаменимым инструментом для комплексного подхода к развитию человеческих ресурсов в компании, способствуя повышению лояльности, удовлетворённости работой и эффективности работы команды.

В соответствие с аналитическими прогнозами Soware, в 2026 году на рынке систем управления жизненным циклом сотрудников (УЖЦС) продолжат развиваться тенденции, связанные с углублённой интеграцией передовых технологий и повышением персонализации кадровых процессов; ожидается дальнейшее усиление роли искусственного интеллекта, машинного обучения и анализа больших данных, а также повышение требований к безопасности данных и соответствию регуляторным нормам. Среди ключевых трендов можно выделить:

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. УЖЦС будут обеспечивать более глубокий анализ данных о производительности персонала и эффективности кадровой политики за счёт тесной интеграции с инструментами бизнес-аналитики, что позволит принимать более обоснованные управленческие решения.

• Развитие алгоритмов машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут совершенствоваться для более точного прогнозирования кадровых потребностей и анализа поведения сотрудников, что поможет оптимизировать процессы найма, ротации и развития персонала.

• Персонализация обучения и развития. УЖЦС будут предлагать более гибкие и индивидуализированные программы обучения, учитывающие уникальные компетенции, карьерные цели и стили обучения каждого сотрудника, что повысит эффективность развития персонала.

• Автоматизация кадровых процессов. Системы продолжат активно автоматизировать рутинные операции, такие как оформление документов, расчёт заработной платы и учёт рабочего времени, что существенно снизит нагрузку на HR-специалистов и минимизирует вероятность ошибок.

• Поддержка удалённой и гибридной работы. УЖЦС будут включать более продвинутые инструменты для управления удалёнными и гибридными командами, отслеживания производительности, обеспечения корпоративной культуры и поддержки коммуникации в распределённых коллективах.

• Усиление мер безопасности данных. В связи с увеличением объёмов обрабатываемых персональных данных УЖЦС будут внедрять более совершенные механизмы шифрования, защиты информации и мониторинга утечек, а также обеспечивать соответствие актуальным регуляторным требованиям.

• Применение технологий расширенной реальности. УЖЦС начнут активнее интегрировать решения на базе дополненной и виртуальной реальности для онбординга, обучения, проведения виртуальных встреч и повышения вовлечённости сотрудников, что сделает процессы более интерактивными и запоминающимися.

Россия

Saby HRM — Управление персоналом, Saby Staff — КЭДО, Битрикс24.HRM